Компания создала эффективную и удобную систему управления командировками

«Норникель» — лидер горно-металлургической промышленности России, крупнейший в мире производитель высокосортного никеля и палладия.

Название — ПАО «ГМК «Норильский никель»

Отрасль — горнодобывающая промышленность

Головной офис — Москва, Россия

Выручка (2019 год) — $13,6 млрд

Адрес сайта — www.nornickel.ru

Начало

До реализации проекта процесс отправки, согласования и последующего отчета сотрудников в командировку проходил с помощью обмена служебными записками и физическим согласованием руководителей, а расчет суточных и учет норм АХР проводился в ручном режиме. При этом на всех предприятиях процесс был выстроен по различным схемам согласований и без применения единых принципов учета командировок.

При возникновении необходимости поехать в командировку сотрудник составлял служебное задание и служебную записку, подписывал последнюю у руководителя и передавал сотрудникам кадровой службы. После этого оформлял заявку для заказа командировочных услуг и составлял заявление о необходимости выплаты аванса и передавал сотрудникам бухгалтерии. Сотрудники кадровой службы на основании служебной записки выпускали приказ на командировку, а сотрудники бухгалтерии рассчитывали и выплачивали аванс на командировку.

После возвращения из командировки сотрудник уточнял номер приказа на командировку, размер выплаченного аванса, подписывал служебное задание у руководителя, оформлял авансовый отчет и передавал «живые» отчетные документы в бухгалтерию. Сотрудники бухгалтерии отражали в учете авансовый отчет и командировочные расходы, составляли записку с суммами удержания/возмещения для передачи в группу расчета заработной платы, а также передавали данные для обложения НДФЛ и страховыми взносами.

Цель

• Создание единого IT-решения для управления процессами командировок и передача централизованной функции в Общий центр обслуживания.
• Разработка и внедрение корпоративного шаблона системы управления командировками на предприятия «Норильского никеля» (34 компании, 22 тыс. пользователей).
• Сокращение объема бумажного документооборота.
• Доступность и простота решения для конечного пользователя системы.

Реализация

В ходе реализации добавлялись задачи, направленные на развитие процесса командировок и смежных сервисов. Ярким примером может служить подключение виртуального помощника «Ника», которая помогает сотрудникам в круглосуточном режиме взаимодействовать с системой управления командировками. С момента старта программы корпоративный шаблон органически развивался, учитывая потребности бизнеса и особенности предприятий (автоматическое распределение проводок в финансовой системе, разработка единых справочников, подключение системы к ФИАС, подключение роботов (RPA) на рутинные операции и пр.).

Решения SAP

• HCM FI-TV
• ESS
• Workflow

Как стало

В результате внедрения информационной системы у сотрудников предприятий появился визуализированный интерфейс для внесения информации по командировкам.

Система на основе информации по сотруднику, срокам, месту и цели командировки автоматически рассчитывает нормы АХР на заказываемые командировочные услуги и сумму суточных, автоматически запускает согласование и ставит задачи на выпуск приказа в зависимости от цели командировки и организационной структуры сотрудника, автоматически определяются аналитики для корректного налогового учета командировочных расходов. На всех предприятиях реализован единый корпоративный шаблон. Сократился бумажный документооборот: отказ от подготовки, печати и хранения на бумаге СЗ, заявок и прочих документов (по 3-4 документа по каждой командировке).

Согласование руководителем командировки происходит при помощи личного кабинета сотрудника или виртуального помощника «Ника» с возможностью отслеживания статуса и комментариев по согласованию. Время согласования руководителя сократилось с 5 минут до 1 минуты.

За счет автоматизации процесса и унификации целей командировок удалось добиться повышения доли командировочных расходов, принимаемых по налогу на прибыль, с 43% до 91%, и, как следствие, суммы возмещаемого НДС из бюджета (справочно: сумма командировочных расходов в 2019 году только по Главному офису ПАО «ГМК «Норильский никель» составила около 400 млн руб. с учетом НДС).

По факту отчета сотрудника о командировке система автоматически рассчитывает и передает в смежные системы информацию по суммам удержания/возмещения сотруднику, а также суммам, облагаемым НДФЛ и страховыми взносами (сократилось время бухгалтера на передачу этих данных с 6 минут до 1 минуты на одного сотрудника, при массовой передаче данных время вовлечения бухгалтера еще меньше).

Результат

Сейчас в системе работает примерно 19тыс. сотрудников, через нее оформляется около 22тыс. командировок и служебных поездок в год. К моменту полной реализации программы планируется увеличить данные показатели до 22тыс. сотрудников и 25тыс. командировок в год.

Реализованная система позволила:

• снизить срок и увеличить прозрачность оформления, согласования, отчетности по командировкам сотрудников в 3 раза;
• сократить время бухгалтера на выплату аванса в 2,5 раза (с 22 минут до 8 минут), в том числе за счет автоматического формирования реестров и данных с суммами по авансам;
• сократить время сотрудника на подготовку авансового отчета в 2 раза (с 30 минут до 12 минут);
• снизить трудозатраты сервисной службы на обработку заявок на командировки в 3 раза по сравнению с тем, как это было ранее за счет стандартной формы заявки на услуги и автоматизации коммуникации с агентствами;
• обеспечить автоматизированное движение бюджетных средств (в части командировок) в учетных системах SAP HCM и SAP ERP.

По итогам реализации проекта на предприятиях группы «Норникель» была запущена система с унифицированным бизнес-процессом, позволившая дать старт процессу автоматического формирования авансовых отчетов и автоматического отражения их в бухгалтерском и налоговом учете, автоматически выгружать данные и осуществлять выплату авансов, а также автоматически формировать табель учета рабочего времени и формирования приказа без вовлечения специалистов. Кроме того, в будущем она позволит отказаться от авансирования командировок и перейти на безналичные расчеты b2b, реализовать концепцию корпоративного тарифа на такси.

Был разработан и внедрен “живой” продукт, построенный не только для внутренних служб Компании, но в первую очередь удобный, простой и эффективный для сотрудников и руководителей “Норникеля”