Полнейшая налоговая прозрачность
Аэрофлот избавился от налоговых рисков
Авиакомпания «Аэрофлот» получила престижную премию «Время инноваций» за 2019 год в категории «IT и цифровые технологии». Высокой наградой отмечен проект «Витрина данных для целей налогового мониторинга», реализованный авиакомпанией и признанный организационно-управленческой инновацией года.
Ирина Николаева, главный бухгалтер ПАО «Аэрофлот»
Фото: ПАО "Аэрофлот"
«Витрина данных для целей налогового мониторинга» работает в авиакомпании почти два года, и за это время проект в профессиональных кругах получил беспрецедентное признание. Достаточно сказать, что нынешняя награда уже четвертая для проекта: «Витрина данных» отмечена Global CIO (профессиональным сообществом IT-директоров) в номинации «Информационные технологии для финансовой службы» за 2018 год; премией в области информационных технологий SAP Value Awards 2018 в номинации «Новые горизонты»; премией в сфере корпоративного налогообложения в номинации «Налоговый проект года» — эту награду учредил Российский союз промышленников и предпринимателей совместно с аудиторской компанией PwC.
Необходимо также отметить, что в рейтинге цифровизации мировых авиакомпаний, подготовленном Bain & Company, Аэрофлот уверенно удерживает четвертое место.
На 40%
снизилось число запросов налоговых органов в «Аэрофлот»
Аэрофлот открыл «Витрину данных» с целью размещения отчетности и расшифровок к ней для контроля со стороны Федеральной налоговой службы (ФНС России) и в тесном сотрудничестве с ней. Специалисты ФНС России получили онлайн-доступ к детальным расшифровкам налоговой и бухгалтерской отчетности Аэрофлота вплоть до первичного документа. Цифровая платформа также позволяет контролировать качество подготовки налоговых деклараций, получать сведения о начислениях в бюджеты всех уровней, оценивать заявленные Аэрофлотом налоговые риски, отслеживать результаты контрольных процедур, направленных на недопущение реализации налоговых рисков.
Наряду с повышением качества информации, предоставляемой в ФНС России, внедрение «Витрины данных» укрепляет имидж Аэрофлота как надежного и ответственного налогоплательщика с прозрачными и открытыми бизнес-практиками.
По данным одного из участников проекта «Витрина данных», мирового лидера в корпоративном программном обеспечении компании SAP, Аэрофлот стал первой российской транспортной компанией, начавшей использовать налоговый мониторинг.
Бухгалтерии нужна ясность
Руководство ПАО «Аэрофлот» поставило цель сократить затраты на налоговое администрирование. Для этого требовалось оцифровать процессы отчетности с помощью передовых IT-решений. Работа над проектом началась в июне 2017 года. Заказчиком выступила бухгалтерия ПАО «Аэрофлот», кроме того, были задействованы сотрудники IT-блока авиакомпании, активное участие в проекте приняли специалисты SAP и PwC.
Вспоминает Кирилл Богданов, заместитель гендиректора ПАО «Аэрофлот» по информационным технологиям: «На разных этапах проекта в рамках проектной команды привлекались ведущие специалисты SAP, RAMAX, PwC. При этом отмечу, что для нормального взаимодействия и раскрытия отчетности нужно было создавать не только "Витрину данных", но и выстраивать систему контроля за правильностью осуществления операций на каждом этапе бизнес-процессов (включая и методологию, и автоматизацию), регламентировать взаимодействие с ФНС, готовить пользователей, менять внутренние организационные документы и многое другое. Трудоемкость таких работ напрямую зависела от готовности компании для перехода на налоговый мониторинг. В Аэрофлоте подготовка к проекту заняла порядка года, и с нашей стороны участие сотрудников подразделений компании мы оцениваем до 15 тыс. человеко-часов».
История налогового мониторинга
На начальном этапе были согласованы форматы обмена данными с ФНС, обеспечена готовность систем телекоммуникации, создан архив электронных документов, в итоге выстроена информационная модель, объединяющая сведения из множества источников в единое пространство. При согласовании с ФНС методологии взаимодействия были учтены все действующие нормы законодательства, предусмотрена возможность внесения доработок и изменений. Проектная команда провела множество встреч с представителями ФНС и получила рекомендации, как создать решение, которое отвечало бы актуальным потребностям налоговых органов. В итоге Аэрофлот внедрил передовой IT-функционал — единую платформу «Витрина данных ПАО «Аэрофлот» для целей налогового мониторинга».
Эксплуатация новой цифровой платформы началась с 1 января 2018 года. С этого момента представители ФНС в режиме онлайн могут получать детальные расшифровки налоговой и бухгалтерской отчетности, просматривать скан-образы первичных документов в электронном архиве, в котором в стандартизованной форме объединены различные системы хранения документов, а также скачивать на свои рабочие станции отчеты и первичные документы. Информация о деятельности ПАО «Аэрофлот» и его взаимодействии с контрагентами максимально прозрачна и доступна в любое время. В течение года в «Витрине данных» отражается всего более 10 млн хозяйственных операций, влияющих на налоговые обязательства.
Увеличивать количество процессов
«Витрина данных налогового мониторинга» работает с той же базой данных, что и учетная система, и имеет бесшовную интеграцию с электронным архивом первичных документов. Таким образом, объем документов учетной системы — это объем финансовых транзакций с соответствующим приложением архива подтверждающих документов (скан-образов). Одной из задач промышленной эксплуатации учетной системы является планомерное увеличение количества бизнес-процессов, результатом исполнения которых является оставленный в учетной системе «след» контроля об их корректном исполнении, дальнейшее пополнение электронного архива скан-образами первичных бухгалтерских и других необходимых для осуществления контроля документов. На данный момент ежемесячно в электронном архиве размещается около 200 тыс. документов.
