Расходы на переговорную комнату – отдельная строка в бюджете компании. И эти расходы растут: сегодня даже в небольших офисах создают несколько переговорных, из них как минимум одна – представительская.
 |
В офисах все чаще оборудуются не одна-две, а несколько переговорных, предназначенных для разных целей. Так, акцент на коллегиальность принятия решений и работу в группах диктует создание в разных точках офиса ряда оперативных переговорных, предназначенных для экспресс-совещаний небольшого числа людей. Их разновидность – так называемые кофисы и кофе-пойнты, т. е. мини-кафе, где за чашкой кофе можно провести встречу в неформальной обстановке. Более высокий уровень – переговорные для конференций и встреч топ-менеджеров. Собственно представительские переговорные тоже различаются в зависимости от назначения: в одном офисе могут быть устроены две-три представительские комнаты для переговоров и один вместительный конференц-зал для семинаров и презентаций. Переговорные для «внутренних целей» обычно располагаются в бэк-офисе, куда клиенты не заходят, а статусные представительские зоны проектируются во фронт-офисе.
Деловое застолье
Для переговорной зоны важно не
количество, а качество мебели. Набор мебели в общем-то не поражает
воображение: стол, кресла, полка-греденция для бумаг, а также
подставка под аппаратуру. Еще один важный элемент переговорной –
мобильный стол либо стойка для докладчика или ведущего. Подобная
стойка больше напоминает рабочую станцию – на нее устанавливается
компьютер, микрофон, проектор, системы коммутации.
Компании-производители привлекают к работе над ней инженеров и
технологов, и в результате вспомогательный элемент обстановки может
претендовать на престижную награду в сфере дизайна – так, стойка от
компании Adeco в 2002 году получила премию iF Design Award.
Иногда к этому набору добавляется рабочее место для ассистента, барная стойка и демонстрационный стеллаж с образцами продукции компании. Для представительских переговорных, как правило, выделяются зоны площадью от 40–50 кв. м – этого пространства достаточно, чтобы за просторным столом разместились до 12 человек.
Подобно другим элементам офисной мебели, столы для переговорных разделяются на классы: эконом, стандарт и бизнес. Место для столов первых двух категорий – во внутренних переговорных. Они изготавливаются из недорогих материалов – ДСП или МДФ, покрытых ламинатом, которые служат верой и правдой не менее пяти лет. Стоимость варьируется от $200–400 (эконом-класс) до $500–2000 (стандарт). Переговорные столы бизнес-класса, как правило, изготавливаются из массива древесины, пластика, стекла или металла, декорируются вставками из кожи и инкрустациями. Форма стола особого значения не имеет. «Если предполагается, что в комнате часто будут проводиться корпоративные совещания, на которых председательствует ведущий, занимающий лидирующее положение в компании, то предпочтителен прямоугольный или вытянутый овальный стол, во главе которого он будет сидеть,– говорит генеральный директор компании „Феликс” Антон Терентьев.– Впрочем, статус руководителя, сидящего за круглым столом, можно подчеркнуть более дорогим креслом». По его словам, для проведения переговоров, где каждый участник обладает равными правами, лучше выбрать стол «демократичной» формы – круглый, овальный или ромбовидный.
На европейском уровне
Для переговорных комнат и
конференц-залов правительства Европы предпочитают выбирать мебель
«с историей». Так, участники переговоров и конференций в офисе
Еврокомиссии в Брюсселе сидят на стульях от швейцарской компании
Vitra (ее мебель стоит во многих музеях мира). На ней можно
посидеть и в переговорных Европарламента в Страсбурге. Интерьеры
большинства европейских переговорных одновременно и похожи, и не
похожи друг на друга: например, в центре зала заседаний Федеральной
канцелярии в Берлине стоит массивный круглый стол (в
правительственных залах заседаний традиционно предпочитают круглую
форму). Место федерального канцлера ничем не отличается от
остальных, однако только у него есть специальный звонок для вызова
секретаря, а также особый колокольчик для того, чтобы устанавливать
тишину в зале. Прямо посреди стола водружены крупные настольные
золотые часы с четырьмя циферблатами, смотрящими в разные стороны.
