Виртуальный офис: как сделать удаленную работу более эффективной
Внедрение цифровых технологий в рабочие процессы — одно из необходимых условий для развития любого бизнеса. Такие инструменты помогают наладить работу сотрудников и выстроить более эффективные коммуникации с клиентами, а в итоге растет качество услуг и снижаются затраты. О том, как это работает, расскажем на примере Яндекс 360 для бизнеса.
Фото: freepik
Фото: freepik
Виртуальный офис — это, по сути, цифровая среда для совместной работы. Он позволяет работать в единой команде сотрудникам из разных уголков мира, решая одну из важнейших проблем бизнеса — дефицит кадров. В цифровой среде Яндекс 360 для бизнеса собраны сервисы, упрощающие работу и деловое общение: корпоративная почта, календарь, мессенджер, облачное хранилище на диске, редактор документов, заметки, конструктор рассылок, сервис видеоконференций «Телемост», система управления проектами «Трекер», опросник «Формы» и база знаний организации «Вики».
Цифровые решения офисных задач
Сервисы Яндекс 360 для бизнеса позволяют хранить рабочую документацию в общем облаке, доступ к нему открыт для каждого в любое время суток. Члены команды также получают персональные диски для хранения своих документов с детальной настройкой доступа, умным поиском и синхронизацией между устройствами. Писать тексты, создавать презентации и таблицы можно в редакторе «Документы», который поддерживает самые популярные форматы. При этом с одним файлом могут работать сразу несколько человек.
Для внешней коммуникации с клиентами и партнерами есть корпоративная Почта на домене, а для обмена рабочими сообщениями — мессенджер. Сотрудники могут создавать в нем тематические ветки обсуждений (треды), опросы, а также чат-боты для выполнения рутинных задач. Фильтры помогают быстро находить необходимые сообщения, есть возможность организовать конференц-колл.
Фото: freepik
Фото: freepik
Проводить видеоконференции в любой точке земного шара позволит «Телемост». Время сеансов не ограничено, присоединиться к сессии могут до 10 тыс. зрителей одновременно, а видео и аудио можно записать и сохранить.
Внести все встречи в график и ничего не забыть поможет календарь, в нем же удобно следить за расписанием онлайн-встреч. Планами можно поделиться со своими коллегами, чтобы синхронизироваться по времени.
В «Трекере» можно вести проекты и контролировать прогресс в едином пространстве. Меняющийся статус задачи видят все участники, а для консультации или обсуждения можно призвать конкретного сотрудника — он получит уведомление. Можно создавать доски задач или объединять их в очереди — это помогает не запутаться: сразу понятно, куда идти, чтобы, например, дать задание дизайнеру или разработчику. Кроме того, «Трекер» помогает отслеживать занятость сотрудников и вести статистику, для этого есть специальные фильтры.
С помощью «Форм» можно создавать опросы, тесты, квизы, регистрировать пользователей на мероприятия и собирать обратную связь. Оперативность обеспечивают готовые шаблоны, которые можно просто встроить на сайт или поделиться ссылкой.
В «Вики» удобно структурировать всю корпоративную информацию: собрать в одном месте инструкции и регламенты и обеспечить онлайн-доступ к ним всей команде или только конкретным сотрудникам. Документы можно редактировать, причем история правок сохраняется.
Все сервисы дополняют друг друга, помогая оптимизировать внутренние бизнес-процессы и упростить коммуникацию. Например, можно сделать сквозной сценарий для «Трекера» и «Форм», чтобы на основе каждого ответа в форме создавалась новая задача. Или можно дополнять корпоративную базу знаний ссылками на конкретные задачи в «Трекере» и опросы в «Формах».
Фото: freepik
Фото: freepik
Надежный российский разработчик
В цифровой среде уже работают более 130 тыс. организаций по всей стране: девелоперские компании, образовательные учреждения, торговые сети, производители. Это в 10 раз больше, чем два года назад. Одна из главных причин такой мощной динамики — растущее доверие к отечественным разработкам в условиях, когда иностранные вендоры покидают российский рынок.
Процесс миграции с иностранных виртуальных офисов в Яндекс 360 для бизнеса для бизнеса детально отработан: перенести данные можно в считанные часы без остановки работы команд или в несколько этапов. Сроки зависят от потребностей каждого клиента.
В легкости и бесшовности перехода с иностранного ПО на отечественное решение уже убедились сотни клиентов Яндекс 360 для бизнеса. Например, логистическому оператору Major Logistics удалось перевести в новый виртуальный офис около 2 тыс. сотрудников в течение дня.
«Чтобы сохранить доступ к коммуникациям после ухода зарубежного вендора, мы не стали переносить процессы частями или постепенно — переехали сразу все сотрудники. Для этого команда Яндекс 360 для бизнеса выдала нам триал-доступ к системе на один месяц.
Мы отправили сотрудникам доступы к аккаунтам в смс-сообщениях и начали работу с новыми сервисами», — рассказывает руководитель IT-отдела Major Logistics Алексей Степанов.
Фото: freepik
Фото: freepik
Безопасность превыше всего
Вся информация в Яндекс 360 для бизнеса максимально защищена, поскольку дата-центры расположены в России. Ежедневное резервное копирование позволяет обезопасить клиентские данные от различных форс-мажоров, в том числе сбоев и поломок оборудования. Механизм авторизации Яндекс ID не позволит проникнуть в систему посторонним, а встроенный антивирус и технология «Спамооборона» избавят от спама и вредоносных программ.
«Специфика нашего бизнеса — регламентированный на законодательном уровне контроль за информационной безопасностью. Мы строго следим за обработкой и сохранностью персональных и медицинских данных клиентов. Онлайн-офис Яндекс 360 для бизнеса выбрали, поскольку по стоимости и функционалу этот вариант оказался оптимальным», — рассказывает сооснователь Best Doctor Филипп Кузнецов.
Об опыте других компаний по подключению виртуального офиса команда Яндекс 360 для бизнеса подробно рассказывает в своем блоге.
ООО "ЯНДЕКС"
Реклама