Злободневная тема — как сэкономить на аренде офиса, стоимость которой в Москве и других российских мегаполисах представляется неадекватной, учитывая уровень офисной инфраструктуры. Один из путей экономии — использование так называемых коворкинг-офисов, примечательных прежде всего духом коммуны со всеми ее плюсами и минусами. Другой решает проблему радикально, но сводит к минимуму живое человеческое общение, что, кстати, противоречит концепции командного духа.
Особая атмосфера
Три года назад молодой американский программист Брэд Ньюберг решал, работать ли ему в офисе на какую-нибудь компанию или дома на себя, и придумал совместить оба варианта. Арендовав большое помещение в офисном здании, он предложил использовать его для работы таким же "свободным художникам", как он сам. Новую схему организации рабочих мест он назвал коворкингом — в совместном офисе параллельно трудится некоторое количество фрилансеров и стартап-команд.
Инициатива Ньюберга дала жизнь явлению, которое за три года распространилось по всему миру. Обширный список коворкинг-офисов в разных странах можно увидеть по адресу coworking.pbwiki.com. Совместные офисы представляют собой довольно большие помещения с кухней, одной или несколькими переговорными и оборудованы необходимой офисной инфраструктурой — от Wi-Fi-интернета до принтеров и сканеров (мебель — само собой) — для обслуживания всех "постояльцев". Каждый, кто использует такую территорию на постоянной основе, платит ежемесячно определенную сумму, размер которой зависит от того, закреплено ли за ним рабочее место, стол целиком или же он использует стол или диван, которые в данный момент свободны. В США многие коворкинг-офисы разрешают любому прийти и поработать без оплаты, но если человек становится постоянным посетителем, его просят оплатить рабочее место. Стоимость аренды стола и ключей для круглосуточного доступа в офис составляет в среднем $350 в месяц, а просто ключей, без оплаты закрепленного за вами места — около $250. Такие офисы удобны не только фрилансерам, но и компаниям, сотрудники которых разбросаны по разным городам или странам. А еще они удобны тем, кто только выходит на новый для себя рынок (в незнакомом городе или стране) и не имеет при этом достаточного бюджета для съема полноценного офиса.
Макс Крайнов, владелец консалтинговой компании для стартапов StartupCube.com: Это хороший способ для начинающей компании сэкономить деньги на аренде полноценного офиса, который обычно целесообразно открывать, если в компании работает больше трех сотрудников. Преимущество коворкинг-центров — основателям компании не нужно тратить драгоценное время на решение операционных вопросов, а можно сконцентрироваться на разработке продукта. Кроме того, в таких офисах обычно царит атмосфера стартапа, команды и разработчики общаются друг с другом, обмениваются идеями, такая атмосфера очень позитивна. Из минусов я бы отметил стоимость аренды рабочего места (когда количество сотрудников компании больше трех, дешевле держать офис), конкуренцию за часто использующиеся ресурсы (принтер, парковочное место и т. д.), а также возможность конфликтов из-за психологической несовместимости.
В ближайшие месяцы откроется несколько совместных офисов в Москве, Санкт-Петербурге, Екатеринбурге. А самый первый коворкинг-офис в СНГ пару недель назад появился в Киеве, его назвали "Вулык" ("Улей"). Цена "прописки" в нем — от $150 (без закрепленного места) до $300 (с персональными столом и запирающейся на ключ тумбочкой) в месяц. Все могут пользоваться всем — кухней, туалетом, факсом, принтером, сканером, а также офис-менеджером и кальяном на балконе; имеются также комната отдыха, комната для презентаций и комната для совещаний.
По словам Александра Юркина, открывшего с партнером "Вулык", на оборудование коворкинг-офиса премиум-класса (к таковым относится и "Вулык") потребуется около $30 тыс. Их офис площадью 120 кв. м рассчитан на 25 человек. Основные регулярные расходы — это, естественно, аренда помещения; за метр такой площади в Киеве просят около $50 в месяц. Плюс зарплата двух администраторов, охрана, уборка офиса, расходные материалы, интернет. Всего, по словам Юркина, на содержание коворкинг-офиса вроде "Вулыка" уходит около $5 тыс. в месяц. Поступления за аренду мест в совместном офисе, как правило, лишь покрывают эксплуатационные расходы, и, чтобы получить прибыль, Юркин планирует, в частности, предоставлять дополнительные услуги пользователям. Поскольку "Вулык" является первым опытом коворкинга в СНГ и действует лишь около двух недель, Александр Юркин не может сказать, насколько верны его расчеты: покажет практика. В ближайших планах "Вулыка" — зарабатывать в месяц $7-8 тыс.
