Чем занят сотрудник на работе, когда его не видит начальник? Нередко — ерундой. Компании все чаще объявляют войну офисным бездельникам, используя софт, который позволяет следить за персоналом.
Фото: Екатерина Силина
В бухгалтерии работают четыре сотрудницы. Они регулярно жалуются шефу на высокую нагрузку — мол, не справляемся с фронтом работ. Уговаривают нанять еще одного человека. Как должен поступить руководитель? Директор по развитию и совладелец мебельной фабрики "Синтекс" (г. Нижнекамск) Максим Сперанский своим бухгалтерам отказал. Его аргументы были железными.
Буквально накануне топ-менеджер поставил на офисные компьютеры в тестовом режиме программу "Дисциплина", о чем сотрудники еще не знали. С ее помощью можно проводить ежедневный мониторинг — сколько времени сотрудник работал в тех или иных программах, какие посещал сайты. "Дисциплина" делит все ресурсы на рабочие, нерабочие и нейтральные (например, по скайпу можно общаться как с клиентом, так и на личные темы). Также она рассчитывает общий показатель продуктивности по каждому сотруднику и подразделению в целом.
"Уже по первым результатам я понял, что продуктивная нагрузка у бухгалтеров составляет около 60%. То есть пятый сотрудник не нужен. Более того, имеющихся можно дозагрузить,— рассказывает Максим Сперанский.— Я не только избежал ненужных затрат на наем нового человека, но и отказал людям, опираясь на факты, а не на эмоции".Компания установила "Дисциплину" примерно на 40 компьютеров. После того как людям объявили об этом, непродуктивная активность резко снизилась — примерно на 15%. По словам Сперанского, расходы на установку системы окупились уже через месяц.
Программы учета и контроля рабочего времени — страшный сон офисного бездельника. Такие продукты существуют давно, но сейчас, по словам разработчиков, спрос на них заметно повысился — продажи на многих рынках не растут прежними темпами, а рабочая сила слишком дорога, чтобы позволить ей простаивать. Компании закрывают доступ в соцсети и на другие развлекательные сайты, во многих банках компьютеры вообще не имеют выхода в интернет. Но тотальные запреты часто снижают мотивацию. Поэтому владельцы бизнеса не против, чтобы люди могли отвлечься от напряженной работы, но знали меру.
Высоко сижу, далеко гляжу
"Монитор сотрудника повернут к стене. И как понять, что он делает с озабоченным видом: изучает запрос клиента или сидит в Facebook?" — рассуждает руководитель компании.
Ответ может дать специальный софт. По словам генерального директора ООО "Инфомаксимум" (разработчик программы учета рабочего времени CrocoTime) Александра Бочкина, на рынке есть несколько типов программ. Первая группа решений — так называемые "шпионские программы". Они позволяют проводить мониторинг активности пользователя, в том числе его переписки и т. п. Часто их используют службы безопасности. Другой тип программ — DLP (Data Leak Prevention), системы по предотвращению утечки данных. Они не только сканируют компьютеры, но и позволяют блокировать действия сотрудника (например, если человек пытается переслать конфиденциальную информацию).
Наконец, отдельные программы собирают для руководителя статистику — продуктивно ли сотрудники используют рабочее время. В отчетах фиксируется время включения и выключения компьютера, простой (когда не работала ни мышка, ни клавиатура), хронометраж рабочего дня, общий процент продуктивности. Когда открыто несколько окон, система фиксирует работу в активном окне (если человек пишет текст и параллельно слушает музыку, программа считает, что он занят делом).
Десятки разработчиков предлагают разный интерфейс, разный функционал и разный формат отчетов. Стоимость программ сопоставима, большинство компаний берут плату за бессрочное "подключение" одного рабочего места. Например, "Офисметрика" стоит 890 руб. без учета оптовых скидок, "Стахановец" — 1000 руб., StaffCop — 1300 руб., CrocoTime — 1900 руб., "Дисциплина" — 3600 руб. Украинская компания Yaware предлагает в основном SaaS-решения (программа Yaware.Online), когда отчеты хранятся на внешнем сервере, а клиент получает доступ к ним по интернету. Абонентская плата — 380 руб. в месяц за одно рабочее место (то есть 4560 руб. за год).