Говорят, что это наследие Конрада Аденауэра, которого сильно
нервировало, что министры во время совещаний постоянно украдкой
посматривали на свои часы.
Однако самое ценное в представительской переговорной – вовсе не стол. Ее статус определяют кресла. Они же помогут подчеркнуть равноправное положение присутствующих в переговорной комнате. Но для непростой переговорной нужны непростые сиденья. Стулья с четырьмя-пятью эргономическими функциями (механизмом наклона спинки и сиденья, изменения угла наклона спинки и т. д.) здесь не годятся – статусные переговорщики должны сидеть на креслах с восемью-десятью опциями (к примеру, с механизмом качения или анатомической поддержки позвоночника). Нижняя планка стоимости таких кресел находится на уровне 500 евро (к примеру, эргономичные кресла есть у компаний-производителей Dauphin, Grammer Office и Steelcase). Впрочем, можно отказаться от эргономичных сидений в пользу кресел «с историей». Например, установив в конференц-зале кресла, прототипы которых были изготовлены специально для залов Европарламента в Страсбурге. Довольно аскетичное и массивное кресло с названием Monsieur Pol известная итальянская фабрика Poltrona Frau делает на заказ, оснащая его устройствами для голосования и микрофонами для трансляции синхронного перевода.
Lexus в переговорной
За проектирование и
изготовление мебели для переговорных берутся лучшие производители и
дизайнеры, чей конек – представительская мебель для кабинетов
президентов. В их число входят немецкие Gropius, Dauphin, Grammer
Office, итальянские Poltrona Frau, Smania Office, Oak, а также
швейцарская Adeco. Основная специализация этих компаний – старая
добрая классика, от ампира до конструктивизма. К примеру, одна из
моделей переговорной от Gropius выполнена в стилистике 1920-х
годов, с обилием металлических трубок и монохромной поверхностью. А
вот коллекция Corinfia (фабрики Poltrona Frau) исполнена в
стилистике ампира, который сегодня очень популярен у российских
менеджеров. Стационарные кожаные кресла с античными завитками на
завершении спинки и подлокотников можно увидеть и в европейских
дворцах, и в московских офисах. Коллекции Knoll куда сдержаннее –
эта мебель берет своей функциональностью. Производители говорят,
что в России хорошо идет и офисная мебель от фабрики с
«автомобильным» названием Lexus (характерная черта – сочетание
дерева и металла). Несмотря на верность классике, мебель для
переговорных подчиняется общим требованиям моды. «На последней
миланской выставке фаворитом офисной моды стала мебель
прямоугольной формы. Тем не менее в России по-прежнему большим
спросом пользуется мебель с закругленными контурами,– расказывает
Антон Терентьев.– Самые модные цвета этого года – венге и зебрано.
Также популярна мебель под орех и махагон. Так что, подбирая
переговорные в русле общей тенденции, ошибиться будет трудно».
Самая умная
Представительская переговорная должна
быть не только самой стильной, но и самой умной. В офисах класса А
такие помещения интегрированы в общую систему интеллектуального
здания, управляющую всеми процессами жизнеобеспечения. Для
переговорных дополнительно создаются так называемые системы
резервирования. Например, система RoomWizard, задача которой –
упростить процесс планирования переговоров. Она довольно проста:
ЖК-мониторы, крепящиеся к наружной стене переговорной, соединяются
с локальной сетью офиса. Стоимость инсталляции – около $5 тыс. (в
пакет входит оборудование и программное обеспечение). С ее помощью
со своего рабочего места можно забронировать переговорную на
определенный период и уточнить время начала, окончания, а также
повестки всех намеченных встреч.