Российская ИТ-компания iFellow разработала продукт Dokkee, который позволяет централизованно управлять генерацией документов из всех информационных систем компании. Благодаря Dokkee бизнес-пользователи могут создавать, редактировать и хранить динамические шаблоны, а также формировать на их основе документы, используя данные из любых информационных систем.
.jpg)
Продукт будет полезен компаниям, в чьем контуре имеются несколько решений для создания большого количества документов: CRM, BPMS, ERP и других. Особый экономический эффект достигается при генерации от нескольких сотен до десятков тысяч документов в день: договоров, приложений с графиками платежей, согласий на обработку персональных данных, коммерческих предложений и т. п.
«Все документы создаются на основе шаблонов, но часто в них нужно вносить изменения — например, появились новые требования регулятора или были скорректированы внутренние документы. И проблема в скорости и качестве вносимых правок, — поясняет Александр Молодцов, генеральный директор компании iFellow. — В большинстве случаев созданием шаблонов и изменением печатных форм для каждой системы занимаются ИТ-специалисты, то есть бизнес “встает в очередь” к соответствующему подразделению для актуализации документов. Кроме того, чем большее количество информационных систем используется, тем больше времени тратится: начинается накопление технического долга — в ИТ-решениях для одних и тех же целей используются разные инструменты, они разрозненны и уровень их зрелости сильно отличается. Dokkee становится мостиком между системами, позволяя экономить время и создавать сложные документы без привлечения программистов. Например, в одном блоке можно поменять данные подписанта, и это обновление применится к тысяче шаблонов».
У Dokkee простая интеграция с информационными системами компании-клиента — сервис встраивается в них через REST API. При этом он незаметен пользователям — сотрудники компании работают с целевыми системами и видят только результат деятельности продукта — документы. Функциональность Dokkee вызывается фронт-энд решением клиента, а документ генерируется автоматически в том же окне.
Особенность продукта — это использование динамических шаблонов, состоящих из блоков — такой механизм позволяет быстро и массово их корректировать: в случае изменения информации в одном блоке, данные централизованно обновятся. Поддержка шаблонов в актуальном состоянии таким образом переходит в зону ответственности бизнес-юнитов, что повышает продуктивность работы различных подразделений в компании.
Dokkee поддерживает генерацию сотен тысяч документов в день, отвечая потребностям компаний сегмента large enterprise. Он также поддерживает файлы любого размера, работу с текстом и таблицами, в нем есть возможность поиска, группировки шаблонов и фильтрации — для более удобной работы с документами.