Александр Юркин: Мы недавно открылись, и сейчас у нас проходят дни открытых дверей — любой может прийти, посмотреть на наш офис, попробовать в нем поработать абсолютно бесплатно. Если рассматривать аудиторию нашего офиса, то это в основном одиночки фрилансеры и команды из двух-трех человек, работающих над стартапами. Их привлекает прежде всего атмосфера взаимообмена идеями с такими же, как они, людьми. Гораздо меньше им интересна возможность использовать, скажем, переговорную комнату.
По прикидкам основателя сайта officeshare.ru Алексея Глазкова, готовящего сейчас к открытию сразу несколько коворкинг-офисов в Екатеринбурге, единовременные затраты на оборудование офиса площадью 360 кв. м составляют около $20 тыс. без учета аренды помещения.
При стоимости месячного абонемента на использование офиса от $100 до $400 с человека ежемесячный доход предприятия может составить около $11 тыс. Размер прибыли зависит от арендной платы за помещение, которое удастся найти. Скорее всего, достойно зарабатывать только на сдаче мест в офисе не получится, придется, как и "Вулыку", искать непрофильные источники дохода.
На habrahabr.ru энтузиасты коворкинга создали профильный блог, который пользуется немалой популярностью, что свидетельствует о востребованности "коммунальных" офисов. Этот бизнес вряд ли когда-нибудь превратится в большой; вместе с тем вряд ли организаторы коворкинг-офисов разорятся. В России набирает силу интернет-бизнес, стартап-команды нуждаются в офисах, но не в состоянии платить по нынешним московским расценкам, и коворкинг-офисы — это именно то, что им нужно.
А нужен ли офис?
Издательство "Манн, Иванов и Фербер" его основатели изначально видели в роли хобби, никто из них не планировал бросать основную работу. Соответственно, деятельность издательства строилась так, чтобы можно было обходиться вообще без офиса. Все, что можно, они отдали на аутсорсинг, а в штат набирали только тех специалистов, которые были критично важны для компании, да и их сразу ориентировали на дистанционную работу. Впрочем, значение чувства локтя и непосредственного человеческого контакта не умалялось. Было введено правило собираться один-два раза в неделю на совещание в кафе с Wi-Fi-доступом в интернет. Любимое место — кофейня "МакКофе" на Пушкинской площади.
Но издательский бизнес, что называется, пошел, и со временем хобби стало основным занятием. Вместе с тем безофисный режим настолько понравился отцам-основателям, что было решено работать так и дальше. Как пишет гендиректор издательства Михаил Иванов в корпоративном блоге blog.mann-ivanov-ferber.ru, в этой схеме — одни преимущества.
Сам Иванов раньше тратил по три часа в день только на то, чтобы добраться от дома до работы и обратно, теперь это время используется на благо бизнеса и личной жизни. Свободный рабочий график тоже большое дело — можно трудиться ночью, если это более продуктивно. Выгода для бизнеса тоже немалая. По подсчетам Иванова, работа в безофисном режиме экономит издательству около $80 тыс. в месяц.
По словам руководителя группы маркетинга издательства "Манн, Иванов и Фербер" Алены Маковой, безофисный режим работы компании сначала приводит ее партнеров в некоторое замешательство, которое после расспросов сменяется восхищением, смешанным с белой завистью: кому нравится каждый день с работы и на работу тащиться по московским пробкам? Вопросы возникают прежде всего относительно производительности труда и трудовой дисциплины. Надо сказать, дистанционная схема плодотворно влияет на бизнес, особенно если использовать современные тематические сервисы.
Веб-сервисы управления проектами, или системы виртуального офиса, используются компаниями как для организации дистанционной работы, так и для координации действий офисов, расположенных в разных городах и даже странах. Более того, эти системы частенько применяются, даже если персонал трудится в одном офисе. Сотрудникам они помогают эффективно взаимодействовать друг с другом, а руководству — адекватно и оперативно оценивать результаты деятельности рабочей силы.
Алексей Мельчаков, технический директор инкубатора интернет-проектов inVenture: Во многих компаниях сотрудники зачастую решают вопросы по электронной почте, не встречаясь друг с другом лично. Люди работают в одном офисе, но методы коммуникации у них такие же, как и при "удаленной" работе. Однако электронная почта — это канал общения p2p, и, когда сотрудников больше двух, возникают проблемы с использованием этого инструмента внутрикомандной коммуникации. Они решаются применением веб-систем управления проектами типа ProjectPath, в которых есть инструменты постановки задач, а также инструменты коммуникации между сотрудниками. Главное отличие этих систем от коммуникации по электронной почте — абсолютная прозрачность работы каждого сотрудника компании. Видно, какие задачи стоят перед тем или иным специалистом, что сделано и что не сделано, и все четко знают, какая сфера ответственности у каждого работника.
Чтобы использовать системы управления проектами, необходим лишь доступ в интернет и оплаченный аккаунт на одном из зарубежных веб-сервисов, предоставляющих такие услуги, например на webex.com. Месячная плата составляет от нескольких десятков до нескольких сотен долларов в зависимости от количества сотрудников компании, пользующихся подобными сервисами. Они помогают наладить управление "удаленными" сотрудниками в режиме виртуального офиса с помощью систем постановки и контроля выполнения задач, многопользовательских видеоконференций и презентаций.
