|
БИЗНЕС-СХЕМА: ПЕРСОНАЛ |
ВРЕМЕННЫЕ ТРУДНОСТИ
Почему никогда ни на что не хватает времени? Скорее всего, причина в неумении его планировать, а не в большом объеме работы. Несложные принципы тайм-менеджмента — науки об эффективном управлении временем — позволяют работать меньше, а успевать больше.
Работая за границей, Даниил Ищенко, консультант компании Top Hunt International, одновременно контролировал несколько проектов, и постоянные командировки стали обычным явлением в его жизни. Даниил Ищенко: Поддерживать рабочий тонус удавалось только с помощью кофе или небольшой дозы алкоголя. Ритм был просто сумасшедший. И вот однажды, проснувшись, я долго глядел в потолок, пытаясь понять, где же это я? Не у меня одного 'крыша поехала' — у коллеги, занятого в одном из этих проектов, случился нервный срыв. Нужно было что-то менять. И господин Ищенко потратил целый день на то, чтобы детально расписать планы на будущее, расставить приоритеты и кардинально переработать привычный график. "За всей этой ежедневной беготней мы не замечали, что именно отсутствие четкого понимания приоритетов не давало работать нормально",— вот вывод, к которому он пришел.
Старший консультант компании "Про-Инвест-Консалтинг" Сергей Анурьев в первые месяцы работы хотел зарекомендовать себя с лучшей стороны и очень много работал. Он засиживался в в офисе допоздна и даже приезжал туда в выходные. Но производительность труда только падала, а здоровье ухудшилось. Сергей Анурьев: Я подумал: почему моим коллегам удается все сделать за день, а мне нет? И понял, что моя проблема в отсутствии четкого плана работы.
Когда у фирмы "Бюрократ" расширилась региональная клиентская база, руководитель отдела маркетинга Андрей Аверьянов массу времени стал тратить на телефонные переговоры. Андрей Аверьянов: Поначалу я все задачи считал одинаково важными и срочными и пытался решать их одну за другой, по мере поступления. В результате времени не хватало ни на эффективную офисную работу с клиентами, ни на организационные вопросы. Именно тогда мне пришлось задуматься о планировании своего рабочего времени. А вот Игорь Манн, региональный директор компании Avaya, всегда неплохо планировал и организовывал свое время. И тем не менее оказывался в ситуации цейтнота. "Когда на столе не видно нужного документа под десятками других, личный план на день с трудом умещается на двух страницах, а в компьютере больше сотни непрочитанных писем, то как тут втиснуть в расписание, скажем, визит к врачу? Без организации рабочего времени не обойтись",— говорит он.
Время на исходе
Считается, что нерациональнее всего время расходуется в компаниях так называемого кланового типа (мелких или средних), в которых важную роль играют топ-менеджеры. Они постоянно дергают подчиненных внезапными поручениями, из-за чего снижается общая производительность. На втором месте — крупные компании бюрократического типа, в которых время сжирает избыточное количество документов. Третье место занимают адхократические компании (от лат. ad hoc — "для каждого конкретного случая"). К ним относятся средние компании с командой единомышленников — как правило, "креативщики", например рекламные агентства. В них много времени уходит на генерирование идей и переговоры с клиентами. А вот меньше всего пожирателей времени в "прозападных" компаниях. Их сотрудники работают по шаблону, то есть имеют четко прописанный план работы.
 |
Все по плану
Установлено, что на выполнение 80% всего объема работы уходит не более 20% рабочего времени — остальное съедает рутина. Поэтому в первую очередь нужно четко определить стратегические цели и приоритеты и именно им посвятить те самые продуктивные 20%. Сергей Анурьев: Лично для меня самое важное — это текущий проект и налаженное взаимодействие с его руководителем. Остальные же задачи являются второстепенными.
В тайм-менеджменте есть важный принцип — планирование по критерию важности и срочности.
Все дела следует разделить на четыре группы: 1) важные и срочные; 2) важные, но не срочные; 3) неважные, но срочные; 4) неважные и несрочные. Важную и срочную работу нужно делать в первую очередь и желательно лично. Важную и не срочную задачу следует поместить в график выполнения долгосрочных задач. Срочную, но не очень важную работу поручить кому-то из персонала и контролировать ее выполнение. И наконец, несрочную и неважную работу можно смело перепоручить подчиненным и с легкостью про нее забыть. Чтобы легче было придерживаться этого порядка, можно нарисовать на листе бумаги квадрат, разделить его на четыре части и вписать в каждую часть соответствующие пункты.
Андрей Бобровский, менеджер по финансовому планированию компании ЮКОС: Для меня основная проблема — отыскать время на важные, но не срочные дела. Именно они оказываются определяющими для профессионального развития. Конечно, если я не просмотрел на этой неделе обзор изменений в законодательстве или не прочитал нужную книгу, ничего страшного не произойдет. Но если этого не делать вообще, потеряется большая картинка бизнеса, произойдет профессиональная деградация.
