Пандемия повлияла на все без исключения сферы нашей жизни. Многие российские компании перевели и продолжают переводить сотрудников на удаленную работу. И хотя прогнозировать окончание пандемии никто не берется, уже сейчас понятно, что в самом ближайшем будущем работодатели начнут трансформировать свой подход к офисной организации труда. Мир станет еще более диджитальным, а сотрудники, умеющие гибко, в рекордные сроки и независимо от локации справляться с задачами, окажутся еще более востребованными. «Коммерсантъ Стиль» узнал у представителей компаний, которые одними из первых эффективно перешли на работу из дома, как им удалось успешно организовать процесс. В первой части — описание нынешней рабочей ситуации и лайфхаки от представителей ОТП Банка, «МегаФона» и «Гаража».
Фото: Getty Images
Фото: Getty Images
Удаленный формат не терпит приблизительности
Наталья Рощина, директор по персоналу и организационному развитию ОТП Банка
Сейчас значительная часть сотрудников нашего головного офиса и руководителей разного уровня работает удаленно. Чтобы помочь коллективу взаимодействовать максимально эффективно и придерживаться стандартного рабочего ритма, мы разработали свод рекомендаций и лайфхаков, в которых учли специфику работы разных подразделений, а также обеспечили все необходимые подключения для дистанционного доступа. Рекомендации направляем сотрудникам в формате ежедневных советов по электронной почте, менеджеры HR консультируют сотрудников в индивидуальном порядке при необходимости.
Меры и лайфхаки:
Планируем сутки вместе с домочадцами. Все время — до и после работы — с вами теперь будут делить ваши близкие.
Лайфхак: установите такие правила в семье, которые помогут оптимизировать ваше время и поддерживать позитивную атмосферу дома. Вовлеките семью в новые активности, которые будут поддерживать ваш рабочий процесс. Например, организуйте «Домашнее кафе». Вечером готовьте еду вместе с семьей. Во-первых, это сближает. Во-вторых, вы решаете важную бизнес-задачу — не остаться голодным сотрудником или руководителем завтра, потому что реальной столовой в 5 минутах от рабочего места теперь просто нет.
Организуем рабочее место оптимально
До перехода на режим home office проверьте, что на компьютере установлены все необходимые программы и инструменты, подготовьте список необходимых рабочих контактов и держите его под рукой: это телефоны техподдержки, ключевых коллег, к которым можно обратиться в случае необходимости.
Несмотря на соблазн домашней обстановки — уютные кресла и диваны, лучше всего организовать свое рабочее место за столом. Прежде всего это обеспечит лучшую концентрацию. Также это поддержит здоровье вашей спины и шеи и хорошее самочувствие. Чтобы не почувствовать себя героем одного из популярных роликов на YouTube, обратите внимание на фон за вашей спиной во время рабочих видеоконференций — родственники и животные могут помешать рабочему процессу.
Лайфхак: до начала работы одевайтесь в ту одежду, которую могли бы надеть в офис. Это будет ритуалом полной настройки на рабочий день. Это также сэкономит время на переодевание для проведения видеоконференций с руководителем, коллегой, клиентом. Оставайтесь лицом компании в любой ситуации.
Сохраняем рабочий режим
Работая удаленно, постарайтесь не ломать привычный режим дня, так как это выбивает из ритма и запускает хаос в том числе и в семье. Утром успевайте решить домашние вопросы и будьте готовы к рабочему дню, словно вы уже в офисе. Вечером, когда задачи выполнены и планы на следующий день сформированы, важно завершить рабочий день и заняться домашними делами или творчеством. Идеально — вместе с семьей. Это позволяет выдерживать оптимальный баланс и не перегореть на работе.
Лайфхак: с домочадцами устанавливаете правила на рабочий отрезок времени, в том числе с детьми. Если мама или папа сидят за рабочим столом — с ними разговаривать нельзя. Выставлен «условный знак» — игрушка или книга — у родителя важный звонок, у детей — игра «Слушаем тишину». Договоритесь о времени перерывов в течение дня — когда вы выходите к семье и общаетесь.
Соблюдаем ритмы и правила коммуникации
Организуйте свой день так, чтобы всегда быть на связи с коллегами, командой и руководителем: планируйте расписание встреч в календаре, участвуйте в утренних созвонах по статусам, планам, старайтесь ежедневно вечером направлять короткий отчет руководителю. Корпоративная почта остается официальным источником коммуникации и информирования от компании. Используйте возможности мессенджеров для создания оперативных чатов, а также сервисов видеозвонков (WhatsApp, Cisco Jabber, Webex, Slack, Hipchat, Google+, Hangouts, Skype, Zoom и др).
Лайфхак: установите с командой правила общения в чатах. Это поможет легче отслеживать переписку по рабочим вопросам.
Повышаем свою продуктивность в рабочее время
В начале недели выпишите все задачи, которые ведут к достижению целей и стратегических приоритетов. Каждое утро фокусируйтесь на конкретных задачах из списка на неделю плюс выделяйте время для решения срочных задач и работайте над ними в течение дня.
Лайфхак: используйте трекер задач (Jira, Trello, Asana, Basecamp, «Битрикс24»). Это позволит видеть прогресс по задачам, что очень мотивирует.
Для руководителей: контролируем задачи
При освоении нового формата достижения бизнес-целей важно контролировать не людей, а выполнение задач и процесс взаимодействия. Давайте обратную связь по задачам своим сотрудникам. Делайте это каждый день. Установите правила коммуникации и твердо соблюдайте их. Важно четко управлять рабочим процессом, чтобы сохранялся продуктивный ритм и настрой всей команды.
