Офисная виртуализация
Современные технологии позволяют в некоторых случаях минимизировать затраты на организацию рабочих мест сотрудников, что для многих компаний является второй по величине статьей расходов после заработной платы персонала. Одним из путей сравнительно безболезненной экономии можно считать создание частично «виртуального» или распределенного офиса.
Содержание одного рабочего места (без учета капитальных затрат в оборудование) в среднем составляет до 15-20% от общих расходов на сотрудника (для непроизводственных компаний, арендующих помещение). Уже в октябре прошлого года, когда проблемы в экономике стали очевидны, началось «большое переселение». Стремясь снизить расходы, предприятия самого разного профиля занялись поиском более дешевых помещений для размещения своих офисов. Из бизнес-центров класса «А» фирмы переезжали в класс «В», а оттуда, в свою очередь, потянулась вереница «мигрантов», готовых обосноваться на окраине города. Были и такие, впрочем, кто подошел к решению проблемы экономии радикально. «В прошлом году мы арендовали офис площадью более 150 кв. м в одном из новых бизнес-центров. Для восемнадцати сотрудников это было, конечно, многовато, но мы надеялись расти дальше», — объясняет Михаил Петров, владелец одной из новосибирских компаний, оказывающих консалтинговые услуги в сегменте b2b. Однако кризис, по его словам, заставил пересмотреть планы. Количество заказов сократилось, при этом каждый заработанный рубль стал обходиться дороже. Чтобы удержаться на плаву, господину Петрову пришлось искать способ существенно урезать расходы там, где это не повредило бы работоспособности предприятия. «Мы перешли на «полуподпольный» режим работы», — шутит бизнесмен. С нового года большая часть сотрудников компании господина Петрова (четырнадцать человек) работают дома. Офис переехал в существенно более скромное помещение (порядка 20 кв. метров), где осталось всего пять рабочих мест. Остальные же компьютеры связаны теперь с «базой» по удаленной сети. «Удивительно, но с чисто практической точки зрения, разницы в работе очень мало. Мы ведь даже когда сидели в одном офисе, нередко перестукивались в «аське», когда нужно было что-то спросить. Основная работа с клиентами у нас происходит либо по телефону и электронной почте, либо на месте. Так что некоторые теперь бывают в офисе не чаще одного раза в неделю», — отметил господин Петров.
В результате, только экономия на арендной плате компании превысила 120 тыс. рублей в месяц. Еще порядка 20 тыс. удалось выкроить на радикально снизившемся интернет-трафике. Не секрет, что тарифы провайдеров для частных лиц все еще существенно ниже ставок для корпоративных клиентов. Например, новосибирская компания «Новотелеком» предлагает сегодня услуги по созданию распределенной сети для корпоративных клиентов. При этом минимальная стоимость обслуживания одного канала (на скорости связи 1024 кБ в секунду) составит 3,6 тыс. руб. в месяц. Подключение же на аналогичной скорости для частных лиц в той же компании стоит 640 руб. в месяц. У компании «Сибирские сети» минимальная абонентская плата за предоставление трафика на той же скорости для юридических лиц 3,99 тыс. руб., а частному лицу интернет обойдется в среднем от 550 руб. в месяц.
Работа на дому, впрочем, — это крайний случай экономии. Часто работа компании построена по принципу двух окон: распределение всех операций на front-office, где принимают клиентов, который может по-прежнему находится в престижном районе, и back-office, который вполне можно расположить на окраине, где арендная ставка может быть ниже на 50% и более.
Как объясняют специалисты IT, современные средства коммуникации позволяют объединить в одном «виртуальном» офисе даже сотрудников, находящихся на разных континентах — что уж говорить об одном городе. И все это дает значительную экономию средств при высокой эффективности работы.
На предоставлении подобных услуг специализируются некоторые IT-компании. Например, столичная компания «Алмитек» даже выделила создание «распределенного офиса» в отдельную услугу, и предлагает ее с декабря прошлого года клиентам. Для реализации программы в «Алмитеке» используют решение Virtual Desktop Infrastructure (компании VMware), которое позволяет обеспечить удаленный доступ ко всем необходимым корпоративным информационным системам с любого компьютера, подключенного к интернету «высокой степени информационной безопасности». Представитель «Алмитека» Мария Чернышева признает, что спрос на такую услугу в России пока только формируется, хотя на Западе «подобная практика уже набирает обороты».
