Накладная заедет в цифру
Участники транспортной отрасли переходят на электронные транспортные накладные
С 2024 года транспортная накладная переходит в электронный формат: Минтранс рассматривает вариант, по которому его использование станет обязательным, и оценивает возможность отказа от классических бумажных документов при перевозке грузов. По оценке Strategy Partners, цифровую бизнес-модель сейчас активнее всего используют почтовые и курьерские сервисы (93%), ж/д-службы (92%) и пассажирские авиаперевозчики (81%). А в сфере грузовых автоперевозок — только 15% игроков рынка. Внедрение электронных транспортных накладных (ЭТрН) должно стимулировать процесс цифровизации этого сектора. “Ъ” разбирался, что в следующем году изменится для логистических компаний и какие IT-решения для ЭТрН они уже могут использовать.
Транспортная накладная — документ, который подтверждает факт перевозки груза автомобильным транспортом. Ее оформляют участники логистической цепочки для учета оказанных транспортных услуг и расчетов с перевозчиком. Электронные транспортные накладные — цифровой документ, подписанный усиленными квалифицированными или неквалифицированными электронными подписями всех участников взаимодействия, полный аналог бумажной версии, имеющий такую же юридическую значимость.
С февраля по октябрь 2020 года Минтранс проводил эксперимент по переводу транспортных накладных и путевых листов в цифровой формат. Отправители грузов, перевозчики и грузополучатели оформляли и подписывали документы через операторов электронного документооборота (ЭДО). А ГИБДД и Ространснадзор контролировали процесс через тестовую информационную систему. Эксперимент прошел успешно — новые механизмы взаимодействия участников перевозок друг с другом и с регуляторами оказались эффективными: сопутствующие доставке грузов процессы стали быстрее и дешевле, а также прозрачнее для государственных служб.
С 2021 года возможность использования ЭТрН последовательно закреплялась государством на законодательном уровне, до конца текущего года работа с ней добровольна. Но предполагается, что с 2024 года ЭТрН может стать обязательной — об этом говорил заместитель министра транспорта РФ Дмитрий Баканов, выступая в прошлом ноябре на форуме «Транспорт России». Однако пока нормативные документы, вводящие такое требование, не приняты.
Сейчас правительством утверждена форма электронной транспортной накладной: она должна содержать дату, время, адрес погрузки и выгрузки и другую информацию. Чтобы участники перевозки обменивались данными, а госорганы своевременно получали необходимые сведения, создана Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Ответственным за нее назначен Минтранс. Из этой системы получают данные ГИБДД, Ространснадзор, ФНС и другие федеральные органы исполнительной власти.
Схема работы и потенциальные сложности
Фото: Александр Коряков, Коммерсантъ
Фото: Александр Коряков, Коммерсантъ
Информация по ЭТрН загружается в ГИС ЭПД не напрямую, а через аккредитованных Минтрансом операторов ЭДО, которые обеспечивают ее передачу в ГИС ЭПД (в таком случае может встречаться формулировка «операторы информационных систем электронных перевозочных документов, ИС ЭПД»). Сейчас они организуют роуминговые взаимодействия между собой, чтобы участникам логистической цепочки было удобно обмениваться документами в привычных им системах, не меняя операторов.
Грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель должны подключиться к аккредитованным операторам ЭДО — это необходимое условие, поскольку если кто-то из «тройки» этого не сделает, сформировать ЭТрН не получится.
Обмен документами происходит в xml-формате. У сотрудников компаний, задействованных в процессе, должны быть подключенные к интернету устройства (у водителей — планшеты или смартфоны), чтобы подписывать документы простыми электронными подписями. «Если вдруг связь где-то отсутствует, вопрос решается отложенным выполнением действий в системе, то есть операция проводится, когда сигнал восстановится»,— объясняет руководитель отдела аналитики «Цитрос» Надежда Егорова.
При переходе на ЭТрН компания заключает договор с аккредитованным Минтрансом оператором ЭДО. При подключении к нему настраивается интеграция корпоративных информационных систем с сервисами ЭДО для загрузки и выгрузки транспортных накладных. Приобретаются сертификаты электронных подписей для сотрудников, если их нет. Затем заключается соглашение об обмене ЭТрН между контрагентами. Компаниям могут потребоваться доработки собственных информационных систем, чтобы отладить процесс и формировать ЭТрН. Поэтому начинать стоит с простых пилотных сценариев, а затем расширять опции, например учитывать возможную замену транспортных средств или водителей.
