Если вы думаете, что секретарю требуется исключительно ноги Шерон Стоун, рот Джулии Робертс или глаза Деми Мур, то вы глубоко заблуждаетесь. Как и в любой другой профессии в секретарской судьбе самая большая сложность — уметь не просто аккуратно сшивать документы, но и угадывать настроение своего шефа или его посетителей.
Согласитесь, умение профессионально пользоваться искусством делового общения может помочь любому в его карьерном росте. Поверьте, для этого не всегда хватает обычных курсов и спецсеминаров.
Дай мне хоть один шанс...
Если вы стремитесь к своей цели упорно, с энергией бульдога, преследующего кошку, то ничто в нашей галактике не сможет вас остановить...
Дейл Карнеги
Секретарем может стать каждый. Даже после средней школы. Хотя для этого потребуются рекомендации ваших знакомых.
Кроме такого простого пути трудоустройства, есть путь еще более простой. Попробуйте закончить курсы или специальные школы, получить диплом и...
Впрочем, многие учебные заведения предпочитают готовить секретарей из тех, кто уже имеет высшее образование.
Ливиу Терентий, директор Международного центра обучения при МИДе:
— Человеку с высшим образованием не нужно учиться 2 года вместе с девочками, закончившими школу. Достаточно двух месяцев. На свои курсы мы предпочитаем принимать слушателей с высшим гуманитарным образованием и знанием английского языка.
В других учебных центрах с образовательным цензом дела обстоят проще. Абсолютное большинство руководителей курсов уверены, что высшее образование для их слушателей не имеет значения. А в Гуманитарно-экономическом женском институте при Академии Плеханова специально набирают на курсы серетарей исключительно выпускниц средних школ, добавляя при этом, что "переделать сформировавшегося человека сложнее, после школы девушки легче осваивают новые предметы".
Правда, в этом институте - отборочный конкурс (19 человек на место) да еще придется учиться четыре года. На что решится не каждый. Но четыре года спустя выпускница (молодых людей в институте просят не беспокоиться) получает диплом экономиста-референта и два образования: экономическое и гуманитарно-лингвистическое.
А помимо прочего, вас обучат верховой езде, бальным танцам и другим премудростям светского поведения.
Валентина Юскаева, генеральный директор Гуманитарно-Экономического женского института при Академии Плеханова:
— Секретарь — это мировоззрение. Мы из девушек делаем советников президента. Секретарь — это мировоззрение. Помогаем полюбить себя и других. У нас жесткие требования. Хотите — назовите это казармой. Наш студент должен быть очень дисциплинированным и собранным. Должен быть абсолютно лоялен и предан. Девушки не имеют право обижать друг-друга, быть доброжелательными к тому с кем они общаются — их обязанность.
Выбор профессионального пути на первый взгляд может показаться столь же легким, как и выбор нового фасона платья или ресторана для семейного отдыха. Но в действительности это не так. Достаточно открыть дверь в один из шестисот центров подготовки секретарей (и это только в Москве!)
Сделав первый шаг, вы должны твердо знать зачем делаете второй. Потому что на одних курсах готовят секретарей-машинисток. На других — референтов.
В одних школах пообещают обучить основам секретарского дела: компьютер, делопроизводство, этика деловых взаимоотношений, подбор гардероба, макияж, сервировка стола и... еще двести девяноста девять способов чувствовать себя уверенно за серетарским столом. После таких курсов можно смело рассчитывать на должность секретаря в государственной или коммерческой организации. С окладом, как уверяют рекрутеры, от 300 000 рублей до $ 200.
Другие центры предложат более глубокие знания с элементами бухгалтерского учета, экономики, менеджмента, иностранных языков. С такой подготовкой можно стать референтом с зарплатой (по словам тех же специалистов по рекрутингу) не ниже $300 в месяц.
Впрочем, такие зарплаты в среднем по Москве. По данным рекрутеров, в Санкт-Петербурге референт в среднем может рассчитывать на $200-$300 в месяц, в Ижевске - от $150 до $200, в Тольятти - от $100 до $500, в Екатеринбурге - от $100.
