Повышение прозрачности процессов по управлению эффективностью для всех подразделений компании «Полюс» повысило общую управляемость бизнеса

Группа «Полюс» — крупнейший производитель золота в России и одна из 10 ведущих глобальных золотодобывающих компаний, себестоимость производства на предприятиях которой является одной из самых низких в мире. «Полюс» обладает третьими по величине запасами золота в мире (доказанные и вероятные запасы по международной классификации составляют 61 млн унций). Основные предприятия компании расположены в Красноярском крае, Иркутской и Магаданской областях, а также в Республике Саха (Якутия) и включают 5 действующих рудников, золотоносные россыпи и ряд проектов в стадии строительства и развития.

Название — ПОЛЮС

Отрасль — золотодобыча

Головной офис — Москва, Россия

Выручка (2019 год) — $4 млрд

Адрес сайта — http://polyus.com/ru/

Начало

До внедрения SAP Success Factors в компании функционировал устоявшийся процесс управления эффективностью, который состоял из трех основных этапов: постановка ключевых показателей эффективности (КПЭ), нормализация КПЭ и ежегодная оценка (включая оценку КПЭ и индивидуальную оценку). При этом отсутствовал процесс постановки и оценки КПЭ вне стандартного процесса управления эффективностью (при переводе или приеме в середине года).

Система КПЭ не имела интеграции с существующей системой кадрового делопроизводства, что не позволяло в режиме реального времени отслеживать изменения организационной структуры и кадровые перемещения работников. Было невозможно учитывать матричное подчинение работников при постановке и оценке КПЭ, индивидуальной оценке и просматривать историю изменений по КПЭ.

Существующая система характеризовалась неполным охватом работников из-за высокой трудоемкости системы, администрирования процессов и значительного объема «ручной» отчетности. Кроме того, компания сталкивалась с высокой сложностью администрирования КПЭ вахтовых работников и не могла делегировать полномочия на период отсутствия работника.

Цель

Стандартизация и автоматизация процесса по управлению эффективностью для всех предприятий компании и всех уровней управления.

Повышение вовлеченности в процесс управления эффективностью большего количества руководителей и специалистов.

Реализация

Для компании было важно создать продукт удобным и интуитивно понятным в использовании, так как в дальнейшем им будет пользоваться большое количество сотрудников. Поэтому на этапе проектирования команда проекта руководствовалась высокими требованиями к возможностям системы, а на этапе настройки – с особой тщательностью подходила к тестированию функционала, по несколько раз проводя сквозное тестирование процессов.

Решения SAP

• SAP SuccessFactors, модуль Performance and Goals
• Отчеты SAP SuccessFactors на базе компонентов Report Center (BIRT/YouCalc/AdHoc)
• Интеграционные компоненты на базе корпоративной сервисной шины SAP Cloud Platform Integration (CPI) с использованием протоколов OData v2/v4 и SOAP 1.1/1.2
• Клиентские компоненты веб-приложений с использованием технологий SAPUI5, OData, SAP SF Extension Management, OAuth 2.0

Как стало

Внедрение продуктов SAP внесло большое количество изменений в работу компании в сфере управления эффективностью. Например, были настроены маршруты согласования, учитывающие функциональных (матричных) руководителей, маршрут оценки и постановки КПЭ при переводе вне стандартного процесса управления эффективностью, а также при приеме в середине года. В новой системе появилась опция обратной связи по итогам оценки КПЭ и возможность сбора предложений по КПЭ на следующий отчетный период. Также был унифицирован процесс управления эффективностью для всех бизнес-единиц компании.

С точки зрения организационных изменений появилась функция техподдержки модуля управления эффективностью. В технологическом плане компания пришла к автоматизации процесса управления эффективностью деятельности. Была реализована интеграция с системой кадрового учета и системой, в которой производится расчет годовой премии, настроена интеграция КПЭ с ФИО на позиции штатного расписания и обратно. В системе появились инструкции по каждому шагу процесса включая видеоролики и ведение функциональной (матричной) структуры компании. Также была осуществлена интеграция с системой документооборота для хранения документов, подтверждающих выполнение КПЭ.

Результат

До внедрения решения SAP SF процесс охватывал 300 работников компании. В результате внедрения число сотрудников, охваченных системой, составило около 7 тыс. и будет расти по мере подключения к системе работников, занятых в проектной деятельности, внедрения системы оценки рабочего персонала. Количество администраторов процесса до внедрения и после внедрения не изменилось и составляет 12 работников на все компании «Полюса».

Внедрение продуктов SAP также позволило увеличить количество автоматизированных шагов процесса управления КПЭ и вместе с тем сократить время, затрачиваемое на администрирование процессов сотрудниками блока HR – с 20 до 3,5 ч в расчете на одного руководителя.

Cистема стала инструментом руководителей для постановки задач работникам на год, промежуточной оценки результатов, а также разработки корректирующих мероприятий для нивелирования возникших отклонений от плана выполнения задач, и вместе с тем позволяет предоставлять обратную связь по итогам выполнения задач за год.

Значимые цифры

• В 23 раза увеличился охват участников процесса без увеличения количества администраторов процесса
• В 6 раз увеличилась вовлеченность руководителей в процесс за счет увеличения охвата участников процесса
• В 6 раз сократились трудозатраты специалистов HR на администрирование процесса (с 20 часов до 3,5 часов в расчете на одного руководителя для каждого из 12 кураторов предприятий)

Автоматизация процесса по управлению эффективностью с помощью SAP SF обеспечила возможность декомпозировать цели Компании до уровня каждого руководителя на местах и специалиста, благодаря чему все уровни менеджмента, а также специалисты понимают свой вклад в достижение бизнес-результатов и реализацию корпоративной стратегии