«Повышение операционной эффективности оправдывает вложения в цифровизацию»

Автоматизация и цифровизация процессов, в том числе в закупках, стала одним из ключевых трендов в промышленности. О том, какие услуги B2B-маркетплейса наиболее востребованы у потребителей, как организована доставка в труднодоступные регионы и что дает клиентам аутсорсинг закупок, рассказала гендиректор цифровой платформы быстрых закупок «Максмарт» Елена Суховей.

Новые услуги

— Какие основные проекты реализовал «Максмарт» в 2024 году?

— В 2024 году «Максмарт» усилил и расширил интеграции маркетплейса с крупнейшими компаниями в двух направлениях: подключение к платформе новых предприятий для осуществления закупок, а также увеличение количества сервисов и товарных категорий к цифровым закупкам с текущими клиентами. Цифровая платформа «Максмарт» предоставляет возможность проведения закупок стандартизированной номенклатуры по интеграционному и безинтеграционному сценариям.

Важно пояснить, что при работе в интеграционном сценарии с цифровой платформой (обмен данными между учетный системой клиента и маркетплейсом) клиент может передать функцию закупок стандартизованной номенклатуры непосредственно заявителю — тому, кто является первоначальным заказчиком материала, тем самым перенаправив высококвалифицированные кадры дирекций по закупкам на более стратегические задачи. Интеграционный сценарий закупок посредством цифровой платформы наиболее востребован среди крупных коммерческих компаний, так как позволяет максимально эффективно осуществлять закупки: автоматизируется практически весь процесс, исключаются дублирующие ручные операции, человеческий фактор при выборе того или иного товара или поставщика — все делает за человека машина. Мы проанализировали эффективность закупок между автоматизированным интеграционным сценарием и безинтеграционным, когда пользователь формирует корзину непосредственно на сайте, и увидели разницу, доходящую до 30% в стоимости оформленного заказа. Это связано с тем, что алгоритмы ИИ (искусственного интеллекта) гораздо эффективнее справляются с оптимальным выбором среди большого количества номенклатуры и поставщиков, чем человек. Такие алгоритмы ежедневно обучаются на большом количестве данных.

Помимо развития сервисов, связанных с ИИ, для повышения эффективности закупочной деятельности в 2024 году «Максмарт» доработал различные варианты работы с лимитами по интеграционным сценариям расчета плановых цен и различные варианты веток согласования, что позволило еще больше сократить и оптимизировать процесс выбора и заказа продукции.

В то же время безинтеграционный сценарий дает возможность сразу подключиться к платформе и осуществлять подбор продукции, и делать закупки по каталогу маркетплейса.

Также компания запустила новый сервис — закупки подрядчиками. Это работает так: компания-клиент заказывает у подрядчиков какие-то услуги, например стройку. В свою очередь, подрядчики заключают договор с нашей платформой, где осуществляет закупки клиент, и также закупают материалы на маркетплейсе. За счет этого подрядчики и клиент получают возможность по различным интеграционным сценариям быстро согласовывать закупку, выбирать конкретную продукцию или аналоги на маркетплейсе, получая полную прозрачность и контроль за количеством, качеством и стоимостью материалов. При этом можно получить эксклюзивные цены на продукцию от поставщиков маркетплейса и значительно экономить на затратах.

В рамках операционной деятельности «Максмарт» запустил услуги факторинга и продолжает развитие других новых сервисов.

— Чем отличается система сквозных закупок от существовавших алгоритмов закупки до этого? Какой основной эффект вы и партнеры могут от нее получить?

