Директор по развитию CRM для рекрутинга Talantix Марина Хадина — о повышении эффективности процессов найма и удержания сотрудников

По мере того как в России продолжает снижаться уровень безработицы, компании наращивают конкуренцию за соискателей, число которых не растет. В этих условиях повысить эффективность найма можно за счет его автоматизации. Директор по развитию CRM для рекрутинга Talantix Марина Хадина рассказывает о том, какие процессы в HR-сфере легче всего автоматизировать, почему важно повышать эффективность воронки подбора и зачем компаниям оцифровывать собственные базы кандидатов.

— Как вы сейчас оцениваете ситуацию на российском рынке труда? И как она влияет на процессы подбора персонала?

— Мы видим существенный прирост вакансий от работодателей на нашем портале (Talantix входит в HR-экосистему сервисов hh.ru.— “Ъ”), при этом число резюме от соискателей хотя и растет, увеличивается медленно. Из-за этого hh.индекс, который показывает соотношение активных резюме на одну вакансию, сейчас составляет 3,4 пункта. Это говорит о том, что в России сформировался «рынок соискателя». Для него характерны очень низкий уровень безработицы и дефицит кадров практически во всех профессиональных сферах. Основные причины, с одной стороны, демографический кризис, сокращение численности мигрантов и отвлечение части трудоспособных граждан из-за частичной мобилизации, а с другой — рост спроса на сотрудников в отдельных отраслях экономики.

В таких условиях HR-департаменты вынуждены менять модель своей работы. Раньше компании могли позволить себе, скажем так, быть жадными по отношению к кандидатам: они хотели смотреть много соискателей, увеличивать число входящих к ним предложений, особенно если вакансии не получалось закрыть быстро. Теперь это становится невозможным: никакие усилия по продвижению вакансии уже не дадут такого эффекта. Многие, правда, пока еще этого не понимают и по привычке продолжают требовать большой аудитории кандидатов. Те же, кто понимает, что ситуация изменилась, начинают искать способы повысить эффективность воронки кандидатов.

Воронка подбора — инструмент, который хорошо знаком каждому рекрутеру. Это базовый инструмент, который помогает ответить на вопрос, кого нанимаем и как нанимаем (какие этапы отбора, какой отвал кандидатов от этапа к этапу, сколько на это уходит времени). До последнего времени задачу повысить ее эффективность, то есть увеличить число кандидатов, которые проходят ее от начала до конца и трудоустраиваются, ставили перед собой только наиболее продвинутые предприятия. Теперь работать над этим предстоит, по сути, всем.

— Да, сейчас много стало появляться историй про избалованных вниманием работодателей кандидатов, которые могут вместе с оффером, где прописаны зарплата, соцпакет и так далее, еще попросить, чтобы в столовой компании добавили в меню какое-то определенное блюдо. Но мне казалось, что такие запросы возникают все-таки только у изначально привилегированных категорий соискателей — у тех же IT-специалистов.

— Конечно, именно такие требования характерны для определенных специалистов, особенно для тех из них, кто давно относится к дефицитной категории сотрудников. На тех же IT-специалистов сейчас есть огромный спрос, потому что цифровизация становится частью любого бизнеса в любой отрасли и у кандидатов есть практически бесконечный выбор из рабочих мест. Но сейчас есть и дефицит линейного персонала, к которому ниже требования по квалификации. «Синие новые белые» — за них компании точно также конкурируют друг с другом. Да, таким кандидатам будут предлагать другие вещи: может быть, расширенный ДМС, может быть, организацию детского сада для ребенка, но будут, и он, точно так же, как IT-специалист, будет выбирать.

— То есть конкуренция за сотрудников растет, при этом число тех, кто ищет работу, в ближайшее время вряд ли увеличится. Что могут в этой ситуации сделать работодатели, чтобы эффективнее закрывать свои вакансии?

— Я уже упомянула, что необходимо повышать эффективность работы воронки соискателей и в целом автоматизировать HR-процессы в компании. Автоматизация необходима не только для функции подбора, но и функций оформления, адаптации, обучения и оценки, чтобы улучшать опыт кандидата или уже сотрудника в части его взаимодействия с работодателем. Кроме того, автоматизация позволяет снять с HR-специалистов часть их работы и сделать их деятельность более производительной.

— Часто говорят: чтобы начать внедрять автоматизацию, необходимо сначала отладить все процессы, иначе мы не поймем, что, собственно, нам необходимо автоматизировать в первую очередь. Работает ли это правило для HR-сферы?

