Как выбрать решение для автоматизации закупочной функции

Всем организациям независимо от специализации нужны определенные товары или услуги. Чем больше компания, тем сложнее ее закупочная деятельность. Одним подразделениям требуются средства для уборки, другим — компьютеры, третьим — сырье для производства и т. д. Номенклатура товаров и услуг может исчисляться сотнями наименований, а затраты на закупку составлять от 25% до 65% от выручки. Мнением о сфере закупок делится компания B2B-Center, разработчик платформы B2B Altis.

Cложность процесса закупки определяется не только объемом запросов, но и многоэтапностью, которая включает в себя поиск и выбор поставщиков, формирование заявок, заключение контрактов и множество других звеньев. И если хотя бы одна часть общей цепи «сбоит», страдает весь процесс целиком. Даже небольшая опечатка может создать «эффект бабочки» и существенно повлиять на сроки и стоимость закупок. Головная боль любого закупщика — дублирование платежей, нецелевые расходы, задержка поставок, переполнение складов и т. д. Проблемы возникают тем чаще, чем выше зависимость каждого из звеньев от ручного труда.

Как обеспечить снижение затрат, найти надежных поставщиков и сделать так, чтобы все части закупочного процесса работали слаженно

Ответом на этот вопрос становится автоматизация закупок. Современные технологии позволяют автоматизировать до 80% текущей работы, от составления заявок до анализа результатов, и сделать процесс намного проще, эффективнее, быстрее и экономичнее. Сегодня, по разным экспертным оценкам, уровень автоматизации отечественных компаний в сфере закупок составляет в среднем 25–30%, и современные реалии подталкивают их двигаться дальше.

Как правильно выбрать продукт для автоматизации закупок

Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо отталкиваться от нескольких факторов — текущих задач в сфере закупок, доступного бюджета и уровня цифровизации.

Если бизнес нуждается в постоянных закупках и поиске новых поставщиков и при этом стоимость товаров высока, такой компании имеет смысл ориентироваться на решения, которые позволяют автоматизировать закупочный процесс целиком. Ранее подобного рода платформы поставлялись на наш рынок исключительно западными вендорами, но в последние годы на их место пришли отечественные разработчики. На рынке доступно немало российских ИТ-решений, которые хорошо зарекомендовали себя в автоматизации закупочного процесса. Среди них — облачная SRM-платформа B2B Altis, которая включает все необходимые для автоматизации закупок модули (заявки, оценка поставщиков, тендеры, контракты, закупки из каталога, организация поставок и др.) и выступает полноценным аналогом одной из наиболее популярных ранее SRM-систем — SAP Ariba.

Каждый из модулей можно внедрять отдельно в зависимости от текущих приоритетов. Допустим, закупщик уже заключил долгосрочные контракты на поставки и в его стратегические задачи не входит поиск поставщиков и проведение тендеров. Его основная головная боль — обеспечить регулярность заказов и спланировать оптимальный объем закупок. Для решения этих задач можно использовать модуль «закупки из каталога», а также «планирование и аналитика». Первый обеспечивает корректный заказ из каталога выбранного поставщика с учетом цен, скидок, объемов и сроков доставки, зафиксированных в контракте, второй будет с нужной регулярностью напоминать, что, когда и в каком объеме следует закупить.

Бывают ситуации, когда внедрение сложных дорогостоящих решений вообще нецелесообразно — например, если предметы закупок не носят стратегический характер и имеют невысокую стоимость. Такие закупки можно передать сотрудникам компании, вооружив их простым и удобным инструментом для «самостоятельной работы». Для автоматизации быстрых закупок простых и недорогих товаров подходят корпоративный интернет-магазин (КИМ) и облачное решение Altis P2P, которое является частью платформы B2B Altis и может быть интегрировано с ERP-системами заказчика.

Как добиться максимального эффекта от автоматизации

Если за разные звенья закупочного процесса отвечают разные системы, это приводит к ошибкам, потере информации, времени и контроля над расходами. Максимальный эффект достигается через создание сквозного закупочного процесса, когда все его звенья реализованы и контролируются в одной системе. B2B Altis обеспечивает всем участникам цепочки закупок доступ к единой информации и позволяет мгновенно обмениваться данными, экономя время на звонках и переписке по почте. Как следствие, длительность срока от заявки до приема товаров сокращается в 2–3 раза.

Выбирая продукт, оптимально ориентироваться на партнеров, которые владеют экспертизой не только в ИТ, но и в сфере электронных торгов. B2B-Center, разработчик платформы B2B Altis, находится на стыке этих направлений, совмещая в своем портфолио ИТ-решения для автоматизации закупок и более 20 лет опыта проведения электронных торгов. Понимание ключевых правил сорсинга поставщиков и проведения тендеров позволяет компании настраивать свою платформу оптимальным образом. Решение не только обеспечивает пользователям средство для ведения закупочной деятельности, но и открывает доступ к многотысячной базе проверенных поставщиков.

Как измерить эффект от автоматизации закупок

Приоритетом любого закупщика является контроль затрат. По усредненным показателям компаний, которые уже внедрили B2B Altis, автоматизация повышает общую эффективность и рентабельность бизнеса и влияет на многие показатели. В частности, прирост EBITDA может составить 2–3%. Также можно добиться снижения закупочных цен до 18% и до 30% сократить операционные издержки. Эти цифры достигаются за счет прозрачности процесса закупок, наилучших ценовых предложений и исключения предвзятости.

12+

АО «ЦРЭ»

Реклама