Некоторые программы (Yaware.Online, "Стахановец", StaffCop и др.) позволяют делать скриншоты экранов — это щекотливый момент. Компьютеры принадлежат работодателю, за рабочее время он платит деньги и, соответственно, вправе рассчитывать, что сотрудник не будет заниматься личными делами. Но лучше письменно предупредить персонал об установке подобных программ.
Сотрудники воспринимают новшество без восторга, а некоторые между собой называют его "иезуитской практикой". Но обычно вслух недовольство никто из них не высказывает. По словам руководителя компании "Дисциплина" Булата Салимзянова, клиенты в первую очередь хотят повысить эффективность бизнеса, а не ловить негодяев. "Выгонять за нарушения смысла нет, так и всех можно разогнать,— признался один предприниматель.— Подобные программы хотя бы помогают держать сотрудников в тонусе".
$10 млрд потеряла в 2012 году российская экономика из-за просиживания россиян в социальных сетях в рабочее время, подсчитали в аудиторско-консалтинговой компании ФБК
Следи за собой
В офисе "Панавто Ko" завелось привидение. Иначе как объяснить, что система CrocoTime показывала, что в пять утра за компьютером работают два человека, а в здание никто из сотрудников не входил? Позже выяснилось, что уборщица так интенсивно мыла полы, что тряслась мышь на столе, и система реагировала (компьютеры на ночь в офисе не выключали). По словам Александра Бочкина, разработчики подкорректировали программу, чтобы случайные движения мыши не учитывались.
Подобный софт компании часто используют вместо прежних систем учета рабочего времени, когда люди расписывались в журнале или проходили в офис по электронным карточкам. "Мы пользовались карточками, но эта система морально устарела. Человек мог прийти в офис, включить компьютер, а потом два часа пить чай. Были случаи, когда сотрудники отдавали пропуска "жаворонку", который приходил первым и по дружбе отмечал всех. К тому же у нас есть удаленные сотрудники, их с помощью карточек контролировать невозможно",— рассказывает генеральный директор ГК "Мир рекламы" Андрей Байдужий.
Программу CrocoTime компания установила в феврале этого года — примерно для половины из 200 своих сотрудников. Людей заранее предупредили, но не все отказались от старых привычек. Кто-то читал художественные книги, играл в пасьянс или занимался прочей ерундой. "Мы поняли, что в некоторых подразделениях руководители не особо контролируют подчиненных",— продолжает Байдужий.
Первые два месяца гендиректор просматривал отчеты раз в два-три дня — нужно было определить, какие категории сайтов будут считаться продуктивными и непродуктивными для разных работников. Скажем, сотрудникам digital-агентства можно заходить на эротические сайты — заказчики размещают рекламу в том числе и там. Для других подразделений эти ресурсы будут считаться нерабочими. Компания также внесла изменения в трудовые договоры и стала лишать премии за посещение ненужных сайтов. Как объясняет Байдужий, "мы не зверствуем, но несколько человек наказали". По его словам, достаточно было написать сотрудникам разъяснительные письма, провести несколько собраний, и показатели продуктивности улучшились. Если раньше у кого-то могли выявить до 20 часов непродуктивного времени в месяц, то сегодня такого нет.
По словам директора по маркетингу компании Aflex Distribution (продвигает в России программу "Стахановец") Елены Денисович, систему мониторинга часто ставят в подразделениях, где сотрудники выполняют однообразную работу. Например, в call-центрах. "У нас есть удаленная служба телемаркетинга в Воронеже, мы подсчитали, какое количество звонков в день совершает каждый сотрудник,— рассказывает директор по развитию компании "Мираполис" Александр Павлов.— Но наши расчеты показывали, что выработку можно увеличить".