Основными потребителями подобного рода услуг, по словам госпожи Чернышевой, являются фирмы среднего размера — со штатом в 300-500 человек. «Конечно, это позиции, не требующие постоянного присутствия в офисе. Условно можно выделить основные группы, подпадающие под выселение: маркетинг, финансисты, плановики, аналитики. Но в каждом индивидуальном случае, естественно, необходимо просчитывать возможность частичного присутствия работников той или иной службы в офисе. Более крупные компании более забюрократизированы и менее гибки в принятии решений о распределении, а мелким фирмам зачастую просто некуда сокращаться, да и стоимость решения не окупается за счет масштаба», — поясняет Мария Чернышева.
По ее словам, первыми клиентами компании по внедрению «распределенного офиса» стали банки. Существенный интерес к этому способу минимизации издержек проявляют и компании, сами занимающиеся высокими технологиями — преимущественно за счет информированности о технологических новациях и тенденциях в этой сфере.
По оценкам специалистов «Алмитека», «распределенный офис» позволит снизить операционные расходы, связанные с оплатой труда и содержанием персонала как минимум на 30%. Мария Чернышева отмечает также и косвенный эффект: например увеличение гибкости и организованности структуры.
Новосибирские ИТ-компании только-только присматриваются к этому сегменту. Первый заместитель генерального директора компании «ТТК-Западная Сибирь» Дмитрий Васильев говорит, что планы вывести на рынок такую услугу у его компании были еще пять лет назад, однако тогда особенного спроса на нее ТТК на местном рынке не ощутила. «Сегодня, особенно в условиях кризиса, такая услуга может оказаться востребованной. Сотрудники, работающие не в офисе, а по месту жительства, могут продолжать общаться друг с другом посредством привычного короткого телефонного номера, обмениваться сообщениями, пользоваться собственным корпоративным порталом и принимать звонки от клиентов. Изменится только расположение рабочего места. Конфликта интересов оператора в переносе подключения клиента из офиса в квартиру нет. Если клиент решил просто отказаться от аренды офиса в бизнес-центре — он откажется и будет потерян оператором, а при подключении услуги «домашний офис» оператор сохраняет часть доходов и самое ценное — клиента. Мы планируем начать предлагать услугу домашнего или мобильного офиса клиентам уже во втором квартале текущего года», — пояснил Дмитрий Васильев. По его словам, затраты на подключение услуги будут зависеть от того, требуется ли покупка лицензионного программного обеспечения и серверной платформы, подключения необходимого числа телефонных номеров и линий.
«Услугу домашнего офиса нельзя назвать «пакетной». Ее придется настраивать под каждого конкретного клиента. Задача осложняется тем, что при ее реализации используется не одна сеть конкретного оператора, а множество сетей различных провайдеров, обладающих различными характеристиками, построенными по разной технологии и обеспечивающих различное качество. Так, качество услуги будет зависеть от качества сетей интернет-провайдеров, к которым подключены квартиры сотрудников», — пояснил господин Васильев. Реализовать такой проект организация, по его мнению, может и самостоятельно — это вопрос времени и наличия специалистов должной квалификации. Но можно воспользоваться услугами оператора связи, который сделает это профессионально, и в конечном итоге дешевле. «Многое зависит и от того, какие программные приложения использует компания и на какой платформе привыкла работать. Есть «тяжелые» приложения, которые требуют больше ресурсов и могут работать медленнее, чем на офисной сети 100 Мбит/сек», — уточнил Дмитрий Васильев.
Специалисты IT-компаний, впрочем, признают, что развитие данного направления задерживается отсутствием в России сложившейся практики электронного документооборота в принципе. Определенные сложности при «виртуализации» офиса могут возникнуть и в чисто психологическом плане. Заставить себя работать в обычном ритме дома может оказаться ничуть не меньшей проблемой, чем добираться ежедневно до офиса, преодолевая пробки.