Цена документа

Общие темпы роста российского рынка систем электронного документооборота (СЭД) составили в 2004 году около 30% по сравнению с предыдущим годом. И немалое количество внедрений СЭД приходится на банки. Однако продвижению электронного документооборота мешает отсутствие законодательной базы и принятых стандартов в этой сфере.

Электронный документооборот — один из самых быстроразвивающихся сегментов ИТ-отрасли в России, растет на 30-50% в год. Сегодня на рынке СЭД работает больше 20 ИТ-компаний, представляющих более 20 систем не только российского, но и западного производства. Отечественные разработки в сфере электронного документооборота пользуются в России гораздо большим спросом, чем западные. По данным DSS Consulting, из общего количества СЭД, внедренных с января по май 2005 года, около 80% — российские разработки.

Внедрение "вопреки"

Можно сказать, что рынок СЭД в России развивается не благодаря, а "вопреки": нет ни необходимой законодательной базы, ни принятых стандартов. До сих пор в российском законодательстве не существует даже понятия "электронный документооборот".

Тем не менее существует целый ряд успешных примеров внедрения систем электронного документооборота.

Как сообщил заместитель начальника управления делами банка "Возрождение" Владимир Панкратов, внедрение СЭД позволило решить ряд серьезных вопросов: "При обработке документов мы использовали программу собственной разработки, но она служила лишь функциям регистрации. Часто требовалось быстро, например в течение часа, найти документ, находящийся в делопроизводстве. Нужно было дать исчерпывающую информацию о самом документе, исполнителе, ходе исполнения и результатах, а затем быстро переслать с соответствующими резолюциями. А ведь все документы разные по характеру".

По словам Владимира Панкратова, после внедрения СЭД работа с документами стала занимать гораздо меньше времени. Банку также удалось сократить объем нерегистрируемой внутренней корреспонденции. Кроме того, разграничение прав допуска к документам между пользователями системы решило ряд вопросов по защите информации.

Еще один успешный пример — Московский международный банк (ММБ). В СЭД здесь работает большая часть сотрудников. По словам специалистов банка, переход на внутренний безбумажный документооборот повысил оперативность взаимодействия подразделений и структур. Электронная рассылка распорядительных документов позволяет в считанные минуты знакомить с их содержанием сотрудников ММБ в разных филиалах. И, кроме того, использование СЭД сделало прозрачным механизм исполнения документов, повысило эффективность контроля. Теперь, как сообщили Ъ в ММБ, здесь думают об организации потокового сканирования документации и передачи ее на исполнение в виде образа. По словам сотрудников, это будет актуально для филиалов и региональных представительств банка.

Польза от СЭД

Чем объяснить повышение интереса российских банков к электронному документообороту? Одна из причин в том, что с каждым годом во всех кредитных организациях растет объем обрабатываемых данных.

Кроме платежных поручений, кредитных договоров и другой информации, которая учитывается автоматизированными банковскими системами (АБС) и системами типа "Банк--клиент", в любой кредитной организации существует значительный объем других документов. Это, например, организационно-распорядительная документация, переписка с клиентами. Ко всем этим данным необходим быстрый доступ. А значит, их необходимо перевести в электронный вид. Эту задачу в банках и выполняют СЭД.

Без использования современных технологий банку сложно справиться с потоком поступающей информации, считает ведущий эксперт по управлению документацией компании "Электронные офисные системы" Наталья Храмцовская: "Если документация не соответствует требованиям ЦБ, банк может быть привлечен к ответственности вплоть до отзыва лицензии. А ЦБ — 'передовик' в области внедрения современных технологий: примерно раз в неделю выпускает три-четыре нормативных документа с различными изменениями, которые необходимо отслеживать. Нередко в банке, где нет СЭД, при проверке просто не в состоянии предъявить необходимый документ, потому что его не могут найти".

Но главную роль, по мнению специалистов, сыграло увеличение активности банков в розничной сфере.

"Успех на рынке сейчас зависит от того, насколько широк выбор услуг, как быстро они предоставляются и сможет ли кредитная организация справиться с большим потоком клиентов,— говорит директор по маркетингу компании 'Документум Сервис СНГ' Елена Стрелкова.— Автоматизация документооборота дает значительное преимущество в скорости и производительности. На Западе именно банки и страховые компании, работающие с большим количеством заявлений клиентов, первыми стали внедрять системы управления документами и бизнес-процессами".