Большинство школ секретарей обещает работу в коммерческих структурах. Некоторые ориентируются на государственные и муниципальные структуры.
Например, по словам сотрудников Центра компьютерного обеспечения при МГТУ им.Баумана, выпускники в лучшем случае могут научиться печатать на машинке и обращаться с компьютером. За пять недель английского языка придется дополнительно заплатить 455 000 рублей.
А тем, кто уже имеет какое-то представление о работе секретаря, в учебных центрах "Шанс" и "Феликс" могут повысить квалификацию. Тем, кто непременно желает работать в государственных учреждениях, стоит обратиться в центр "Время" (по направлениям от Префектуры или Департамента труда и занятости в нем можно учиться бесплатно) или Международный центр обучения при Министерстве иностранных дел.
Впрочем, большинство учебных центров кроме традиционной машинописи обещает научить основам бухгалтерского учета и кадровой работы, психологии общения с посетителями, иностранному языка, а то и двум.
--------------------------------------------------------
В России должность секретаря в государственный аппарат ввел Петр I, подписавший указ о секретарском чине.
В Генеральном регламенте государственных коллегий от 27 февраля 1720 года говорилось: "... Должность чина секретарского в том состоит, что ему на всех приходящих писем и доношениях нумера подписывать, и на них числа, когда подано приписывать и об оных без всякого подлога и пристрастия, но по нумерам и числам доносить".
Первые курсы секретарей были основаны в 1926 году. Эти "Курсы стенографии и машинописи" существуют до сих пор, но сейчас на них учат не только умению стенографировать и печатать на машинке.
-------------------------------------------------------
Цель оправдывает средства
Как рассказывал заведующий отделом супермаркета, он скорее бы принял на работу секретарем девушку-продавца, не закончившую начальную школу, но обладающую чарующей улыбкой, чем доктора философии с постным лицом. Потому что для клиента ваша улыбка говорит: "Вы мне нравитесь. Вы делаете меня счастливой, я рада вас видеть".
Дейл Карнеги
Естественно, обучение на курсах — всего лишь средство. А цель — получить интересную работу с высокой зарплатой. Что не всегда удается.
Мария Домникова, председатель правления Клуба профессиональных секретарей:
— Очень часто выпускники курсов, школ, колледжей и учебных центров, имея в руках красивый диплом секретаря-референта, остаются один на один с проблемой: как найти работу. Как выясняется при собеседовании, многие девушки, закончившие те или иные курсы, ничего не умеют делать, кроме как печатать и включать компьютер. Они не имеют никакого представления о самой профессии секретаря.
На курсах, как правило, обучают только слепой машинописи или знаниям компьютера, забывая о нюансах, определяющих индивидуальный почерк секретаря. Качество многих школ, особенно многопрофильных, оставляет желать лучшего.
Татьяна С., секретарь:
— Заплатив $ 200 за два месяца обучения на курсах московского учебного центра "Европа", я поняла, что ошиблась в выборе. Нас учили, как говорится "галопом по Европам": машинопись, стенографию и делопроизводство читал один и тот же преподаватель. В стенографии нам показали как обозначаются буквы (что можно узнать в любом специальном учебнике), и не дали никакой практики.
Некоторых, обещанных рекламой, предметов, не было вообще. Так я до сих пор имею смутные представления об "этике и психологии делового общения". Не было и обещанных фирмой зачетов и экзаменов. Нам выдали сертификат международного образца, а машинописи учили только на русском языке.
Лена Б.,
— Я уже работала секретарем и хотела повысить свою квалиффикацию. Заплатила 400 000 рублей в центре обучения "Перспектива", а когда получала сертификат, было жаль потраченного времени. Мало того, что программы никто из преподавателей не придерживался, им явно не хватало времени, чтобы уделить студентам должное внимание — наша группа была самой маленькой, а в ней было 20 человек.
Конечно, соломку подстелить удается не всем и не всегда. Поэтому, как советуют специалисты по рекрутингу, получать специальность секретаря лучше там, где вас обещают трудоустроить. Хотя, как вы понимаете, обещания не всегда следует принимать на веру.
