Электронный документооборот — один из главных первоочередных этапов цифровизации, демонстрирующий готовность бизнеса к дальнейшим технологическим переменам. «Ростелеком» начал внедрять проект «Безбумажный офис» несколько лет назад, и на данный момент это позволило компании в разы сократить потребление бумаги и значительно ускорить бизнес-процессы. Каких эффектов удалось достичь и чем компания готова делиться с партнерами, рассказывает заместитель директора — директор по работе с корпоративным и государственным сегментами нижегородского филиала ПАО «Ростелеком» Екатерина Соболева.

— Когда и почему стартовал проект «Безбумажный офис»?

— Осознанный переход на электронный документооборот (ЭДО) мы начали еще в 2013 году, а в 2018 году одними из первых в России перешли на электронную форму договора с гражданами. Пандемия значительно ускорила эти процессы, как и другие направления цифровизации. Электронный документооборот — это именно этап цифровизации, один из первоочередных и показательных. Переход на «цифру» в части документооборота как внутри компании, так и при взаимодействии с контрагентами высвобождает главные ресурсы — время и людей, а это и есть главная цель на пути к технологической зрелости.

— Каких эффектов удалось достичь?

— Результаты впечатляющие: в целом по компании по итогам 2022 года удалось более чем в два раза снизить потребление бумаги — с 213 до 97 млн листов. То есть мы сохранили от вырубки более 14 тыс. деревьев. Сейчас на внешний электронный документооборот приходится 50% от общего документооборота, и наша цель — довести этот показатель к концу года до 80–90%. Кроме снижения воздействия на окружающую среду и очевидного сокращения материальных затрат есть еще один важный фактор — хранение информации. Наши облачные ресурсы позволяют нам хранить огромные массивы данных. Однако российский бизнес в условиях активной цифровизации также нуждается в облачных ресурсах, в том числе и крупные компании. Наша задача как крупнейшего российского поставщика услуг центров обработки данных максимально удовлетворить этот спрос.

— Как были перестроены бизнес-процессы в компании? Какие новые инструменты появились?

— В первую очередь мы начали анализировать каждый процесс, раскладывать его буквально по косточкам, чтобы понять, как его оптимизировать и перевести в «цифру». Для этого было создано специальное подразделение — офис трансформации. А затем на основе этой аналитики, стали разрабатываться конкретные механизмы. Например, было внедрено специальное ПО, которое мы назвали «Умная печать»: прежде чем что-то распечатать, сотрудник должен отсканировать QR-код, и система распознает — рабочий документ выводится на принтер или личный, условный реферат для ребенка. Подобный контроль в масштабах крупной компании очень существенен и напрямую сказывается на снижении затрат.

Еще один пример — внутрикорпоративная система Helpme, в которую были переведены все рутинные операции, вроде подачи заявления на отпуск или оформления командировки. Согласование таких документов завершается нажатием кнопки.

— Такие системы могут быть внедрены в любой компании? Или это технологии для внутреннего использования в «Ростелекоме»?

— В любой, но, повторюсь, аналитика первична: все процессы уже должны быть отлажены, программа лишь распределяет конкретные задачи — хаос невозможно оцифровать. Подобная оценка цифрового потенциала требует определенных компетенций, и мы готовы ими делиться — в «Ростелекоме» есть высококвалифицированные специалисты, готовые проанализировать возможности компании и порекомендовать конкретные работающие решения.

Кроме того, у нас есть необходимые мощности, безопасная инфраструктура, чтобы компании могли апробировать ту или иную цифровую идею и только потом принять решение о ее установке. Иногда оказывается, что установка элементарного стабильного Wi-Fi — это уже качественно новый уровень бизнеса, особенно это касается сферы услуг, где зачастую надеются только на мобильный интернет, а зря. Или взять возможности современного видеонаблюдения: из процесса буквального наблюдения технология превратилась в незаменимый аналитический ресурс для ритейла, строительства, банковского бизнеса и многих других сфер.

— Тарифицируются ли подобные консалтинговые услуги? Что нужно, чтобы, например, с помощью «Ростелекома» грамотно начать процесс перехода на ЭДО?

— По сути, только воля руководителя — пока мы не продаем такие консультации. Эта работа и в наших интересах тоже. Развиваются наши партнеры — развиваемся и мы. Во-первых, погружаясь в операционные процессы конкретной компании, мы прокачиваем собственных специалистов: они открывают для себя новые ниши, учатся лучше разбираться в особенностях того или иного бизнеса, чтобы максимально точно отвечать на его же запросы. Во-вторых, задачи у многих компаний похожи, а обмен работающими цифровыми решениями может быть полезен для всех — по принципу win-win, когда нет проигравших. Важно, что благодаря подобным практикам растет уровень взаимного доверия. А это бесценно.

— Если вернуться к собственному опыту «Ростелекома» — как в процессе масштабирования ЭДО менялось взаимодействие с контрагентами?

— Для физических лиц мы запустили электронный договор. Оформление документа происходит непосредственно при подключении — у всех инсталляторов есть планшеты, так что приходить в офис совсем не обязательно.

Для юридических лиц мы внедрили сервис E‑contract. Он позволяет заверять все документы удаленно электронной подписью в личном кабинете на сайте «Ростелекома». Идентификацию обеспечивают «Госуслуги». Это значительно ускоряет документооборот.

— Когда цель в 90% ЭДО будет достигнута, над чем будете работать? Где есть потенциал?

— Мне кажется, над оцифровкой бизнес-процессов можно работать бесконечно. Всегда найдется, что оптимизировать, особенно в условиях повсеместного дефицита кадров и увеличения скоростей — ценность людей и времени будет только возрастать.

ПАО «Ростелеком»

Реклама