Лайфхак: во всех трекерах задач есть возможность установить напоминалки — сделайте это. Не тушите пожары, а контролируйте статусы по всем задачам своевременно.
Управляем эмоциями
Перемены часто вызывают стресс и сопротивление у человека. Именно поэтому сейчас могут особенно сильно проявляться эмоции. Будьте терпеливыми и осознанными. Управляйте тональностью голоса во время звонков. В чатах используйте знаки для передачи эмоций — это как тональность голоса при звонке. Иначе текст может восприниматься сухим и даже безразличным. Удаленный формат не терпит приблизительности — открытый диалог и конструктивная обратная связь помогут сохранить комфортный эмоциональный фон.
Лайфхак: разработанные памятки и презентации, контакты горячей линии для ответов на вопросы, вебинары про удаленный формат работы — все это помогает команде чувствовать поддержку компании и поддерживать друг друга.
Мы всем миром вступили на довольно зыбкую и нетвердую поверхность
Екатерина Иноземцева, академический руководитель магистратуры музея «Гараж» и НИУ ВШЭ
Обстановка
Что означает «оставаться дома» или «самоизолироваться» сегодня? В настоящей ситуации это элементарная гигиена (как чистить зубы) и определенно ответственность и уважение ко всем тем, кто рядом.
Меры и лайфхаки
Помимо очевидных пунктов «тюториала по тайм-менеджменту» вроде разделять рабочее и домашнее, делать перерывы, устанавливать границы рабочего дня есть еще одно существенное обстоятельство. Мы всем миром вступили на довольно зыбкую и нетвердую поверхность: привычные рабочие процессы трансформируются — не понятно, как обходиться с привычными константами. В нашем случае это планирование выставочного процесса, приезды художников на site visits и так далее, но появляются другие, в которые нужно научиться «влетать» и синхронизироваться с ними. В этой зыбкости пребывает сейчас любая профессиональная сфера. Пока это интересно.
Home office — это еще все те, кто живет с тобой. Поэтому многое зависит от расписания больших и маленьких людей.
Но в целом все как обычно: есть дневная «офисная» активность, есть из-за разницы часовых поясов ночные и совсем ранние созвоны и писанина ночами. Пока из ощутимых неудобств — телефон постоянно в руках, потому что все то, что очно решается в офисе за пару минут, теперь однозначно в мессенджерах.
Рабочее место должно быть рабочим. Лучше за закрытой дверью. Насчет питания — сейчас, кажется, случится возрождение домашней кулинарии. Все начинают готовить, долгие, вымученные блюда в том числе. Посмотрите на Instagram-страницы всех главных шефов мира, которые не просто готовят дома, но выкладывают подробнейшие рецепты (из фаворитов пока Массимо Боттура из Модены и Хорди Рока, великий кондитер). Я пока жонглирую обычными обстоятельствами — быстро, легко, много овощей (а не радостей из бакалеи) и чтобы и взрослым, и дочери.
Программы, которые я использую,— Zoom или Google Hangouts. Почта тоже крайне активизировалась. Писем больше процентов на 30. Ну и всегда на Telegram, в частности потому, что дважды в неделю обновляем контент на странице «“Гараж”. Самоизоляция».
Совместная утренняя перекличка или селфи в общий чат повышает причастность
Валентина Ватрак, директор по корпоративному развитию и управлению персоналом «МегаФона»
Меры и лайфхаки
Переходя на удаленный режим работы, важно сохранить привычный распорядок: контролировать время начала и окончания рабочего дня, перерывов на обед и отдых, спорт и домашние обязанности. Список рабочих задач лучше готовить с вечера и дополнять с утра. Все это позволит оставаться эффективным и не отвлекаться на домашние заботы, а также сохранить или даже улучшить work life balance, если работы стало больше.
При работе из дома теряется ощущение целостности рабочего процесса, нет возможности визуального наблюдения за коллегами. Будьте на связи и ведите онлайн-календарь, оставляя окна между большими задачами. В это время можно созвониться с коллегами, чтобы обсудить текущие дела. Совместная утренняя перекличка или селфи в общий чат отдела повышает причастность.
Для составления плана дел на день для себя и команды, расстановки приоритетов можно использовать принятый в компании инструмент (например, Jira). Если задача большая, напишите, из каких подзадач она состоит, и начните с одной из них. Также поможет работа с досками визуализации и в целом философия Kanban, одной из ключевых практик которой является ограничение числа незавершенных задач и установление WIP (work in progress) лимитов, то есть количества задач на одного человека.
Идеальным рабочим местом станет отдельная комната, но это не всегда реально. Стоит попробовать разместить рабочее место на утепленном балконе или в комнате, причем будет здорово, если это не будет спальня или кухня. Постоянное перемещение по квартире не добавит продуктивности. Попробуйте сесть и включить Skype или другую видеосвязь, чтобы оценить, что попадает в поле зрения камеры, и исходя из этого выбрать место для видеозвонков.
Поговорите с близкими и объясните, что вы должны полноценно работать из дома, поэтому не можете отвлекаться.
При работе из дома значительно сокращаются физические нагрузки. Важно питаться сбалансированно. В течение рабочего дня не будет времени на приготовление полноценного обеда, поэтому стоит позаботиться об этом накануне вечером. Не держите еду под рукой, перекусывайте в заранее выбранное время и выбирайте для этого полезные продукты (сухофрукты, орехи, немного горького шоколада). А вот чтобы не тратить время на чай, можно заранее заготовить термос, налить графин с водой и поставить их рядом с рабочим местом.