Первая частная компания в Узбекистане, которая смогла оптимизировать все процессы бухгалтерского и управленческого учета, собрав их в единой интегрированной системе SAP, одновременно, с их максимальной автоматизацией, стандартизацией и централизацией

Grand Pharm Trade — один из лидеров на рынке фармацевтических изделий Узбекистана, ведущий бизнес по всем направлениям: оптовая торговля, дистрибуция, продажа франшиз аптечных сетей «Бест Фарм» и собственная сеть аптек «Гранд Фарм». Всего в сети в настоящее время 295 аптек, а также функционируют 14 складов по всем регионам Узбекистана.

Название — Grand Pharm Trade

Количество сотрудников — около 730 чел.

Отрасль — фармацевтика

Головной офис — Ташкент, Узбекистан

Адрес сайта — www.grandpharm.uz

Начало

Имевшиеся системы учета бизнес-процессов не отвечали современным требованиям эффективного управления бизнесом и его активного расширения. После изучения опыта других компаний в сфере фарм-дистрибуции в Grand Pharm Trade приняли решение о внедрении SAP S/4HANA EWM. Трансформации должны были подвергнуться практически все бизнес-процессы, касающиеся логистики: управление складским хозяйством, местные и импортные закупки, некоммерческие закупки, логистика внутри компании, партионный учет, печатные формы, сбыт, планирование пополнения запасов, интеграция с бэк-офисом собственных и франшизных аптек.

Цель

• Перевод всех бизнес-процессов в единое цифровое решение для более эффективного управления.
• Стандартизация всех процессов для легкого масштабирования и тиражирования в новые регионы при дальнейшем росте бизнеса.

Реализация

До начала проекта компания изучила опыт других игроков фарм-рынка из России, Украины и Казахстана, успешно внедривших функционал SAP, с учетом реалий местного законодательства. В период подготовки к переходу на систему EWM все складские операции от приемки, размещения, сборки и до отгрузки товаров были переведены на функционал SAP и стандартизированы, чтобы снизить время выполнения каждого процесса и увеличить количество обрабатываемых заказов/позиций. Также были пересмотрены и стандартизированы другие процессы, связанные с логистикой. SAP EWM была бесшовно интегрирована с S/4HANA — обе системы используют единую базу основных данных, нет необходимости дублировать записи. Это сократило потребности в серверных ресурсах и трудозатратах при приеме новых товаров. Все товародвижения на складе моментально отражаются на стороне S/4HANA с автоматизацией бухгалтерских проводок. Все эти изменения также способствуют быстрому и легкому тиражированию шаблонного решения на другие региональные склады. На проект было отведено 9 месяцев, и его удалось реализовать точно в срок.

Решения SAP

• SAP S/4HANA:

FI — финансы

CO — контроллинг

SD — сбыт

LO — логистика

MM — управление материальными потоками

HR — управление персоналом (частично)

EWM — расширенное управление складским хозяйством

PO — интеграция с POS-системой

CAR — управление POS данными

Как стало

В компании сформирован централизованный процесс некоммерческих закупок (материалы, услуги и ОС). Это повысило прозрачность и плановость процесса закупок. Внутренние процессы основного склада полностью реформированы на базе лучших бизнес-практик. Создана централизованная база бизнес-партнеров и база медикаментов, материалов, услуг и ОС. При помощи матрицы ролей и полномочий на базе решения от SAP задачи конечных пользователей персонализированы и стандартизированы. Это, в свою очередь, позволило снизить риск случайных ошибок пользователей и повысить их производительность.

Компания создала полностью автоматизированный и эффективный склад, готовый к тиражированию на другие региональные склады. Данные для принятия управленческих решений стали более достоверными, прозрачными и корректными, а также доступными в режиме реального времени. Благодаря цифровизации складских процессов компания начала планировать загруженность складского персонала и внедрила расписание приемок и отгрузок товаров. Удалось прийти к более эффективному управлению площадей складов по системе адресного хранения.

Были куплены и допущены к работе больше 30 смартфонов и ТСД для мобильной фиксации движения товаров по складу, также были установлены принтеры для автоматической печати документов по товародвижениям, стикеров штрих-кодов, маркировок и пр. Все мобильные устройства и принтеры были интегрированы с SAP EWM и работают в режиме реального времени. Это тоже заметно ускорило складские процессы и снизило долю случайных ошибок пользователей.

Результат

Внедрение комплексных решений SAP дало возможность перейти бизнесу от технической трудоемкой работы к более аналитической плановой деятельности. Централизация и стандартизация бизнес-процессов открыли перед компанией возможность быстрого и простого масштабирования, тем самым сделав бизнес способным к динамичному росту.

Значимые цифры

• Увеличилась скорость обработки заказов, и в один рабочий день начали собирать и отгружать на 30-35% позиции больше, чем в прошлом году
• Повысилась оборачиваемость товаров на складе примерно на 45-50%
• Время на проведение переучета запасов по всем категориям товаров на одном складе сократилось в 6 раз
• График работы сотрудников сокращен с 6-дневной рабочей недели до 5-дневной с сохранением/увеличением объема продаж

Фирдавс Ташметов, руководитель отдела по развитию бизнеса ООО «Гранд Фарм Трейд»
За счет централизации и стандартизации процессов в компании улучшилось взаимодействие между подразделениями/регионами, зародилась корпоративная культура, был получен положительный имиджевый эффект перед всеми бизнес-партнерами: клиенты, поставщики, сотрудники, партнеры, инвесторы и контролирующие органы. Всё это стало бонусом к достигнутым целям по разрешению отмеченных проблем