«Пока использование ЭТрН не является обязательным, и определенная доля игроков рынка не спешит переходить на электронные накладные. Скорее всего, введение ЭТрН будет поэтапным, например для отдельных видов товаров. Уже известно, что в 2024 году такой формат становится обязательным для алкогольной и спиртосодержащей продукции»,— отмечает Надежда Егорова. По словам эксперта, ЭТрН — один из самых сложных для внедрения форматов электронной документации, поскольку содержит много, как минимум четыре, титулов (составные части электронного документа, которые формируются по окончании какого-либо из этапов). «Каждая из задействованных в транспортировке грузов компания создает свою часть документа, из которых затем формируется ЭТрН, поэтому в процессе возможны организационные сложности»,— объясняют в компании «Цитрос».
Может быть трудно убедить контрагентов в необходимости использовать ЭТрН. Сейчас, объясняет Надежда Егорова, выгода от перехода на цифровые документы очевиднее именно транспортным компаниям, поскольку у них большие объемы таких накладных. «Часть игроков рынка грузоперевозок хотят перейти сразу на отлаженную систему, поэтому ждут, когда закончатся все тестовые периоды и она будет окончательно сформирована»,— добавляет эксперт.
Первопроходцы
Однако успешные кейсы уже есть. В мае текущего года компания X5 Group объявила о начале использования электронных транспортных накладных в ГИС ЭПД. Полностью отказаться от бумажных накладных ритейл-игрок планирует к 2025 году. По собственной оценке X5 Group, внедрение ЭТрН позволит сэкономить более 30 млн руб. в год.
Также в мае мультисервисный оператор логистических услуг ПЭК сообщил, что запускает перевозки с электронными транспортными накладными. До конца года компания планирует перевести на ЭТрН 40% всех рейсов.
Пилотное внедрение ЭТрН в одной из крупных нефтяных компаний прошло с помощью решения «Цитрос ЮЗ ЭДО». «У заказчика работа происходит не в одной корпоративной информационной системе, а в нескольких. Они интегрируются с продуктом "Цитрос ЮЗ ЭДО", который обеспечивает единую точку входа, что упрощает и унифицирует работу, а также позволяет эффективнее обеспечивать информационную безопасность,— поясняет Надежда Егорова.— При использовании "Цитрос ЮЗ ЭДО" заметно повысилась скорость обмена и подписания документов: в среднем оформление бумажной транспортной накладной занимает до 10 минут, а в электронном виде — около минуты».
Переход на электронный документооборот на транспорте и подключение к операторам ЭДО — сложный технологический проект, сопряженный с перестройкой бизнес-процессов. Ведущие участники рынка начинают переход уже сейчас, чтобы неспешно отладить все механизмы.
Об этом говорит и начальник управления электронного документооборота ФНС России Федор Новиков: «Электронная транспортная накладная, пожалуй, самый сложный по структуре электронный документ. Тем важнее практика участия будущих потребителей в его разработке. Это дает возможность на самых ранних стадиях понять нюансы и начать готовиться к внедрению».
Преимущества и перспективы
Чем серьезнее у компании объемы документов, тем выше для нее экономический эффект от перехода на ЭДО. В случае с ЭТрН наиболее очевиден он на примере снижения затрат на обработку документов. По данным Минтранса, ежегодно оформляется около 3 млрд транспортных документов, каждая бумажная версия обходится компании-перевозчику примерно в 100 руб. Некоторые участники логистического сектора обозначают ее стоимость в 150–200 руб. Обработка же электронного документа, по оценке Минтранса, будет составлять примерно 5 руб.
«Другие преимущества: повышается скорость обмена документами, и можно отслеживать передвижения груза и статус транспортной накладной в режиме онлайн. Исключается ее потеря и сокращается кассовый разрыв, поэтому перевозчик может получить оплату в короткие сроки»,— добавляет Надежда Егорова. При формировании электронных версий меньше вероятность ошибок из-за человеческого фактора.
Отказ от бумаги в целом несет немало выгод компаниям, в их числе свободный доступ к документам с любого устройства, оперативные взаиморасчеты, сокращение затрат на доставку распечатанной документации, легкий и быстрый поиск нужных файлов в цифровом архиве. Кроме того, после внедрения ЭДО составлять документы будет намного проще — так же, как и редактировать их, передавать и подписывать. На все это потребуется несколько кликов. Переход на цифровой формат документа закроет и вопрос хранения транспортных накладных — ранее, чтобы соблюсти такой пятилетний срок, прописанный в законодательстве, некоторые участники рынка арендовали огромные склады. Теперь ЭТрН будет лежать в электронном архиве, и ее нельзя будет потерять.