Наполнением архива занимаются ответственные исполнители, которые заинтересованы в скорейшем выполнении конкретного процесса: например, регистрация счета на оплату, получение счета-фактуры, подписание акта выполненных работ или накладной. Бизнес-процессы, в которых появляются входящие и исходящие первичные документы, компания автоматизирует с использованием электронного документооборота с контрагентами и технологий штрих-кодирования при печати бумажных документов, что позволяет в дальнейшем автоматически как размещать их в архив, так и находить их там.
Внедрение «Витрины данных» стимулирует к дальнейшему совершенствованию бизнес-процессов, обеспечению систематизации действий по выявлению рисков на каждом этапе, упорядочению контрольных процедур, снижению ошибок, оценки эффективности рабочих мест и т. д. Следует отметить, что с начала внедрения «Витрины данных» затраты на налоговое администрирование сократились на 7%.
Образец для подражания
«Витрина данных» получилась настолько удачной, что ФНС России выбрала систему Аэрофлота для презентации Председателю Правительства России Дмитрию Медведеву. Гендиректор ПАО «Аэрофлот» Виталий Савельев выступил на совещании у премьера:
«Контроль правильности отражения данных в налоговых и бухгалтерских отчетах осуществляется с двух сторон: налоговый инспектор контролирует через витрину, мы контролируем изнутри. Когда возникают какие-либо отклонения, они фиксируются, налоговый инспектор видит, что именно мы исправили и как. В случае необходимости он может запросить данные.
Также в системе мы видим, какие документы необходимы для того, чтобы подготовить декларации по НДС, налогу на прибыль и другие, как распределены наши документы. Это дает нам возможность правильно формировать бухгалтерские отчеты и распределять ресурсы бухгалтерии.
На следующем этапе мы сделаем чат-бот для общения с налоговыми инспекторами.
Кроме того, в системе есть история запросов. Чем она интересна? Мы видим фамилии сотрудников налоговой службы, которые зашли в "Витрину данных", какие документы, регистры они смотрели. Мы здесь показываем все документы, которые направлены по запросу. Таким образом руководители налоговых органов могут контролировать качество налоговых проверок. Количество запросов от налоговой инспекции в 2019 году сократилось более чем в два раза, количество бумажных документов, которые мы представляем в налоговую инспекцию, уменьшилось на 90% по сравнению с 2018 годом. Мы сократили подготовку годового отчета вместе с "дочками" на два месяца, что было для нас довольно сложно, так как мы формируем отчетность как по РСБУ, так и МСФО. Эта система для нас настолько сейчас понятна и прозрачна, что никакой рекламы не надо. Мы не боимся проверок (их было много), экономим деньги плюс сами видим, что сделали все правильно, у нас меньше налоговых рисков, и мы это показываем совершенно четко налоговой инспекции, которая тоже нам не задает лишних вопросов».
Ирина Николаева, главный бухгалтер ПАО «Аэрофлот»
Наши бухгалтеры работают в IT-среде
— Какие цели преследовала компания «Аэрофлот», когда решила внедрить новую систему контроля?
— Мы взаимодействуем с ФНС очень тесно, у нас нет секретов от налоговой службы. Поэтому и решили подключить непрерывный дистанционный налоговый контроль, чтобы сделать отчетность компании более прозрачной для ФНС и сократить расходы на налоговое администрирование не только «Аэрофлота», но и налоговых органов. Мы дополнительно ставили цель ускорить формирование налоговой и бухгалтерской отчетности.
— Что послужило главным стимулом для внедрения системы?
— Развитие компании: рост пассажиропотока и количества направлений, а также запуск новых сервисов. Как следствие, у нас непрерывно растет документооборот, а вместе с ним — количество налоговых операций. Далее неизбежно увеличивается и количество запросов из ФНС. В результате дошло до того, что налоговая служба направляла нам около 500 запросов ежегодно. В ответ бухгалтерия готовила уже тысячи пояснений и сотни тысяч первичных документов. В основном это были бумажные экземпляры, поэтому значительными были не только трудозатраты, но и сопутствующие расходы.
— Как и благодаря чему упростился документооборот с налоговыми органами?
— «Аэрофлот» уже несколько лет удерживает четвертое место в мире среди авиакомпаний по цифровизации. Именно благодаря высокому уровню цифровизации бизнеса мы смогли запустить «Витрину данных» — систему внутренних налоговых контролей, которые начинаются уже в момент объявления конкурсных процедур и заканчиваются только после формирования налоговой отчетности. Мы используем сервис «Витрина данных» уже почти два года. Этот инструмент помогает инспекции лучше понять наши бизнес-процессы и типовые операции, а нам — выйти на еще более профессиональный и конструктивный диалог с налоговой службой, в первую очередь с Межрегиональной инспекцией по крупнейшим налогоплательщикам, которая специализируется на транспортной отрасли. Запросов стало намного меньше, и они стали точнее.
— Какой экономический эффект получила компания и за счет чего?
— Оптимизация затрат на налоговое администрирование в 2018 году составила около 7%, а в 2019-м — еще дополнительно около 5%, количество запросов налоговых органов снизилось почти наполовину, а объем предоставленных бумажных первичных документов снизился на 90% по сравнению с аналогичным периодом прошлого года. Многие считают, что бухгалтерия завалена бумагами. В «Аэрофлоте» все не так: наши бухгалтеры работают в IT-среде, с электронными документами и цифровой подписью.