При помощи комплекса решений SAP компания получила набор современных инструментов для осуществления закупочной деятельности и взаимодействия с поставщиками

Группа «Полюс» — крупнейший производитель золота в России и одна из 10 ведущих глобальных золотодобывающих компаний, себестоимость производства на предприятиях которой является одной из самых низких в мире. «Полюс» обладает вторыми крупнейшими запасами золота в мире (доказанные и вероятные запасы по международной классификации составляют 61 млн унций) — фундаментом устойчивого роста производства. Основные предприятия компании расположены в Красноярском крае, Иркутской и Магаданской областях, а также в Республике Саха (Якутия) и включают 5 действующих рудников, золотоносные россыпи и ряд проектов в стадии строительства и развития.

С точки зрения закупочной деятельности централизованные закупки для добывающих и сервисных предприятий осуществляются в Москве и Красноярске, также на каждом предприятии есть отдел снабжения для осуществления децентрализованных закупок. Централизованные закупки и реализация невостребованного имущества уже переведены в SAP Ariba, в настоящее время проводится перевод децентрализованных закупок в эту систему.

Название — ПОЛЮС

Отрасль — золотодобыча

Головной офис — Москва, Россия

Выручка (2019 год) — $4 млрд

Адрес сайта — http://polyus.com/ru/

Закупочный портал — http://tenders.polyusgold.com/

Начало

До внедрения решений от SAP компания использовала системы, которые автоматизировали лишь отдельные функции процесса закупок, такие как сбор предложений и вскрытие конвертов с предложениями. Данные системы не позволяли видеть детали закупочной деятельности на уровне каждой номенклатуры и этапа конкурентной процедуры. Одновременно постоянным фокусом работы закупок остается повышение конкуренции для достижения значимых экономических эффектов.

При подготовке программы ERP стало также очевидно, что без решения, автоматизирующего закупки, сквозной процесс «обрывается» в этом месте, теряется понимание, на каком этапе находится заявка на закупку и когда заявители могут рассчитывать на поступление заявленных материалов и оборудования.

Цель

• Построить сквозную цепочку «от потребности до списания».
• Предоставить закупщикам современные инструменты работы с рынком.
• Сделать процесс закупки прозрачным для контроля и аудита.

Как стало

Проект уникален комплексной интеграцией решений SAP S/4 HANA (ERP) и SAP Ariba: заявки на закупку в ERP объединяются в лот и передаются в SAP Ariba, где согласовывается закупочная документация (то, что будет вынесено на рынок и на основании чего будет приниматься решение о выборе победителя), проводится сбор предложений от поставщиков, вскрытие конвертов с предложениями и онлайн-редукционы, технические и коммерческие оценки, принимается решение о выборе победителя. После этого на основании решения о выборе победителя спецификация автоматически формируется в ERP. Информация о прохождении этапов закупочной процедуры автоматически передается из SAP Ariba в ERP для формирования оперативной отчётности и статусе поставки из ERP.

Кроме этого, собственная служба поддержки, а затем и служба безопасности обрабатывают в системе запросы на регистрацию поставщиков, поставщики заполняют расширенную анкету компании в модуле SLP (внедрен впервые в России), который также позволяет проводить предквалификацию поставщиков по отдельным категориям материально-технических ресурсов и услуг. Для максимального вовлечения поставщиков реализована публикация информации о проходящих процедурах закупки на двух витринах, к которым поставщики привыкли: tenders.polyusgold.com и РТС-тендер.

Основная и наиболее востребованная часть функциональности SAP Ariba – шаблоны закупочных процедур, которые позволяют определить и унифицировать логику процесса закупок. В ходе проекта был выявлен и устранен ряд отклонений от общего подхода к закупочной деятельности, которые существовали в компании несмотря на общую базу нормативной и методической документации в области закупок. Автоматизация же позволяет гарантировать общую логику, как и соблюдение общего набора контролей.

Решения SAP

• SAP S4/HANA
• SAP PO
• SAP Web Dispatcher
• SAP Ariba Sourcing
• SAP Ariba SLP
• SAP CIG (CIG Add-on S/4)
• SAP ITK
• SAP Ariba API
• SAP Ariba Web-Service

Результат

С помощью современных инструментов проведения закупочных процедур – таких, как онлайн-редукционы, инструмента Ariba Discovery для привлечения новых поставщиков закупщики работают над повышением конкуренции, а следовательно, и над получением наиболее выгодных условий для компании. В то же время закупщики продолжают участвовать в настройке шаблонов закупочных процедур, оптимизируя свою работу и работу поставщиков в системе.

Компания стала более понятной и прозрачной для поставщиков, поскольку в личном кабинете в системе они могут видеть статусы по процедурам, в которых они принимают участие, статусы квалификации по группам МТР или услуг. Поставщикам приходят автоматические оповещения по почте и в системе обо всех значимых событиях по процедурам, в которых они выразили заинтересованность.

С помощью системы «Полюс» планирует обеспечить качественное проведение закупок для освоения нового крупного месторождения – Сухого Лога. В целом деятельность закупочного подразделения стала прозрачной для всех контролирующих структур внутри компании, которые теперь самостоятельно находят ответы на свои вопросы и могут убедиться в соответствии проводимых процедур высоким стандартам, принятым в Компании.

Удалось добиться прозрачного и унифицированного сквозного процесса вне зависимости от системы планирования обеспечения, учетной системы или предприятия