С 2022 года медицинские организации выдают только электронные листки нетрудоспособности. Врачи загружают их в информационную систему, из которой ФСС получает данные о больничных сразу, без участия работодателей. Об открытии и закрытии больничных фонд уведомит страхователя, запросит сведения для расчета пособий и выплатит деньги сотруднику.
Что такое электронный больничный
С 1 января 2022 года все листки нетрудоспособности формируют в электронной форме (приказ Минздрава от 23.11.2021 №1089н). Бумажные оставили только для лиц, сведения о которых составляют государственную или иную тайну.
Медицинские организации формируют электронные листки нетрудоспособности в ЕИИС «Соцстрах», из нее ФСС сразу узнаёт об открытии больничных. Поэтому работодателям больше не нужно получать от сотрудников заявления на пособия, собирать подтверждающие документы и инициировать выплату через Фонд. Почти всё происходит автоматически.
ФСС будет взаимодействовать напрямую с работодателем. По номеру СНИЛС застрахованного лица с помощью ПФР он выяснит, кто является страхователем и должен платить пособие по нетрудоспособности. Фонд сообщит, что открыт больничный, а когда его закроют, запросит сведения для расчета пособия.
Электронные больничные, хранящиеся в ЕИИС «Соцстрах», имеют юридическую силу. Работодателю не нужно их печатать и хранить копии в офисе.
Как работодателю начать работать с электронными больничными
Для этого разработан сервис — социальный электронный документооборот (СЭДО). Через него ФСС сообщает страхователям об открытии, продлении и закрытии больничных, запрашивает сведения для расчета пособий и присылает извещения.
Работник больше не обязан сообщать работодателю номер листка нетрудоспособности. Но пока система может работать с перебоями, не исключен и человеческий фактор, поэтому рекомендуем попросить сотрудников передавать номера, как и прежде.
СЭДО есть в большинстве учетных программ и у операторов электронного документооборота, например в Контур.Экстерне. Альтернатива — работать через кабинет страхователя на сайте ФСС или специальную программу «Подготовка расчетов для ФСС».
Чтобы работать с электронными больничными, выполните следующие действия.
Получите электронную подпись
Для работы в СЭДО понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Можно использовать ту подпись, с помощью которой вы сдаете отчетность. Только уточните у оператора, совместима ли она с ЕИИС «Соцстрах».
Подключите СЭДО
Присоединиться к СЭДО можно через систему отчетности, которой вы пользуетесь. В Экстерне это делается в разделе «ФСС» по кнопке «Настроить СЭДО». Достаточно указать свой регномер в ФСС.
После этого работодатель будет получать уведомления об открытии, продлении и закрытии больничных и извещения о представлении недостающих сведений или документов. Подписывать дополнительное соглашение с ФСС или где-то регистрироваться для этого не нужно.
Проинформируйте сотрудников
Этот этап не обязателен, но поможет избежать лишних вопросов. Расскажите сотрудникам, что больницы теперь будут выдавать им только номер больничного листа, никакие талоны и распечатки больше не нужны. Писать заявления на выплату пособий тоже не придется (кроме пособия по уходу за ребенком).
Сотрудники смогут отслеживать процесс назначения пособия через личный кабинет на сайте ФСС или на портале «Госуслуги». Для этого нужно зарегистрироваться на Госуслугах и указать там свой СНИЛС, номер ОМС и другие данные. В личном кабинете будет указан номер больничного, данные медорганизации и врача, период нетрудоспособности, данные по выплатам.
Как заполнить электронный больничный
Заполнять электронный больничный, как это делали раньше, не нужно. Через СЭДО страхователь получит от ФСС уведомление о закрытии больничных и предзаполненный запрос сведений, которые нужны фонду для назначения и выплаты пособия. Информацию для запроса ФСС берет из ФНС, ПФР и поданных ранее сведений по сотруднику.
Если период нетрудоспособности меньше четырех дней, данные в ФСС не подавайте, так как выплатить пособие за первые три дня — задача работодателя.
ФСС может запросить, в частности, следующие данные:
- стаж на дату открытия больничного;
- заработок за расчетный период;
- количество дней в расчетном периоде;
- информация о замене лет;
- районный коэффициент;
- наличие льгот;
- коэффициент занятости.
Работодатель должен изучить сведения от фонда, при необходимости исправить их и дополнить своей информацией. Передать данные в ФСС следует в течение трех рабочих дней после получения информации о закрытии листка нетрудоспособности. Перед подачей сведения заверяют УКЭП.
Если страхователь подаст сведения в неполном объеме, ФСС направит извещение в течение пяти рабочих дней. Подтвердить его получение нужно в течение трех рабочих дней и в течение еще пяти рабочих дней подать недостающие сведения.
Как оплатить электронный больничный лист
Правила оплаты стандартные: работодатель платит за первые три дня нетрудоспособности, ФСС — за остальные.
В Экстерне можно рассчитать сумму пособия автоматически, за основу будут взяты заполненные сведения. Для этого перейдите на вкладку «Расчет пособия» и кликните по ссылке «Калькулятор больничных».
Собирать у сотрудников заявления на выплату пособий больше не нужно. ФСС рассчитывает сумму к выплате на базе сведений, которые получил от работодателя. Деньги сотруднику приходят в течение 10 рабочих дней после их получения.
Уведомление о направлении документа на оплату получат и работодатель, и сотрудник.
Как исправить ошибку в электронном больничном
Врач может ошибиться в больничном — вписать неверную фамилию, указать слишком длинный период нетрудоспособности или перепутать цифру в СНИЛС.
Когда в полученном электронном больничном работодатель нашел ошибку, следует сообщить об этом в ФСС. Фонд заблокирует дальнейшее формирование листка нетрудоспособности и передаст сообщение в медицинскую организацию. Если после проверки выяснится, что ошибка действительно есть, медицинская организация аннулирует предыдущий листок и сформирует исправленный. Участники процесса получат уведомление.
Если врач ошибется в СНИЛС, работодателю даже не придет сообщение об открытии больничного. Именно поэтому стоит просить сотрудников по-прежнему сообщать номера листков нетрудоспособности после их закрытия. Если сотрудник говорит, что болел и был у врача, но никаких данных у работодателя об этом нет, можно инициировать выплату, сформировав реестр и указав СНИЛС и номер листка.