Купив программу "Стахановец", руководитель обнаружил лазейки, через которые сотрудники заходили в соцсети. Их перекрыли. Основная масса людей сачковать перестала, но выяснилось, что некоторые подолгу отсутствуют на рабочем месте и не могут внятно объяснить, чем они в это время занимаются. С ними пришлось расстаться. В итоге, по словам Павлова, количество исходящих звонков увеличилось на 25%. Сейчас в компании раздумывают, не установить ли программу и для службы техподдержки.
53 часа рабочего времени, по данным ФБК, потерял в среднем в 2012 году каждый работник, активно общавшийся в социальных сетях
Каждому по заслугам
Мониторинг рабочего времени помогает не только подтянуть дисциплину — данные учитывают и в системе вознаграждения. Например, в компании "Синтекс" премии выдают на отдел, и начальники часто делили эту сумму поровну между всеми. Теперь уравниловка в прошлом: руководитель смотрит на процент продуктивного времени сотрудника.
По словам Максима Сперанского, на фабрике также пересмотрели оплату сверхурочных работ. Раньше, если приходил срочный заказ, людей приходилось уговаривать задержаться. Оплата за сверхурочные шла почасовая, но если задание можно было выполнить за 15 минут, человеку приходилось досиживать до конца часа, чтобы ему заплатили. Установив программу "Дисциплина", компания стала рассчитывать сверхурочные поминутно. Теперь работодатель не переплачивает, а работнику нет нужды отбывать лишнее время в офисе. Кроме того, если человек выходит на работу в выходные, руководителю не приходится гадать, чем человек занимался весь день. "Мы снизили количество сверхурочных часов и существенно сэкономили",— отметил Сперанский.
В ООО "Ависто" (бухгалтерский и налоговый консалтинг) тоже используют программу мониторинга, но чтобы доплачивать за переработки: иначе, по словам генерального директора Елены Кабочкиной, люди сами забывают об этом. Компания пользуется программой Yaware.Online и, в частности, тестирует с ее помощью новичков. Взяли недавно одного человека, а он полез во "В контакте" через анонимайзер, и предупреждение проигнорировал. "Сотрудник проработал всего пять дней — какой смысл его оставлять? — рассуждает Кабочкина.— Если бы не было программы, мы бы еще долго ни о чем не знали".
Обычно сотрудникам разрешают просматривать отчет о собственной работе — на что они тратили время за компьютером. Многих это мотивирует. Предпринимательница из Сочи Наталья Пономарева установила программу "Офисметрика" не только в офисе, но и на свой компьютер. "Я сама себя контролирую, сколько времени, например, трачу на почту,— рассказывает Пономарева.— Обратила внимание, что много работаю ночью".
Конечно, жесткий контроль рабочего времени годится не для всех. У многих сотрудников есть план и сроки, их работу оценивают с помощью KPI, а не по количеству часов, проведенных у компьютера. "Мы своему бухгалтеру платим не за то, что он не отрывает глаз от 1C, а за то, чтобы в отчетности, которую он сдает, не было ошибок",— говорит Александр Павлов.
Считается, что после установки систем мониторинга примерно 20% людей по-прежнему работают добросовестно. А 60%, зная, что за ними следят, начинают более ответственно выполнять свои обязанности. Бывает даже "эффект плацебо", когда только лишь разговор об установке системы повышает производительность труда. Впрочем, руководители не питают иллюзий: любая система контроля работает до тех пор, пока какой-нибудь умник не найдет лазейку, как ее обойти.
Фото: Из личного архива
Елена Данилова, руководитель направления HR-консалтинга компании "Борлас"
Программы, позволяющие оценивать продуктивное рабочее время,— полезный инструмент для начальника. Я часто слышу от владельцев бизнеса: "У меня есть центральный офис, но мне кажется, его численность можно подкорректировать". Для этого существуют разные технологии функционального анализа, можно использовать и мониторинг рабочего времени. Кстати, мы бы и в нашей компании внедрили подобную систему.