— Да, я бы сказала, что при всей важности автоматизации как инструмента повышения эффективности, до того как начинать его использовать, компании должны сделать еще две вещи. Первое — это заново оценить уровень текучести персонала, который есть на их предприятиях. Потому что можно автоматизировать подбор, можно улучшить работу воронки соискателей, но, если эти люди приходят в компанию, но не хотят в ней оставаться надолго, эти действия не имеют смысла. Метафорически выражаясь, это будет попыткой наполнить водой дырявое ведро. Я отмечу, что уже многие работодатели это понимают, пересматривают свои взаимоотношения с текущими сотрудниками и начинают работать над их удержанием. Об этом свидетельствует снижение показателей текучести: мы проводили собственное исследование и выяснили, что он сократился на 5 процентных пунктов по итогам 2022 года — с 21% до 16%. При этом в ключевых отраслях отмечается спад общего количества увольнений во время испытательного срока: если в 2021 году степень текучести кадров в первые три месяца была 12%, то по итогу 2022 года она составила 8%.

Вторая задача, которую компаниям необходимо решить до начала автоматизации, связана с выбором целевой аудитории соискателей, которая соответствует их HR-бренду. Потому что сейчас бессмысленно выходить на рынок труда, если нет четкого понимания, что именно предприятие может предложить кандидатам и каких именно кандидатов оно хочет привлечь. То есть позиционирование себя на рынке труда сейчас становится исключительно важной задачей.

— Хорошо, предположим, что эти два первых шага сделаны. Что дальше?

— Смотрите, дальше для начала необходимо оцифровать HR-процессы. Ведь как во многих компаниях до сих пор выглядит процесс подбора сотрудников? Руководитель отделения приходит в HR-департамент и говорит, что ему нужны новые люди. HR-специалисты публикуют вакансию, ждут откликов и, если они есть, фиксируют их на бумаге или в таблице Excel. Распечатывают их резюме, смотрят их, потом приносят посмотреть нанимающему менеджеру. Он, в свою очередь, или останавливает свой выбор на каком-то из предложенных кандидатов, или отвергает всех, и процесс подбора продолжается. При этом важно понимать, сколько дорогостоящего ресурса — рабочего времени и HR — специалиста и руководителя на самом деле в этой ситуации тратится зря. Например, кандидат понравился, его готовы позвать на собеседование, но за то время, которое HR-специалист ему дозванивался, чтобы позвать на встречу, его уже наняла конкурирующая фирма. Такая проблема может на самом деле быть хронической, но, пока мы не оцифруем процесс подбора, мы ее не увидим.

Поэтому, если возвращаться к стратегии изменения процесса привлечения, я рекомендую начинать с базовой части: начать все фиксировать хотя бы в каком-то виде. Потому что у нас появляются готовые данные, которые могут объяснить, что в нашем процессе подбора идет не так. Попутно, кстати, мы решаем и проблему расхождения во мнениях о том, что происходит с наймом, между HR-специалистами и нанимающими менеджерами, которая регулярно возникает у бизнеса. В этой ситуации HR-специалист, у которого не получается закрыть вакансию, считает, что проблема или в рынке кандидатов, или в вакансии, а руководитель, которому нужны новые сотрудники, зачастую считает, что проблема в работе HR-департамента.

— Да, я помню, hh.ru делал исследование, результаты которого показали, что во многих компаниях HR-специалисты и руководители по-разному видят причины нынешних сложностей в найме и, соответственно, по-разному оценивают эффективность тех или иных мер, которые можно принять.

— Да, такая проблема есть. Конечно, не у всех, но она часто встречается, например, в малом и среднем бизнесе. Поэтому необходима сначала цифровизация, а потом автоматизация HR-процессов.

— Какой набор функций HR-специалиста легче всего автоматизировать?