Павел Хлебников, президент учебного центра "Шанс":
— Сейчас появилось множество курсов, обещающих трудоустроить в течении нескольких дней или недель. Так поступают в "Имидже" или "Топазе". По меньшей мере это несерьезно, по большей — надувательство.
Мы занимаемся трудоустройством наших выпускниц. Но это может произойти через неделю, через месяц или через год — никто не знает. Главное — гарантировать, что центр будет заниматься выпускницей пока она не трудоустроится.
Более того, первое, на что обращают внимание работодатели - не название курсов, диплом диплом или сертификат. Большинство ищет в секретаре то, что по их мнению, должно отвечать интересам фирмы.
Дмитрий Гудзенко, директор центра компьютерного обучения при МГТУ им. Баумана:
Нельзя сказать, что чем моложе секретарь — тем его проще устроить. В основном работодателей интересуют профессиональные навыки. Часто к нам обращались с просьбой найти секретаря 40 лет. Главное в секретаре — умение работать с людьми. Навыкам можно научить, а вот культуре человеческих отношений — нет.
Тамара Авдонюшкина, директор Учебного центра "Феликс":
— Мой секретарь Людмила закончила другие курсы, но они не смогли ее трудоустроить. Хотя и обещали. Она оказалась хорошим исполнителем и творческим человеком. И знаете, что меня привлекло в ней? Когда она впервые пришла — улыбалась.
Но если ваша улыбка не очаровала предполагаемого работодателя или он вас почему-то не устроил, всегда можно воспользоваться услугами консалтинговых фирм. Правда, при этом нужно быть готовым к тому, что экзамен на профессионализм будет более жестким, чем на секретарских курсах.
Наталья Прохорова, эксперт по кадрам консалтинговой компании Eurospan:
— Мы подбираем секретарей-референтов для наших постоянных клиентов. Обычно мы уже знаем какой человек требуется фирме. Если фирма-клиент начинает работать с нами впервые, мы очень тщательно знакомимся с ней, ее руководителями, коллективом, изучаем требования, предъявляемые к сотрудникам.
Поэтому мы можем с уверенностью предложить заказчику сотрудника с определенным типом характера. Так, например, в одну фирму нужен пунктуальный, податливый, исполнительный сотрудник, в другую — энергичный, агрессивный, настойчивый.
Большое внимание при отборе кандидатов уделяется внешним данным. Конечно, для компании не важно голубые у вас глаза или карие. По крайней мере, у нас не было случая, когда секретаря взяли бы только благодаря внешним данным. Хотя, если девушка отвечает всем требованиям компании, да еще имеет прекрасную внешность, то преимущество на ее стороне. И, конечно основное требование к секретарю, что он должен быть аккуратным, организованным и исполнительным.
Впрочем, как выяснилось в разговоре с выпускницами и учащимися курсов, главный критерий при выборе работы — зарплата.
В государственные учреждения, как считает директор Учебного центра "Время" Александра Шиманова, девушки идут охотно. При зарплате в 300 000-500 000 рублей вас ждут четкий график работы (обычно не более 8 часов в день), оплачиваемый отпуск, больничный.
После окончания МИДовских курсов, считает директор Ливиу Терентий, многие девушки-секретари остаются довольны зарплатой 200 000-250 000 рублей в месяц, потому что у них есть реальная возможность работать за рубежом.
Тамара Авдонюшкина, директор Учебного центра "Феликс":
— В последнее время мы трудоустраивали своих выпускниц в российские фирмы, потому что девушки плохо знают английский язык. Стартовая зарплата $ 200-300. Но бывает, что устраиваются на высокую зарплату без знания языка и без опыта работы. Это - скорее всего исключение.
Но вы вполне можете расчитывать, что после некоторых курсов вас ждут в банках или иностранных компаниях. Хотя, требования к сотрудникам при этом растут с геометрической прогрессией. Например, зарплата выпускницы курсов при Плехановском институте, работающей секретарем в московском представительстве итальянской фирмы Sekundo Mano сейчас около $ 3 000. Но при этом она владеет четырьмя языками и выполняет работу заместителя директора.
Естественно, чтобы стать помощником или заместителем директора мало закончить курсы.
