Сети розничных магазинов, логистические и строительные компании, общепит, клининговые сервисы и другие компании, в которых занято большое количество кадров невысокой квалификации, постоянно нуждаются в стабильном потоке работников на линейные позиции. Потому что, во-первых, эти компании нередко открывают новые филиалы в регионах, что требует найма нового штата сотрудников в короткий срок — за месяц или даже за 2-3 недели. Во-вторых, в таких организациях велика текучка кадров. Поэтому постоянно приходится искать новых работников взамен уволившихся. Процесс этот без применения системного подхода имеет целый ряд сложностей.

Большинство компаний не автоматизируют свой рекрутинговый процесс или используют системы, которые не адаптированы под массовый подбор. Из-за этого менеджерам по подбору персонала сложно контролировать ситуацию с набором в конкретном подразделении, территории и в целом по компании или оценить эффективность источников. Рекрутерам приходится тратить время на коммуникацию с директорами подразделений по телефону, в почте и мессенджерах, чтобы согласовать время проведения собеседований, запросить обратную связь по результатам собеседования или уточнить текущую потребность.

Наконец, директора подразделений вынуждены тратить время на рутинные задачи вместо того, чтобы выполнять свои прямые обязанности — заниматься оперативным управлением вверенного ему подразделения. Но другого выхода у них нет — ведь линейных работников постоянно не хватает.

Система подбора персонала, созданная директорами магазинов для директоров магазинов

Чтобы облегчить и систематизировать процесс массового подбора линейного персонала, в 2019 году немецкие IT-специалисты и управленцы Гидо Обервальд и Бьерн Грайфф создали проект SolvoPro — цифровую рекрутинговую систему, делающую процесс подбора сотрудников в филиалы быстрым и прозрачным.

Идея создания такой рекрутинговой системы возникла не случайно. С 2013 по 2019 год Гидо Обервальд и Бьерн Грайфф отвечали за операционную эффективность российских филиалов MediaMarkt — немецкой сети гипермаркетов электроники, работавшей в то время на российском рынке. После того как в 2019 году MediaMarkt прекратила свою деятельность на территории РФ, Обервальд и Грайфф остались в России в качестве совладельцев и руководителей новой компании Teletel, которая изначально создавалась для вывода на аутсорс задач по бухгалтерскому сопровождению, HR, маркетингу и организации работы кол-центра сети MediaMarkt, а затем стала самостоятельной компанией полного цикла.

В 2019 году Teletel начал сотрудничество с франчайзинговым партнером KFC — компанией International Restaurant Brands (IRB). В расширяющейся сети ресторанов быстрого питания требовалось организовать процесс подбора сотрудников на линейные позиции. Чтобы облегчить работу своих рекрутеров и автоматизировать контроль за отправленными на собеседования кандидатами, Teletel начал поиск CRM-системы, которая отвечала бы всем необходимым требованиям.

Но существующие на тот момент на рынке рекрутинговые системы были созданы в основном для набора сотрудников на офисные позиции. Эти системы были перегружены ненужными в массовом подборе функциями, но при этом лишены необходимых инструментов для простой и быстрой коммуникации между рекрутерами и директорами ресторанов. В данных системах был реализован совсем другой подход. Рекрутер отправлял кандидата на собеседование к директору, затем получал обратную связь по кандидату (по почте, либо в мессенджерах), и дальше самостоятельно вел его по воронке: отправлял на медосмотр, на проверку службой безопасности, контролировал выход на работу и т. д. По сути, в какой-то момент директор терял контроль над процессом рекрутинга. Кроме того, в имеющихся системах не было учетных записей для управленцев, которые не принимают участия в собеседованиях, но тем не менее должны следить за набором персонала или согласовывать планы на подбор кадров в подразделениях, за которые они отвечают (например, для территориальных управляющих или HR бизнес-партнеров).

Не найдя подходящего решения, Teletel решили разработать свою принципиально новую систему для массового рекрутинга. При создании системы Гидо Обервальд и Бьерн Грайфф использовали свой опыт работы с розничной сетью — у MediaMarkt было около ста магазинов в тридцати российских городах, куда постоянно требовался новый персонал. В проекте также приняли участие бывший директор по разработке программного обеспечения MediaMarkt Булат Рахимбердиев, экс-руководитель компании-подрядчика по разработке и интеграции IT-решений для MediaMarkt Алексей Пигалев и руководитель IT проектов в MediaMarkt Александр Суслов. Активное участие принимал и Ринат Бакаев — менеджер, отвечавший за массовый рекрутинг в компании IRB.

В августе 2019 года состоялся запуск пилотной версии SolvoPro — рекрутинговой системы, не имеющей аналогов в России и в мире. Это была первая подобная система, ориентированная именно на массовый подбор персонала в компании с большой филиальной сетью.

Два года спустя была выпущена измененная, доработанная и улучшенная версия SolvoPro —на основе опыта практического сотрудничества разработчиков с сетью ресторанов быстрого питания Burger King, где она также успешно применяется.

«Ordnung» — по-немецки «порядок» или как работает SolvoPro

Система SolvoPro позволяет полностью упорядочить и автоматизировать процесс подбора персонала — от получения резюме до прохождения необходимых проверок службой безопасности, медосмотра и вплоть до выхода на работу. При этом ошибки практически исключены.