— Сейчас можно автоматизировать все функции, но не все нужно. И, конечно, это не значит заменить HR-специалистов на роботов — нет. Это значит дать им удобные инструменты, чтобы решать задачи на новом уровне. Например, дать возможность формировать аналитику по воронке найма, сделать возможным онлайн-оформление соискателей или, например, внедрить цифровую адаптацию. Но я бы, выбирая приоритеты для автоматизации, отталкивалась не от того, какой процесс легче автоматизировать, а от того, где у компании может быть больше всего проблем с персоналом. Именно эту часть взаимодействия работника и работодателя надо оцифровать и автоматизировать в первую очередь, потому что это будет максимально эффективным решением. Хорошо, если проблемы есть в том, как выстроен процесс найма — это легче всего перевести в «цифру». Но проблемными могут быть и другие части процесса работы с персоналом. Например, можно представить себе ситуацию, в которой у компании хорошо выстроена воронка соискателей, процесс найма отлажен, однако она теряет данные о тех, кто по каким-то причинам не прошел один из этапов подбора. На нынешнем рынке труда, особенно если компания ведет подбор в узкоспециализированной сфере или на определенной территории, так работать уже не так эффективно — всех, с кем компания проконтактировала в процессе найма, очень ценно занести в собственную базу кандидатов.

— В чем смысл создания такой базы?

— Смотрите, при подборе кандидатов для работы в любой компании есть какое-то число человек, которые не доходят до стадии оффера. При этом в части случаев причина, по которой они из кандидатов так и не превратились в работников предприятия, мало связана с тем, насколько они подходят по своим профессиональным компетенциям. Кто-то устал ждать и принял оффер от другого работодателя, у кого-то пока был перерыв по семейным обстоятельствам, до кого-то не дозвонились сразу, кто-то не подошел по месту проживания, кого-то не устроил график. Но все эти обстоятельства могут измениться: у предприятия есть еще такие вакансии, могут поменяться часы работы, открыться новое отделение, появиться какие-то новые привлекательные характеристики. Тогда эти люди, которые раньше ушли в отказ, могут снова оказаться интересными, и поэтому важно сохранить их данные и контакты, чтобы иметь возможность впоследствии снова пригласить их на собеседование. Опять же привлечение таких соискателей будет для компании дешевле, так как они уже прошли часть воронки для кандидатов. Следовательно, на них ресурс на привлечение и время на первичный отбор уже тратить не нужно. Возможность сэкономить на подборе на текущем рынке труда очень важна, так как из-за нехватки кандидатов процесс найма требует все больше ресурсов в целом и стоит все дороже.

— Как создаются такие собственные базы? Каким функционалом они могут обладать?

— Тут все достаточно стандартно: эталон сформирован зарубежными системами — импорт откликов отовсюду и их сохранение. В отдельных случаях также предусмотрены ранжирование и рекомендации по резюме. Такой функционал позволяет хранить информацию о кандидатах в удобной форме и быстро при необходимости связаться с ними. Еще одно немаловажное преимущество собственных баз в цифровом виде — возможность защитить их от кражи, что опять же в условиях нынешней конкуренции за кандидатов может стать крайне актуальной проблемой.

— Вы имеете в виду ситуацию, когда HR-специалист переходит на работу в другую компанию и забирает с собой контакты потенциальных соискателей?

— Конечно, такие случаи не редкость, и, если все контакты, все отклики и все резюме есть у специалиста в виде бумажных документов, никто не может помешать ему забрать часть из них с собой или переписать основные данные. А вот если у вас собственная база кандидатов в цифровом виде, то сделать это будет уже гораздо сложнее: там больше информации, ее нельзя выгрузить на внешний носитель. Кроме того, компании будет проще юридически регламентировать условия ее пользования, и в том случае, если данные все же пропадут, того, кто их украл, можно будет привлечь к ответственности.

— Хорошо, значит, у нас может появиться новый эффективный инструмент. Но возникает вопрос: как компании выбрать, заниматься ей созданием такой базы самостоятельно или достаточно купить стороннее решение? Такой же вопрос можно задать и про автоматизацию процесса подбора в целом?

— Российские компании достаточно много лет отставали по уровню проникновения цифровых технологий от западных стран, однако инвестиции в эту сферу последние годы росли. Сейчас мы можем насчитать уже более десяти основных решений в области управлении процессами подбора, которые доступны российским заказчикам — все они непрерывно развиваются. Так что выбор есть.

Конечно, крупные предприятия могут выбрать путь создания собственного решения, но это дорого и имеет смысл только в том случае, если у них есть уникальные потребности, которые требуют от такого продукта уникальных характеристик. Большинству же компаний подойдут готовые решения на рынке — опять же они сейчас быстро развиваются.

Главное тут для каждой компании — начать движение в этом направлении, чтобы начать оптимизировать HR-процессы с учетом новых реалий, пока конкурент не начал забирать у вас кандидатов.

Беседовала Анастасия Мануйлова