Заместитель председателя правления коммерческого банка "Новая экономическая позиция" Илья Зиновьев советует определить на предстоящий рабочий день или неделю наиболее важные задачи, а затем составить конкретный план. И ежедневно отслеживать, что удалось сделать и какие остались "хвосты". Все задачи лучше записывать по мере их возникновения.
 |
 |
Рутинную или сложную работу лучше разнообразить, перемежая ее чем-то другим. Например, 15 минут говорить по телефону, затем полчаса писать письма и т. д. Известно, что темп выполнения задачи нарастает по мере приближения к дедлайну (крайнему сроку). Поэтому дела, требующие больших временных затрат, лучше разбить на этапы — завершив очередной этап, можно заняться чем-то менее важным и срочным. А мелочовку лучше выполнять в течение одного временного отрезка — к примеру, с 13.00 до 14.00 сделать короткие телефонные звонки, с 14.00 до 15.00 написать письма и т. п. Через каждые полтора часа работы можно устраивать 15-минутный отдых. Впрочем, некоторые менеджеры ухитряются и отдых совмещать с работой. Так, Игорь Манн параллельно с просмотром телевизора читает электронную почту в своем ноутбуке.
И наконец, не нужно забывать о такой "мелочи", как организация собственного рабочего места. "Вернувшись из очередной командировки, я наблюдаю одну и ту же картину. Мой стол завален кучей новых бумаг,— рассказывает Игорь Манн.— Разобраться со всей этой макулатурой мне помогает один нехитрый способ — рабочие папки разных цветов. В белую я кладу то, что необходимо прочитать и внимательно изучить, в красную — документы, требующие срочного рассмотрения, а в желтую складываю все, что может подождать до лучших времен".
Пожиратели времени
Даже если распорядок составлен идеально, это не значит, что теперь все пойдет по графику,— обязательно возникнут какие-нибудь отвлекающие факторы. Это могут быть подчиненные, отрывающие вас от работы по поводу и без; партнеры, не спешащие закончить переговоры в срок; любители поговорить по телефону, заканчивающие беседу не раньше чем через полчаса, и т. д. Как же с ними бороться?
Подчиненным нужно делегировать ту работу, на которую у вас никогда не хватает времени (это значит, что она не является приоритетной) и обязательно определить им дедлайн. Не помешает четко очертить круг должностных обязанностей и вопросов, которые подчиненный может решать самостоятельно. На общение с клиентами и партнерами должно уходить не более 50-60% рабочего времени. Максимальное время переговоров — час. Если они не приносят результата через 40 минут, их нужно прекращать. Как гласит одно из правил тайм-менеджмента, "научитесь говорить 'нет'". Дмитрий Куприянов, директор управления по работе с персоналом компании "Вимм-Билль-Данн": Если я вижу, что переговоры превысили отпущенное на них время, то просто предлагаю собеседникам перенести их на другой день.
 |
На телефонные разговоры стоит тратить максимум 15% рабочего времени. Вот как фильтрует телефонные звонки Алексей Витченко, маркетинг-менеджер AESP East Europe: Личные звонки откладываю на вечер. Что же касается остальных, то сначала выясняю, кто и зачем звонит. Если мне это интересно, записываю координаты и связываюсь со звонившим позже, а если нет — извиняюсь и прошу больше меня не беспокоить. Можно победить и электронную почту. Чтобы не отвлекаться от главных дел и при этом отвечать по возможности кратко всем, Алексей Витченко настроил компьютер так, чтобы он автоматической проверял почту каждые десять минут. Если письмо требует проработки, он откладывает его на потом и ставит reminder — "напоминатель".
Борьба с самим собой
И все-таки самое главное препятствие на пути к эффективному планированию — факторы психологического порядка. Например, никому не хочется делать неприятные дела. Сергей Лихарев, коммерческий директор Golden Telecom: Позвонить и отругать кого-то или, наоборот, извиниться — для меня это целая проблема. Я всегда нахожу какое-нибудь оправдание или придумываю себе более важное дело, лишь бы только оттянуть неприятный звонок. А когда подходит время звонить, в моих руках сам собой оказывается какой-нибудь толстенный журнал. В таких случаях специалисты рекомендуют придерживаться принципа "не раскачивайся и сделай это сразу".
Помешать правильной организации времени может и принадлежность человека к типу "сов" или "жаворонков". Первые эффективно работают вечером, а вторые — утром, при этом рабочий день у всех начинается в одно и тоже время. Впрочем, и из этой ситуации есть выход. Сергей Анурьев: Я "сова", и все важные дела у меня обычно получаются вечером или поздно ночью. Поэтому с утра я стараюсь разобраться с административной работой, а креатив оставляю на вечер.
В любом случае тайм-менеджмент требует огромной силы воли. "Многие пытаются похудеть с помощью таблеток или диет,— говорит Сергей Лихарев.— Но в конце концов находят самое эффективное решение: не есть лишнего на ночь. Для этого нужна 'всего лишь' сила воли. То же самое и в тайм-менеджменте". Но те, кому удается себя перебороть, добиваются успехов. Даниил Ищенко: Не могу сказать, что после того как я нарисовал на бумажке план, вся работа пошла как по маслу, но работать стало гораздо легче. Планирование позволяет вовремя понять, на какой стадии произошел сбой и отступление от плана. Андрей Аверьянов занимается тайм-менеджментом уже восьмой год. И сейчас за рабочий день он успевает сделать все запланированные дела.
ЮЛИЯ ИПАТОВА
|