Большинство банков предпочитают стандартные, или, как говорят специалисты, "коробочные", решения. Многие компании-разработчики один-два раза в год выпускают их обновленные версии, куда включают пожелания клиентов. Реже крупные компании и банки хотят СЭД, разработанную специально для них. Стандартное решение обходится в среднем в $300-400 за одно рабочее место или около $10-12 тыс. за 35-40 рабочих мест. За внедрение системы и обучение персонала придется заплатить дополнительно. А разработка специального решения обходится в несколько раз дороже.

Потратив значительную сумму на СЭД, российские банки, в отличие от западных, редко могут просчитать экономию от внедрения системы. На банковском семинаре в Лондоне представители Ллойдсбанка, где применяются оценочные механизмы прибыльности организации управления документами, утверждали, что оптимизация электронного документооборота дала им экономию в несколько десятков миллионов фунтов стерлингов.

В ожидании перемен

По мнению экспертов, перспективы развития электронного документооборота в России неплохие. Хотя есть немало проблем. Например, в отечественных компаниях и банках, по словам Натальи Храмцовской, не хватает квалифицированных специалистов, отвечающих за внедрение СЭД. Однако в последнее время активными сторонниками внедрения электронного документооборота становятся те сотрудники, которые уже использовали такие системы на прежнем месте работы.

Не стоит забывать и о недоработках законодательства. Например, все эксперты единодушно отмечают слабость закона "Об электронной цифровой подписи". Как считает директор департамента СЭД компании "АйТи" Николай Пашкин, слабость кроется скорее в практике его применения. По его мнению, использование ЭЦП в масштабах, о которых идет речь в законе, бессмысленно без нормально работающего института удостоверяющих центров. Тем не менее, как отмечает руководитель направления электронного документооборота Cognitive Technologies Михаил Потапенко, в ситуации с законом об ЭЦП наметились изменения к лучшему. Не так давно Федеральное агентство по информационным технологиям создало удостоверяющий центр ЭЦП.

Россия, скорее всего, пойдет по проторенному "международному пути". По словам исполнительного директора Гильдии управляющих документацией Сергея Афанасьева, мировой опыт будет учтен в формировании проектов законов "Об электронном документе" и "О документировании информации и документообороте", которые недавно внесены на рассмотрение в Госдуму. "Сейчас проводится работа по продвижению в России международных стандартов в области ДОУ,— рассказывает он.— Существует немало других международных стандартов, которые вполне можно применить в России. Например, европейские требования к автоматизированным СЭД".

Пожалуй, еще одним стимулом к внедрению СЭД в банках станет создание кредитных бюро (см. статью на стр. 17). Как отмечает Елена Стрелкова, из текста закона видно, что субъект, пользователь и кредитное бюро обмениваются информацией "в форме электронного документа". Конечно, законом не установлено, в каком именно виде кредитное бюро должно хранить данные. Но эксперты предполагают, что это целесообразно делать именно в электронном виде — со временем объемы информации будут только возрастать.

"Ничего хорошего в этом нет"

— Банки не заинтересованы в том, чтобы ломать свои уже существующие системы и приводить их в соответствие с законом об ЭЦП. И их можно понять. Системы электронного документооборота, которые используются в банках, называются как угодно, но без использования термина "электронная цифровая подпись". Ничего хорошего в этом нет. Но такое решение реально применяется. К ноябрю этого года в правительстве должен быть рассмотрен вопрос о внесении изменений и дополнений в действующий закон об ЭЦП. Данная работа поручена Министерству информационных технологий и связи РФ. Смею вас заверить, что она успешно выполняется. Я думаю, что России нужно обязательно воспользоваться зарубежным опытом в сфере регулирования электронного документооборота. Существует Европейская директива на этот счет, разные модели регулирования, американский опыт. В соседней Украине, кстати, приняты два закона об электронном документе и электронной цифровой подписи, где многие недостатки, которые отмечались в нашем, российском, законе, были устранены. Электронный документооборот получил широкое распространение в Германии. Все это хорошие примеры для нас.