Первая частная компания в Узбекистане, которая смогла оптимизировать все процессы бухгалтерского и управленческого учета, собрав их в единой интегрированной системе SAP, одновременно, с их максимальной автоматизацией, стандартизацией и централизацией

Grand Pharm Trade — один из лидеров на рынке фармацевтических изделий Узбекистана, ведущий бизнес по всем направлениям: оптовая торговля, дистрибуция, продажа франшиз аптечных сетей «Бест Фарм» и собственная сеть аптек «Гранд Фарм». Всего в сети в настоящее время 295 аптек, а также функционируют 14 складов по всем регионам Узбекистана.

Название — Grand Pharm Trade

Количество сотрудников — около 730 чел.

Отрасль — фармацевтика

Головной офис — Ташкент, Узбекистан

Адрес сайта — www.grandpharm.uz

Начало

Имевшиеся системы учета бизнес-процессов не отвечали современным требованиям эффективного управления бизнесом и его активного расширения. После изучения опыта других компаний в сфере фарм-дистрибуции Grand Pharm Trade приняла решение о внедрении SAP S/4HANA EWM. Трансформации должны были подвергнуться практически все бизнес-процессы, касающиеся финансов: бухгалтерия и отчетность, налогообложение, учет по МСФО и пр. Также требовали трансформации процессы закупок, планирования, логистики, маркетинга и продаж, управления активами, частично HR и др.

Цель

• Перевести все бизнес-процессы финансового блока в единое цифровое решение для более эффективного управления.
• Стандартизировать все процессы для легкого масштабирования и тиражирования в новые регионы при дальнейшем росте бизнеса.

Реализация

Имеющиеся системы учета бизнес-процессов не отвечали требованиям компании для эффективного управления бизнесом и его активного расширения. До начала проекта компания изучила опыт других игроков фарм-рынка из России, Украины и Казахстана, успешно внедривших функционал SAP. При этом учитывались реалии местного законодательства. До внедрения SAP операционная деятельность и бухгалтерский учет велись в разных системах. Многие процессы закупок (договоры, заказы и т.д.) велись вне автоматизированных систем. С ростом бизнеса дальнейшее поддержание прежних моделей не представлялось возможным, и это только убедило компанию в необходимости оптимизировать и объединить все процессы бизнеса в единой системе. Для этого понадобились изменения во всех направлениях деятельности. Наибольшей трансформации подверглись финансовые процессы, закупки и логистика.

Решения SAP

• SAP S/4HANA:

FI — финансы

CO — контроллинг

SD — сбыт

LO — логистика

MM — управление материальными потоками

HR — управление персоналом (частично)

EWM — расширенное управление складским хозяйством

PO — интеграция с POS-системой

CAR — управление POS-данными

Как стало

Бизнес-процессы в SAP разделены и интегрированы в единой системе, что позволило избежать дублированных работ и значительно сократить объемы работ в отделе бухгалтерии. Были настроены автоматические проводки бухгалтерии при каждом движении товара в системе. Также в компании сформирован централизованный процесс некоммерческих закупок (материалы, услуги и ОС). Это повысило прозрачность и плановость процесса. Учет и контроль операционных расходов был оптимизирован, начато ведение на уровне МВЗ (место возникновения затрат) – таким образом, стала видна реальная рентабельность каждого направления бизнеса. Создана централизованная база бизнес-партнеров и медикаментов, материалов, услуг и ОС по всем регионам. Благодаря использованию матрицы ролей и полномочий на базе решения от SAP задачи конечных пользователей персонализированы и стандартизированы. Это, в свою очередь, позволило снизить риск случайных ошибок пользователей и повысить производительность персонала. Данные для принятия управленческих решений стали более достоверными, прозрачными и корректными, а также доступными в режиме реального времени.

Результат

Внедрение комплексных решений SAP дало возможность перехода бизнеса от технической трудоемкой работы к более аналитической плановой деятельности. Централизация и стандартизация бизнес-процессов открыли перед компанией возможность быстрого и простого масштабирования, тем самым сделав бизнес способным к динамичному росту.

Значимые цифры

• Время на закрытие финансового периода по бухгалтерскому учету сократилось на 25 дней — с 40 до 15 дней
• Время на закрытие финансового периода по управленческому учету (МСФО) сократилось на 30 дней — с 40 дней до 10 дней
• Сократилась нагрузка на сотрудников — с 6-дневной рабочей недели удалось перейти к 5-дневной с сохранением/увеличением объема продаж
• Выросла скорость обработки заказов — в один рабочий день теперь собирается и отгружается на 30-35% позиций больше, чем в прошлом году
• Оборачиваемость товаров на складе выросла на 45-50%
• Объемы продаж увеличились на 15-20%
• Объем некоммерческих закупок сократился примерно на 30% по сравнению с аналогичным периодом прошлого года; более того, запущена продажа излишних запасов
• Инвентаризация, которая проводится 1-2 раза в год на одном складе, сократилась по времени: раньше это занимало 5-6 рабочих дней, теперь 1 день

Фирдавс Ташметов, руководитель отдела по развитию бизнеса ООО «Гранд Фарм Трейд»
За счет централизации и стандартизации процессов в компании улучшилось взаимодействие между подразделениями/регионами, зародилась корпоративная культура, был получен положительный имиджевый эффект перед всеми бизнес-партнерами: клиенты, поставщики, сотрудники, инвесторы и, конечно же, контролирующие органы. Все это было бонусом к достигнутым целям по разрешению выше отмеченных задач