SolvoPro гибко настраивается под любой процесс рекрутинга и дает возможность создать личные кабинеты не только для рекрутеров, но и для каждого филиала. В личных кабинетах руководители филиалов могут указывать данные по текущей потребности в персонале, которые уходят на согласование вышестоящему руководителю, а затем передаются рекрутерам в работу. Там же руководители на местах могут настроить график проведения собеседований. Здесь также отображаются сведения обо всех записанных кандидатах и их статус в зависимости от этапа, на котором они находятся.

Более того, Тeletel стала первой, кто добавил в систему модуль для внешних рекрутеров и агентств, чтобы все источники потока кандидатов были сосредоточены в единой базе. Если у рекрутингового агентства нет своей ATS (системы управления кандидатами), то для него могут создать личный кабинет в SolvoPro. Либо агентство может интегрировать свою ATS по API (API — программный интерфейс, позволяющий связывать между собой различные приложения). В итоге абсолютно все соискатели с любых источников оказываются в единой системе. Это не только облегчает работу директоров подразделений, но и позволяет руководителям и отделу по подбору персонала видеть реальную картину с набором сотрудников в каждом подразделении.

Использование технологии рекрутинга SolvoPro позволяет автоматически собирать отклики кандидатов с корпоративного сайта или из онлайн-сервисов по размещению вакансий (из HeadHunter и подобных). Кроме того, есть возможность добавлять кандидатов вручную или в один клик при помощи расширения в браузере. Все источники, из которых приходят кандидаты, фиксируются системой, что помогает в дальнейшем оценить их эффективность.

При этом риск дублирования абсолютно исключен. Правила дедупликации подскажут рекрутеру или агентству, есть ли уже анкета конкретного кандидата в системе и можно ли ее использовать повторно (например, если данный кандидат уже находится в работе у директора подразделения). Вся история взаимодействия с каждым соискателем сохраняется в его карточке: обращался ли в компанию ранее, был ли принят или на каком этапе получил отказ.

В системе можно настроить под себя не только названия этапов, но и назначить ответственного за каждый этап отбора, настроить для каждого этапа SLA (договоренность между отделом рекрутинга и бизнесом о том, за какое время директор должен предоставить обратную связь по результатам собеседования или перевести кандидата на следующий этап) по предоставлению обратной связи. При записи кандидатов на собеседование рекрутеры будут видеть текущую потребность подразделения в персонале и время, в которое директор сможет принять кандидатов. Это позволит исключить ситуации, когда кандидата записывают туда, где уже нет потребности в новом сотруднике, или на то время, когда директор не готов проводить собеседования.

Пользуясь единой системой, все участники процесса подбора персонала в организации — от рекрутера до руководителя — имеют доступ ко всей информации, могут решать рабочие вопросы непосредственно в системе. В результате не приходится тратить время на созвоны и переписку, заполнение вручную электронных таблиц и прочую рутину.

С таким «сервисом одного окна» топ-менеджеры и HR-директор легче и быстрее контролируют процесс подбора персонала, получают детальную информацию по каждому региону и филиалу. Директора филиалов быстрее и проще комплектуют штат.

При этом пользоваться сервисом SolvoPro довольно просто. Подключается сервис в течение пяти минут. Пятнадцати минут достаточно, чтобы работник любого уровня освоил функционал, в то время как на обучение пользованию традиционными рекрутинговыми системами придется потратить от нескольких часов до нескольких дней.

В течение семи дней потенциальный клиент может пользоваться бесплатной демоверсией с полным доступом ко всем функциям. К тестированию системы можно подключить коллег, чтобы оценить систему в рабочих условиях, выбрать функции, которые действительно нужны и важны для решения бизнес-задач компании. И только потом аргументированно презентовать SolvoPro руководству, оценив ее полезность и эффективность. Переход на платную версию происходит «бесшовно», без потери данных тестового периода: переустанавливать или перенастраивать ничего не придется.

При подключении не потребуется оплачивать дополнительные, ненужные компании услуги, надбавки или комиссии. Клиент сам определяет, какие именно функции и сколько учетных записей ему необходимы. Лицензия на компанию с одним рекрутером и пятью точками стоит всего 24 тысячи рублей в год.

Можно не опасаться за сохранность данных: для каждого клиента используется изолированная инфраструктура, без пересечения с другими клиентами. Данные хранятся на серверах Яндекса (в ЦОД с самым высоким уровнем безопасности и отказоустойчивости Tier III). По желанию клиента систему можно развернуть на собственных, внутренних серверах компании.

Эффективность SolvoPro в цифрах

Анализ эффективности системы в компаниях, нанимающих линейный персонал, показывает, что использование SolvoPro позволяет на 30% снизить затраты на подбор сотрудников. Штат при использовании такого инструмента комплектуется на 50% быстрее. Можно нанять на 43% больше кандидатов, чем за тот же период, но без использования системы, а также высвободить до 50% времени директора филиала, затраченного на подбор сотрудников. В результате компания работает эффективнее. А филиалы на 20% чаще выполняют план выручки.

Таким образом, внедрение системы SolvoPro не просто облегчает и ускоряет набор персонала, но в глобальном смысле позволяет увеличить прибыль компании, уменьшить затраты на рекрутинг персонала и снизить текучку кадров.

ИНН 7703778774 | ООО «ТЕЛЕТЕЛ»

Реклама