Быстрый, умный, цифровой

технологии

Национальный проект "Цифровая экономика" идет полным ходом: министерства продумывают стратегию трансформации госорганов и госкомпаний, ведущие организации, среди которых "Алмаз--Антей", "Газпром нефть", ОАК, "Почта России", РЖД, "Росатом", "Ростелеком" и другие, расширяют руководящий состав директорами по цифровой трансформации. Не отстает и коммерческий сектор: переход в цифру стал главной повесткой дня, а одной из ее базовых составляющих — электронный документооборот.

Согласно программе "Цифровая экономика", безбумажное электронное правительство появится к 2025 году. Взаимодействие компаний и граждан с государственными структурами уйдет в онлайн, а услуги будут оказываться без заполнения бесконечных бланков, их долгого согласования и пересылки между ведомствами. Государственная политика по уходу от устаревших канцелярских методов подписания и обмена документами побуждает частные компании перестраивать свои бизнес-процессы, оптимизировать внешний и внутренний документооборот.

Западная практика показывает, что работа с электронным носителем контента гораздо эффективнее, чем с бумажным: позволяет вести дела с контрагентами по всему миру, быстро реагировать на изменения, экономить на бумаге, ее логистике и хранении. При этом наибольшего эффекта компании достигают при комплексном переходе на электронный документооборот (ЭДО), тогда как на российском рынке популярна оптимизация только его части, зачастую финансовой. На деле эффективной работы одновременно и на бумаге, и в цифре не происходит: один процесс затормаживает другой, информация дублируется на обоих носителях, управление страдает.

Для парадигмы цифровой экономики такая неэффективность недопустима: она требует полного перехода документооборота в электронный вид. И внутреннего — между сотрудниками и структурами холдинга, и внешнего, в том числе юридически значимого (ЮЗ ЭДО), подписываемого электронной подписью. При этом в понятие ЮЗ ЭДО необходимо включить не только законодательно утвержденные документы: счета-фактуры, акты, накладные, но и произвольные неформализованные документы: договоры, дополнительное соглашения, счета и т. д. Тем более что для этого есть все предпосылки: квалифицированная электронная подпись признается государством без дополнительных соглашений между сторонами. Использование технологии не просто допускается, но и настоятельно рекомендуется на правительственном уровне: три года назад, в 2015 году, вышло несколько приказов Минфина и Федеральной налоговой службы, которые обязали юридических лиц подавать отчетность исключительно в электронном виде. Государство и бизнес заинтересованы в прозрачном и оперативном взаимодействии, которое обеспечивает использование электронной подписи. И очевидно, что отчетность — это только начало процесса цифровизации отношений.

Перспективность применения ЮЗ ЭДО в ежедневной работе дает возможность лидерам рынка и крупным холдингам стать первопроходцами и создать на базе собственной платформы центральный узел документооборота, аккумулируя ЭДО отрасли. Например, банки могут предоставлять клиентам дополнительный сервис по документообороту между клиентами--юридическими лицами. А холдинги, занимающиеся кооперационным производством,— пропускать через себя завизированные технические документы для нужд всей цепочки предприятий.

Возможность предоставления крупными компаниями дополнительных сервисов, их монетизация, ускорение окупаемости вписываются в концепцию цифровой экономики и являются отличительными чертами информатизации нового времени.

Помимо фиксирования юридических договоренностей и предоставления услуг контрагентам современный ЭДО позволяет собирать данные для аналитики: создавать базу для управления знаниями, ускорять работу, перераспределять нагрузку на персонал, а также использовать интеллектуальных помощников-маршрутизаторов. Концепция Smart ЭДО, разработанная экспертами "Логики Бизнеса", — компании, специализирующейся на разработке и внедрении собственной линейки ECM-решений, использует механизмы предобработки электронных документов и запуска различных сценариев работы: от дополнительной верификации и согласования до подписания и формирования бухгалтерской проводки в учетной системе заказчика. Согласно настройкам, происходит сверка данных новых электронных документов с теми, что есть в информационных системах, например по количеству позиций, НДС, наличию договора, и в зависимости от полученных данных отправляется по маршруту. Это избавляет от ручного труда и, следовательно, от ошибок. Документ от контрагента самостоятельно может попадать в контур Smart ЭДО, проходить все нужные операции, привлекая сотрудников только на этапах согласования.

Как считают эксперты "Логики Бизнеса", применение комплексных интеллектуальных решений для организации ЭДО делает автоматизацию наиболее эффективной. Оперативность бизнес-процессов напрямую влияет на повышение конкурентоспособности. Ускорение согласования, подписания и исполнения договоров с помощью Smart ЭДО ускоряет и поступление денег, это верно для любой организации. А минимальное вмешательство человека в эти рутинные процессы убережет от ошибок и лишних затрат.

Внедрение систем электронного документооборота в крупных компаниях и холдингах позволяет переходить на цифру постепенно, подключая новые типы документов по мере необходимости. Окончательный же переход на порядок увеличит производительность и переведет организацию в желаемую цифру.