Что такое кадровый ЭДО, как он работает, какие дает преимущества? Как соблюсти законы при переходе на КЭДО? Объясняет Дмитрий Махлин, директор по развитию КЭДО платформы HRlink (входит в HR-экосистему hh.ru).
.png)
Что такое КЭДО и как он работает
КЭДО — это способ работы с кадровыми документами: их создают, оформляют, согласовывают и подписывают онлайн, без бумаги и личных встреч с сотрудниками.
Дублировать электронные документы на реальных носителях не нужно за исключением отдельных случаев, о них мы расскажем ниже. Архив тоже электронный, хранить бумаги в офисе больше не придется.
Почему стоит перейти на КЭДО
Экономия времени сотрудников
Электронные документы подписываются онлайн за пару кликов с компьютера, планшета или смартфона. Местоположение сотрудника при этом не имеет значения. Работникам больше не придется отвлекаться и тратить время на походы в отдел КДП, а удаленным — бесконечно забирать с почты письма с документами.
Снижение нагрузки на КДП
Кадровые специалисты больше не тратят время на то, чтобы напоминать сотрудникам о подписании бумаг, искать нужные экземпляры в архиве, пересылать по почте и ждать обратно, передавать документ от одного участника и этапа к другому. В этом им помогают инструменты КЭДО: это автоматические уведомления, фильтры и поиск в электронном архиве, гибкие маршруты согласования. Время оформления документов в среднем сокращается в 10 раз, а подпись документов может занимать всего одну минуту.
Экономия времени для руководителя
Руководителю не нужно подписывать огромные стопки бумаг. С помощью КЭДО десятки документов можно заверить за один раз, воспользовавшись массовым подписанием.
Снижение затрат
Переход на цифровой документооборот — это возможность не тратиться на печать, бумагу, почтовую пересылку, организацию архива. Конечно, нужно будет купить лицензию на использование КЭДО-сервиса. Однако многие компании вообще не считают, сколько денег тратят ежегодно на кадровые документы. Если же оценить расходы, скорее всего, окажется, что вы тратите гораздо больше, чем стоит КЭДО-платформа.
Преимущества HR-бренда
Кадровый электронный документооборот — это современное решение, которое показывает, что вы заботитесь о времени и ресурсах сотрудников. Это позволит стать более привлекательным работодателем на рынке труда и быстро закрывать вакансии.
Безопасность
В бумажном архиве всегда есть риск потерять важный документ и получить за это штраф. Да и от потопов и прочих стихийных бедствий в офисе никто не застрахован. С электронными документами такого не случится, их нельзя повредить или потерять, так как они хранятся онлайн в цифровом архиве.
Законодательная база КЭДО
Переход на КЭДО для любого работодателя абсолютно легален и подтверждён законодательством РФ. В 2021 году вступили в силу законы 377-ФЗ и 407-ФЗ, утвердившие легальный статус электронного документооборота. На основании этих законов внесены поправки в ТК РФ. Согласно ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ, при переводе кадровых документов в онлайн нужно подготовить локально-нормативный акт.
Как легально перейти на КЭДО: важные правила
Наличие КЭДО-платформы
Важно: обмен документами по электронной почте или через мессенджеры — не КЭДО с точки зрения законодательства. Нужен специализированный сервис. Информацию о нём работодатель обязан внести в локально-нормативный акт.
Электронные подписи для всех
У всех сотрудников, кадровых специалистов и руководителей должны быть электронные подписи. Согласно 63-ФЗ «Об электронной подписи», можно использовать три вида:
- УКЭП — усиленная квалифицированная подпись. Её обычно использует кадровый специалист и работодатель, для всех сотрудников оформлять такую подпись не обязательно. Получение платное через удостоверяющий центр.
- УНЭП — усиленная неквалифицированная подпись. Она подойдёт всем остальным сотрудникам. Получение тоже платное, идентификацию личности можно пройти онлайн.
- ПЭП — простая электронная подпись. Также подойдёт для линейных сотрудников, эта подпись бесплатная, идентификация личности не требуется. Но с ПЭП могут возникнуть сложности, если нужно доказать факт подписания, так как она не оставляет цифровой след.
Документы, которые нужно дублировать на бумаге
Вести большинство кадровых документов можно онлайн, но есть исключения:
- Для удалённых сотрудников — приказ об увольнении.
- Для остальных сотрудников — приказ об увольнении, акт о несчастном случае и инструктаж по охране труда.
Пока эти документы обязательно дублировать на бумажном носителе, но Минтруд и Роструд могут в дальнейшем убрать эти ограничения.
Согласие сотрудников на КЭДО
Сейчас работодатель не имеет права принуждать сотрудников вести документы электронно. В дальнейшем правительство может рассмотреть обязательный КЭДО для всех, но пока переход добровольный, работодатель должен собрать письменные согласия. Если человек согласия не дал, документы остаются в бумажном виде. Но это правило не работает, если у человека нет трудового стажа и он поступил на работу после 31 декабря 2021 года. В этом случае можно перевести сотрудника на КЭДО без его письменного согласия.
Так стоит ли переходить на КЭДО?
Однозначно — да, если вы хотите экономить время, деньги, быть современной компанией. Сейчас КЭДО — не повсеместное явление, но в 2023 году правительство может рассмотреть обязательный перевод всех работодателей на КЭДО. Даже если такое решение не примут сразу, рано или поздно цифровизация настигнет всех. Поэтому переводите кадровые документы в электронный формат уже сейчас.
Сервис КЭДО HRlink уже выбрали более 700 компаний. И вот почему:
- Персональный подход.
- Полная безопасность данных.
- Все необходимые интеграции.
- Оперативная техподдержка.
- Удобный интерфейс.
- Сильнейший центр компетенций по КЭДО.
- Прозрачное ценообразование.
Оставить заявку на консультацию или подключение HRlink можно здесь.
ООО «Хэдхантер», ИНН 7718620740
Реклама