Как отмечают сами участники рынка перевозок, переход на электронную транспортную накладную поможет повысить прозрачность отрасли. В государственной информационной системе будут отражены данные о перевозке, включая информацию о транспортном средстве, водителе, стоимости доставки и так далее. Доступ к ней в режиме реального времени появится и у автоинспекторов. Кроме того, с ГИС ЭПД могут работать и контрольно-надзорные органы, например ФНС, то есть перевозчикам не потребуется по запросам ведомства предоставлять документы на бумаге.
Самым эффективным стимулом для внедрения ЭТрН в ближайшее время может стать законодательное регулирование, однако пока норм, прописывающих обязательность ее использования, нет, напоминает Надежда Егорова: «Но сами рыночные условия будут способствовать спросу на решения для работы с ЭТрН, поскольку крупнейшие игроки уже переходят на цифровой формат». По данным «Контур.Логистики», в 2023 году количество запросов, связанных с ЭТрН, выросло вдвое по сравнению с прошлым годом. «Чем больше участников отрасли начинает ее использовать, тем быстрее и активнее идут все отладки и больше новых игроков начинают интересоваться процессом»,— объясняет Надежда Егорова.
Варианты внедрения
Операторы электронного документооборота, которые работают с транспортными перевозочными документами, уже сейчас предлагают интеграции с информационными системами компаний. Однако существуют и отдельные эффективные решения, которые упрощают взаимодействие с ними и обеспечивают одновременный обмен документами через нескольких операторов ЭДО: «Контур.Диадок», СБИС, «Такском» и др. В числе таких продуктов «Цитрос ЮЗ ЭДО» — система юридически значимого электронного документооборота, которая предоставляет заказчикам из коммерческих компаний и государственных организаций инструменты для автоматизации и упрощения процессов по обмену электронными юридически значимыми документами внутри холдинга и с контрагентами.
Коммерциализация продукта «Цитрос ЮЗ ЭДО» выполняется в рамках федерального проекта при поддержке Фонда содействия инновациям (федеральное государственное бюджетное учреждение «Фонд содействия развитию малых форм предприятий в научно-технической сфере»).
К основным преимуществам решения относится организация сквозного процесса юридически значимого ЭДО за счет интеграции с имеющимися информационными системами компании в одной точке, а также стандартизация процессов ЭДО в группах компаний.
Продукт базируется на открытом коде и входит в Единый реестр российского ПО Минцифры. «Цитрос ЮЗ ЭДО» создает доверенную среду обмена электронными документами в рамках компании или холдинга через внутреннего оператора, а с внешними контрагентами — через операторов ЭДО.
«Сейчас по ЭТрН у нас действует интеграция с двумя операторами ЭДО, если в компании настроен роуминг между операторами, то в "Цитрос ЮЗ ЭДО" он также поддерживается. Если у заказчика большой объем данных, имеет смысл настроить прямой обмен, поскольку роуминг ЭДО пока не всегда обеспечивает стабильность передачи»,— отмечает Надежда Егорова. «Цитрос ЮЗ ЭДО», по ее словам, позволяет нивелировать такие риски.
«Если контрагенты используют несколько операторов ЭДО, мы можем настроить автоматическую маршрутизацию. И тогда все документы не будут разбросаны по разным системам, а будут собираться в едином окне»,— добавляет эксперт.
Решение также обеспечивает высокий уровень информационной безопасности: внутренние ИС работают в защищенном внутреннем контуре компании. «Наш продукт разворачивается в инфраструктуре заказчика и обеспечивает единую точку взаимодействия с внешним контуром, и потенциальные риски в данном случае проще отследить»,— уточняет Надежда Егорова.
Компании могут заметно снизить трудозатраты с помощью «Цитрос ЮЗ ЭДО»: автоматизация процессов исключает дублирование операций сотрудниками, нет необходимости создавать и обрабатывать копии документов, нужные данные легко найти. Важный фактор — поддержка функциональности: система учитывает изменения в технологиях операторов ЭДО и законодательстве, оптимизирует затраты на сопровождение и модернизацию ЮЗ ЭДО. По опыту компании «Цитрос», внедрение решения позволяет значимо (до 70%) сократить время, затрачиваемое сотрудниками на обмен документами, а также на 30% снизить расходы, связанные с их обработкой.