По словам одного из начальников отдела коммерческого банка, настоящим референтом могут стать не просто трудолюбивые, но дисциплинированные и требовательные секретари. "Мой референт, - добавил он, - мастерски расправляется с назойливыми клиентами и жестко умеет отдавать распоряжения сотрудникам. Она меня освобождает от повседневной рутины, умело организует работу отдела. И, конечно, может рассчитывать на повышение".
Катя Л.
- После окончания МИДовских курсов я полтора года работала в посольстве в Германии. После этого с легкостью нашла работу в иностранном представительстве немецкой фирмы в Москве. В Германии, правда, я получала 1500 марок (около $1000), мне снимали квартиру. В Москве зарплата меньше, но мой шеф уже предложил мне должность офис-менеджера. Помог опыт работы - в Германии приходилось выполнять не только секретарские обязанности, но иногда организовывать работу шефа.
Естественно, что главные оценки выпускницам курсов выставляют работодатели.
Алексей Власов, президент Российской товарно-сырьевой биржи:
- Мы 4 года сотрудничаем с Гуманитарно-Экономическим женским институтом при Академии Плеханова. Нас уровень подготовки их выпускниц вполне устраивает.
Владимир Пигалов, главный управляющий персоналом Инкомбанка:
- Найти хорошего секретаря сейчас очень трудно. Курсы и школы дают только основные знания и - никакой практики. Стажировку секретари проходят уже у нас. Мы стараемся, чтобы наши секретари были еще и помощниками. Сейчас, по-моему, лучше украсть откуда-нибудь секретаря, имеющего опыт работы и хорошие знания.
Но меня устраивает уровень подготовки секретарей в техническом лицее 1. Многие его выпускницы сейчас работают в нашем банке.
Как понравиться начальнику и повысить свою зарплату
"Перед тем, как встретиться с шефом, я лучше 2 часа просижу под дверью, чем войду в его кабинет, не имея четкого представления о том, что я скажу..."
Дейл Карнеги
И все же, что вы скажете о методах увеличения собственного рейтинга не отходя от секретарского стола? Некоторые думают, что это сложное искусство. По проавде говоря, они не очень далеки от истины.
Мария Домникова, председатель правления Клуба профессиональных секретарей:
- Многим секретарям часто просто необходимо послушать, как решают рабочие проблемы их коллеги. Бывает, что секретарь-референт получает такие задания, с которыми раньше не приходилось сталкиваться. Речь, конечно, не об интимных отношениях с начальством, а о самом элементарном.
Например, о подарках. Секретарь, работающий в крупной фирме, получила задание от шефа: поздравить с праздником всех сотрудников фирмы - от уборщиц до руководителей.
Как поздравить так, чтобы поздравления соответствовали должности? Что необходимо подарить начальнику отдела, его заместителю или рядовому сотруднику?
Другому секретарю-референту было дано задание показать иногороднему партнеру фирмы достопримечательности Москвы, пока ее босс был занят другими делами. Как организовать экскурсию? Вообще, этике деловых взаимоотношений очень трудно обучиться. Для этого необходимо обладать не просто опытом и знаниями, но и интуицией.
Если через три мсяца вы почувствовали, что шеф раздражается от вашего присутствия, голоса, или посетители перестают улыбаться и встречать вас цветами, подумайте о смене работы. Или собственного имиджа. Чаще всего последнее оказывается самым необходимым.
Филипп Ковальчук, менеджер фирмы PMC International:
- К нам на работу пришла девушка, недавно окончившая секретарские курсы. Не знаю, чему ее там учили, но переучивать пришлось прямо на рабочем месте. И все было бы ничего, но ... обычно она появлялась в офисе в потертых джинсах и поясом с надписью "I'm very sexy". Поначалу это было забавно. Потом стало раздражать. И мы ее уволили.
Поэтому главное, как заявили большинство опрошенных работодателей и секретарей, уметь учиться на собственном рабочем месте. Учиться, чтобы знать, как к вам относится шеф. При этом вникать в тонкости его бизнеса и умело подсказывать необходимые решения.
На одних курсах лекции обычно начинаются с утверждения: "Умный секретарь сделает своего шефа богатым, талантливый - миллиардером".