Алексей Мельчаков: Мы работаем в офисе, однако используем систему управления проектами ProjectPath. Это очень организует. Любое задание для каждого сотрудника заносится в список задач, и определяются сроки его выполнения. Если задачи нет в списке, значит, ее нет вообще. Основное отличие подобных сервисов от электронной почты — сообщение человека видят все, это как сравнить разговор тет-а-тет с выступлением перед аудиторией. Некоторым от этого сначала некомфортно, однако все довольно быстро втягиваются в такой режим. Компания 37 Signals, представляющая веб-сервис ProjectPath, на своем сайте basecamphq.com приводит реальные примеры использования этой системы предприятиями самого разного профиля — от девелопмента до медицины. Организация работы команды при помощи таких вот систем управления проектами в конечном счете сильно повышает эффективность бизнеса.
Роскошь общения
Многие считают, что работа в офисе дисциплинирует сотрудников: создается впечатление постоянного надзора со стороны начальства. Однако это не так — если человек не хочет работать, он не будет работать и в офисе. Здесь можно упомянуть, что аудитория "Живого журнала" и "Одноклассников" резко увеличивается как раз в те часы, когда в офисы подтягиваются сотрудники. Многие компании закрывают доступ с рабочих компьютеров к подобным ресурсам, однако сотрудники тут же находят другие варианты использования рабочего времени — и отнюдь не для работы.
Андрею Кремневу по душе схема, которую пропагандирует издательство "Манн, Иванов и Фербер": аутсорсить все, что можно, плюс дистанционная работа с еженедельными совещаниями в офлайне. У Кремнева есть соответствующий опыт — когда он был веб-директором Института развития избирательных систем (ИРИС), то трудился именно по такой схеме. По его словам, самое сложное для человека, который переходит на режим домашнего офиса,— избавиться от ощущения, что находишься в отпуске. Когда нет четких временных рамок рабочего дня, необходима некоторая самодисциплина, чтобы заставить себя работать.
Андрей Кремнев: До ИРИС у меня был опыт работы в собственном бизнесе, поэтому проблема самодисциплины передо мной не стояла. Работа в ИРИС мне нравилась, так что с мотивацией тоже проблем не было. Оказалось, самое сложное — это в режиме ненормированного рабочего дня перестать пахать буквально круглосуточно и уделять достаточно времени семье. Для этого мы с женой установили "святые часы" — определенное количество времени каждый день, которое я полностью посвящал семье. Взамен жена перестала меня отвлекать по мелочам на несколько минут каждый час — после таких отвлечений гораздо сложнее собраться с мыслями и продолжить работу. Главное для режима домашнего офиса — донести до семьи, что, хоть ты и дома, ты работаешь и отвлекать тебя нельзя.
Екатерина Семихатова, гендиректор PR-агентства People2People communications: Недавно на дне рождения одного американского продюсера мы с главой компании по подбору персонала для кино заспорили о том, как нужно управлять небольшим сервисным бизнесом. Он говорил, что хочет видеть всех своих сотрудников на работе с утра до вечера, потому что люди работают, только когда за ними смотришь. Я говорила ровно противоположные вещи. Ведь если человеку создать определенные условия и определенные реперные точки, по которым проверяется, что он делает, эффективность работы значительно повысится, потому что человеку будет работаться гораздо комфортнее.
Тем не менее работа без офиса подходит далеко не всем. Людям нужно живое общение (пусть и не всегда на рабочие темы) и ощущение работы в коллективе.
Инна Алексеева, гендиректор компании PR Partner: Когда я познакомилась с работой без офиса издательства "Манн, Иванов и Фербер", которые являются нашими клиентами, я воодушевилась и захотела организовать работу своей компании на таких же принципах. В то время наша компания снимала офис, в котором работали семь человек, и платила за это 130 тыс. рублей в месяц. Я предложила своим сотрудникам установить необходимую оргтехнику дома, чтобы они работали в режиме домашнего офиса с еженедельными совместными совещаниями в каком-то месте, а арендную плату за офис прибавить к их зарплате. Каждому выходила прибавка около 20 тыс. рублей в месяц. Однако сотрудникам эта идея не понравилась. Они заявили, что не хотят сидеть постоянно дома, желают работать в коллективе и общаться в офисе вживую с коллегами и клиентами. Так что я отказалась от этой идеи.
Как бы то ни было, по единодушному мнению людей, знакомых с дистанционной темой, в любой компании есть отделы, которые вполне можно перевести на "удаленную" работу. Таким образом, компании могли бы здорово экономить не только на офисных площадях, но и, скажем, беря на некоторые должности жителей регионов, где зарплаты несравнимо меньше московских.