Службы спасения

Корреспондент BG СВЕТЛАНА ХАНИНАЕВА попыталась разобраться в антикризисных технологичных средствах, способных помочь компании сэкономить в тяжелое время. В частности, к таковым могут быть отнесены использование программного обеспечения на основе открытого кода (open source) и аутсорсинг IT-процессов, который окупается в десяти случаях из десяти.

Виртуальный сотрудник

Подавляющее большинство компаний предпочитает видеть сотрудников в офисе пять дней в неделю, и потому упоминание о фрилансерах вызывает у них вздох зависти. Сейчас самое время пойти навстречу сотрудникам: переход на удаленную работу может быть воспринят ими положительно даже при некотором уменьшении заработной платы.

Тем не менее компании не решаются на такой шаг, поскольку тут же возникает множество вопросов, один из которых — как проконтролировать занятость сотрудника?

Игорь Поляков, исполнительный директор локализационной студии Team Fifty Seven, применяющей технологии удаленной работы как в офисах России и Польши, так и по всему миру, считает, что решающий фактор в данном случае ответственность работника: "Благодаря большому количеству сотрудников и партнеров по всему миру мы можем достаточно оперативно реагировать, когда что-то идет не так. На качестве работы это не сказывается — мы держим свою планку работ, порой даже исправляя ситуацию за свой счет".

При аудите производительности труда сотрудников часто выясняется, что объем работы не всегда соответствует полной ставке. В этом случае имеет смысл отказаться от штатного работника либо сотрудничать с ним на проектной основе. Либо воспользоваться услугами фрилансеров. По мнению Игоря Полякова, это позволяет использовать средства компании более эффективно: "Не набирая в штат на постоянную работу переводчиков и давая им возможность работать удаленно, мы экономим не только деньги, но и время. Сотрудничая с партнерами в разных странах, мы можем выбирать лучших и отсеиваем всех, кто просто хочет сидеть в офисе и ничего не делать".

Лучшее — враг хорошего

В период развития компании активно закупают программное обеспечение. Очень часто количество пользователей при покупке указывается "с запасом", а продление таких лицензий производится автоматически. Между тем разница в стоимости 50 и 100 лицензий на популярный пакет организации документооборота и совместной работы Lotus Notes может составить десятки тысяч долларов в год. В том случае, если количество пользователей сократилось, разумным шагом будет обновление контракта с поставщиками ПО с учетом кадровых изменений.

Программное обеспечение на основе открытого кода (open source) может сослужить неплохую службу в деле экономии корпоративного бюджета. Практически все привычные офисному работнику программы — от офисного пакета до операционной системы — заменяются на бесплатные аналоги. К примеру, замена связки Microsoft Windows Vista и Office на Linux и OpenOffice позволит сэкономить около 16 тыс. рублей в расчете на одного сотрудника. На open source можно построить всю корпоративную сеть, существенно сэкономив на стоимости ПО. Главное здесь — необходимость иметь в штате высококвалифицированного сотрудника с большим опытом установки и эксплуатации приложений с открытым кодом. Ошибки в настройке почтового сервера или брандмауэра могут привести к похищению или потере данных. Кроме того, работникам придется потратить много времени на освоение новых программ. В некоторых случаях замена ПО от лидера индустрии на более дешевый аналог позволяет снизить затраты на 50% без функциональных потерь.

Сервис дешевле

Исследование, проведенное Gartner, показало: несмотря на общее снижение расходов компаний на IT, составившее 3,8%, некоторые области рынка высоких технологий растут благодаря востребованности предлагаемых решений. К таковым, в частности, относятся инструменты для проведения интернет-конференций и совместной работы. Из удобных бесплатных решений можно отметить, к примеру, сервисы Google (Google Docs, Google Analytics и т. д.), позволяющие осуществлять одновременный просмотр и изменение документов, а также предоставляющие другие возможности для удаленной работы.

Кроме того, отмечается рост популярности приложений, работающих по схеме SaaS (Soft as a Service). В таких случаях компания платит не за покупку программного обеспечения, а за его аренду. SaaS позволяет автоматизировать процессы, не относящиеся к числу основных, которые обычно находятся в зоне ответственности IT-департамента. В частности, в среднем и малом бизнесе использование такого сервиса позволяет заменить ERP-систему, на дорогостоящее внедрение которой ушли бы многие месяцы.

В исследовании консалтинговой компании Capgemini сообщается, что аутсорсинг IT-процессов окупается в девяти случаях из десяти. Так, 85% респондентов сэкономили на его использовании как минимум столько же, сколько на него потратили, а 26,4% компаний достигли стопроцентного возврата инвестиций, сэкономив в два раза больше, чем потратили. Более того, 94,8% респондентов смогли увеличить акционерную стоимость своих компаний посредством аутсорсинга. Андрей Шабанов, управляющий директор компании UCMS Group СНГ, утверждает: "Общие затраты на использование SaaS-систем значительно меньше инвестиций в проекты автоматизации того или иного вида деятельности предприятия. При этом они предсказуемы и постоянны в течение длительного времени. И для некоторых заказчиков эта особенность является не последней причиной перехода к модели SaaS".

Существенным достоинством модели является крайне малый срок внедрения системы: пилотный образец, развернутый на стороне поставщика услуг, доступен заказчику сразу же после выдачи логина и пароля. Безусловно, на доработку системы под нужды определенного заказчика также требуется время, но значительно меньшее, нежели месяцы и годы, уходящие на внедрение ERP-систем. К примеру, в компании Ehrmann с 2002 года используется аутсорсинг расчета заработной платы. Пользуясь сервисом, Ehrmann экономит на содержании IT-специалистов, дополнительных позиций в бухгалтерии и, наконец, приобретении и поддержке ERP-модуля с аналогичными функциями.

"В условиях экономического кризиса особенно актуально еще одно преимущество SaaS. Приобретая лицензии на оффлайновые системы, заказчик вынужден делать единовременные и довольно крупные инвестиции в проект,— говорит господин Шабанов.— А в случае с SaaS программное обеспечение оплачивается небольшими порциями за каждый период использования системы".

Подход, безусловно выгодный тем, что удешевляет решение, налагает при этом определенные ограничения: поскольку поставщик услуги одновременно продает ее множеству компаний, такие решения являются тиражируемыми. Это значит, что, хотя некоторая адаптация услуги под нужды заказчика возможна, полная функциональная перестройка системы, как в случае с ERP-решениями, будет экономически невыгодна. Кроме того, при использовании традиционного ПО можно, оставив в компании работающее решение, сменить интегратора, чего нельзя сделать в случае с SaaS: как правило, в роли поставщика услуг здесь выступает сам разработчик или единственный на территории страны интегратор. К тому же, если ведется постоянная работа с филиалами в регионах, не стоит забывать о необходимости широкополосного подключения к интернету для нормального функционирования сервиса. В остальном SaaS — концепция, на которую стоит обратить внимание в целях экономии бюджета.

Решение проблемы экономии средств часто лежит на поверхности. Следящий за развитием технологий руководитель всегда найдет метод, благодаря которому компания сможет выйти из самой сложной ситуации. Нелегкая работа по оптимизации ресурсов компании с помощью информационных технологий в чем-то напоминает чистку авгиевых конюшен, но в конечном счете позволяет сэкономить существенные средства — и, возможно, даже оставить в компании сотрудников, которых из-за дефицита бюджета предполагалось сократить.

Источник: Gartner.