Бизнес предлагает включить сканер
Предприниматели устали копить бумажные договоры с клиентами
Предприниматели настаивают на переводе части коммерческой документации (договоров с физлицами, заявлений о согласии на обработку персональных данных и др.) в формат юридически значимых электронных дубликатов. Авторы представленного в РСПП законопроекта по этой теме ссылаются на большие затраты бизнеса на хранение бумажных документов. Специалисты архивного дела на это отвечают, что хранение сканов документов будет стоить еще дороже, обращая внимание на проблемы с электронной подписью дубликатов.
Фото: Петр Ковалев, Коммерсантъ
Инициатива предпринимателей по подготовке законопроекта об электронном дубликате бумажных документов организаций была представлена на заседании круглого стола в РСПП. Смысл предложения — внести в действующий закон "Об электронной подписи" поправки, уравнивающие юридическую силу электронного дубликата и подлинника на бумажном носителе. Как пояснил один из разработчиков, представитель компании "Вымпелком" Антон Лачинов, в форму электронного дубликата предлагается перевести ограниченный перечень документов — договоры с физлицами, документы, подтверждающие проведение идентификации граждан перед их заключением, заявления о согласии на обработку персональных данных и их отзывы. Также предлагается легализовать электронные дубликаты жалоб граждан в госорганы и ответы на них. Отметим, что схожие идеи содержатся в ежегодном докладе бизнес-омбудсмена Бориса Титова, который будет представлен Владимиру Путину 26 мая.
Инициаторы ссылаются на большие издержки на хранение и обработку бумажных документов: расходы "большой четверки" операторов мобильной связи на хранение договоров об оказании услуг связи превышают 1 млрд руб. в год, еще больше тратят на это банки и страховые компании. Совокупные расходы на хранение, обработку и уничтожение бумажных документов в целом по экономике авторы поправок оценили в 300 млрд руб. в год, притом что оригиналы бумажных документов бизнес использует редко, применяя вместо них электронные копии, и хранит их лишь для судов, налоговых органов и Роскомнадзора.
Предприниматели и юристы идею в целом поддержали, но сам проект назвали "слабым" и "непроходным". Против выступила часть экспертов во главе с заместителем главы Росархива Олегом Наумовым. Он заявил, что хранить электронные документы затратнее и хлопотнее, чем бумажные, и перевести в электронный формат и уничтожить бумагу, по его словам, тоже "не копеечное дело". "Бизнес получит дополнительную нагрузку",— уверен чиновник. Эксперты указали также на проблемы с признанием судами электронной подписи на дубликатах.
Как сообщили "Ъ" в Росархиве, стоимость хранения коробки с бумажными документами объемом 2,4-2,5 тыс. листов формата А4 составляет 180 руб. в год. При обслуживании (поиск, подбор, выдача владельцу и возврат в хранилище) — вдвое дороже. Стоимость же хранения в электронном виде такого объема отсканированных листов при использовании отечественного облачного хранилища составит 2,5-30 тыс. руб. в год.
"В законодательстве до сих пор не записано, что электронный документ равен бумажному и имеет такую же юридическую силу. Нет единого понятия, что такое электронный документ,— у каждого ведомства и госоргана свое понимание",— говорит директор ВНИИ документоведения и архивного дела Михаил Ларин. Он уточняет, что коммерческая документация подлежит уничтожению, согласно перечню документов с указанием сроков хранения, а предпринимателям и так постепенно делают поблажки: так, с 2015 года срок хранения документов по личному составу был сокращен с 75 до 50 лет.