Придерживаясь системы в закупке канцтоваров, можно наладить внутреннюю работу офиса, говорят специалисты рынка канцтоваров и бумажного рынка.
Набор канцтоваров. В ассортименте 80% заказов корпоративных клиентов компании «Комус» содержатся следующие позиции: бумага форматов А, папки (скоросшиватель, уголок, регистратор с арочным механизмом, файл), пишущие принадлежности, бумага для заметок (post-it), расходные материалы (скобы, скрепки, зажимы для бумаг), картридж, бытовая химия для офиса (салфетки, чистящие средства для оргтехники), ролики для факса. Это стандартный набор, необходимый в работе.
Расход бумаги. В офисах для печати обычных документов в основном используется белая бумага формата А4. Для цветной печати лучше применять виды бумаги, предназначенные именно для этой цели. Есть два вида бумаги – для лазерного и струйного принтеров. Главным показателем качества бумаги для лазерного принтера является гладкость: именно от нее зависит, насколько четко порошок будет закрепляться в определенных точках листа, а не рассыпаться по его поверхности. Такова, к примеру, марка Data Colour Laser. Другая марка – Data Colour Inkjet – предназначена для струйных принтеров. Ее главные характеристики – специально подобранные пористость и толщина, обеспечивающие быстрое высыхание чернил и не позволяющие им протекать насквозь и отражаться на обороте следующего листа.
Белая бумага формата А3 используется в основном для копирования. Помимо белой бумаги компаниям зачастую требуется цветная бумага. Обычно на ней распечатывают информационные и рекламные листовки, различные важные сообщения для стенда компании, а также прайс-листы.
Пути приобретения. Они зависят от ежемесячного объема потребления: при небольших объемах (10–50 пачек в месяц) удобнее покупать бумагу в рознице. При средних объемах (100–200 пачек) имеет смысл встать на обслуживание к канцелярским компаниям. При больших объемах потреблениях (480 пачек и выше) обычно выбирается крупный оптовик.
Бюджет. Для обеспечения нового рабочего места канцтоварами требуется 850–1000 руб. Ежемесячный бюджет на одного сотрудника составляет 250–300 руб.
Бюджет на расходные материалы для оргтехники и форматную бумагу для офиса из 15 сотрудников составляет 3 тыс. руб. в месяц, 60 человек – 12 тыс. руб., 200 человек – 40 тыс. руб.
Как сэкономить. Определяющим является выбор поставщика, оказывающего сервисные услуги – бесплатную доставку, профессиональную консультацию торговых представителей, а также предоставление накопительных скидок, бонусов и подарков.
Это путь экономнее за счет исключения транспортных расходов клиента на поездку в канцелярские магазины. Консультации представителей позволяют сократить средства и время на самостоятельное изучение ассортимента офисных принадлежностей. А участие в бонусных программах и долгосрочное сотрудничество с компанией позволяют сэкономить от 15–20% средств в бюджете канцтоваров.