После этого на курсах рассказывают истории, как секретари поднимались по карьерной лестнице до помощника, потом до менеджера, а потом...
Некоторые из опрошенных секретарей назвали еще один критерий оценки учебных курсов. Так, из 150 выпускниц предыдущих выпусков института при Академии Плеханова 90 вышли замуж за сотрудников собственных фирм.
В других курсах такую статистику почему-то не разглашают. Видимо, у них совершенно иные подходы к качеству своей работы.
После нашего опроса более двадцати руководителей центров подготовки секретарей, менеджеров по персоналу банков, коммерческих организаций и рекрутеров мы составили своеобразный рейтинг учебных курсов секретарей, оценивая их по следующим критериям: уровень образования, стоимость и возможность дальнейшего трудоустройства. Рейтинг, впрочем, не претендует на полноту исследования.
| Название курсов | стоимость обучения | время обучения | программа обучения | трудоустройство |
|---|---|---|---|---|
| Гуманитарно-экономический | бесплатно для | 4 года | Спецкафедра (экономическая теория, | иностранные и российские компании |
| женский институт | отличников, для | макроэкономика, микроэкономика и | ||
| остальных - $5000 в | другие), кафедра лингвистики | |||
| год | (литература и историческая поэтика, | |||
| стилистика, русский язык, иностранные | ||||
| языки), кафедра имиджа (психология | ||||
| личности и искусство общения, актерским | ||||
| мастерством и другие), кафедра | ||||
| культурологии (политология, основы | ||||
| государства и права, социология, | ||||
| экономическая география, история | ||||
| религий, и другие) | ||||
| Международный центр | 1 400 000 | 2 месяца | машинопись (русский, латинский шрифты), | постоянные клиенты-работодатели: |
| Обучения (МИД России) | работа на компьютере, основы | Оптимум банк, Альфа Банк, | ||
| делопроизводства, основы редактирования | издательский дом Довгань, Sunrise, | |||
| служебных документов, оргтехника, | Compulink, TNT Express, | |||
| имидж, профессиональная этика, основы | Procter&Gamble, Coca-Cola | |||
| менеджмента | ||||
| Курсы стенографии и | 2 500 000-3 750 000 | 5 месяцев | Стенография, машинопись (русская, | иностранные и отечественные |
| машинописи | латинская), секретарское дело, | организации, постоянные | ||
| психология общения, этикет, оргтехника, | клиенты-работодатели: аппарат | |||
| компьютер, английский язык | Президента, Госдума РФ, Мостбанк, | |||
| Менапет, Российский кредит, | ||||
| Торговая палата, Совет федерации. | ||||
| Учебный центр "Феликс" | 1 200 000 рублей | 2,5 месяца | машинопись (русская, латинская), | среди постоянных клиентов - фирма |
| делопроизводство, этика делового | "Тампико" (зарплата - $100-$300), | |||
| общения, имидж, английский язык | представительство южно-корейской | |||
| фирмы "Самсунг", Международный | ||||
| банк реконструкции и развития | ||||
| Учебный центр "Время" | 500 000 рублей | 2,5 месяца | машинопись (русская, латинская), | преимущественно департаменты |
| компьютер, делопроизводство, деловой | московского правительства, | |||
| этикет, юридический курс, оргтехника, | префектура Северо-Восточного | |||
| основы бухгалтеского учета, основы | округа | |||
| редактирования, технология получения | ||||
| работы | ||||
| Учебный центр "ШАНС" | 970 400 рублей | 7 недель | машинопись (русская, латинская), | преимущественно иностранные |
| делопроизводство, деловой этикет, | компании | |||
| оргтехника, трудовое законодательство, | ||||
| бухгалтерский учет, деловая беседа, | ||||
| имидж, бизнес английский | ||||
| Центр компьютерного | 520 000 рублей | 2,5 месяца | машинопись (русская, латинская, | российские и ностранные компании |
| обучения при МГТУ им. | компьютер, делопроизводство, деловая | (постоянных клиентов-работодателей | ||
| Баумана | этика | не назвали) |
Анастасия ВОРОНИНА, Анжелика МОРОЗОВА