— Главное отличие новых цифровых сервисов в том, что теперь компания полностью может автоматизировать все бизнес-процессы снабжения в нестратегических закупках. В единой системе, одном продукте вы получаете сразу оптимизацию нормативного справочника, согласование потребностей, расширенную базу поставщиков с квалификацией, автоматизированный подбор корзины, включающий алгоритмы автоматизированного подбора аналогов, цифровизацию всего процесса документооборота, в том числе логистических документов, сквозную аналитику и контроль прохождения процесса закупки, оптимизацию стоимости логистики «последней мили» от распределительных центров до базисов клиентов. Подключаясь к платформе, каждая из крупнейших компаний-клиентов значимо расширяет свою панель поставщиков стандартизованной нестратегической номенклатуры, не теряя возможности работать с действующими партнерами за счет присоединения последних к платформе в качестве поставщиков. Такая бизнес-модель создает аккумулятивный эффект за счет повышения конкурсности и, соответственно, снижения конечной стоимости закупок.

Ключевым операционным эффектом при переходе нестратегических закупок бизнеса в цифровой формат посредством платформы «Максмарт», а также переводе закупок от закупщиков непосредственным заявителям становится экономия по закупаемым материалам, которая достигает по отдельным товарным категориям до 5–15% от общего объема закупки за счет конкурсности от 8 до 12 поставщиков и автоматизированных аналогов на каждую товарную позицию.

Помимо экономии стоимости закупок, компания получает эффект в виде снижения сроков поставки стандартизированной номенклатуры свыше 50%, что в условиях необходимости обеспечения бесперебойного производственного цикла является критически важным для каждого предприятия. Нормализация номенклатурного справочника достигает уровня не менее 30%, также внедряется удобный функционал расчета актуальных плановых цен. Одним из важных достигаемых эффектов в размере более чем 30% является автоматизация всей цепочки документов по входящим поставкам стандартизированной номенклатуры. Ощутимый эффект в снижении трудозатрат также получается из-за сокращения влияния человеческого фактора за счет цифровизации и использования ИИ.

Важным инструментом, который получает компания для выстраивания эффективных бизнес-процессов, является цифровая аналитика по различным параметрам закупок: OTIF, сроки поставки, цены, конкурсность, процент рекламаций, процент отказов поставщиками и пр. По результатам проведенного платформой аналитического среза наши клиенты получают снижение OPEX, высокий OTIF по широкому спектру стандартизованной номенклатуры до 85–95% в зависимости от локации поставки, а также низкий процент рекламаций от 1,4% до 2,5% в зависимости от предприятия.

— Какие новые услуги «Максмарт» предлагает партнерам? Насколько они востребованы?

— Для заказчиков мы запустили на платформе ряд новых товарных категорий, которые сейчас очень востребованы производственными компаниями. Например, «кабельно-проводниковая продукция», «резинотехнические изделия», «общепроизводственные насосы», «автозапчасти», «запорная арматура» и другие. В целом у нас уже более 10 тыс. товарных категорий, а предложений от поставщиков — более 20 млн. Также мы активно развиваем региональное присутствие для возможности доставки продукции поставщиками по всей России через наши распределительные центры (РЦ), которые находятся на магистральных маршрутах.

Сейчас активно начинает пользоваться спросом безинтеграционный сценарий подключения к маркетплейсу. Хотя после того, как компании пробуют такой алгоритм работы, большинство хотят более глубокого внедрения и переходят на интеграционный сценарий для полной автоматизации процессов.

Для поставщиков услуг наших клиентов, помимо сервиса закупок подрядчиками, мы обновили функциональность и удобство личных кабинетов, открыли новые распределительные центры в различных регионах, чтобы дать возможность расширить собственную географию продаж. Также ввели ряд финансовых продуктов, среди которых факторинг, который дает поставщикам возможность своевременно получать оплату сразу после поставки и планировать свои дальнейшие отгрузки. Этот сервис востребован, так как крупные компании всегда платят с отсрочкой платежа, которая может доходить до трех-шести месяцев после поставки.

— Оправдывает ли рост эффективности вложенные компаниями средства в интеграции? Насколько растут расходы компаний на внедрение новых технологий и какие они получают преимущества от внедрения?

— Процессы цифровой трансформации, безусловно, требуют переоснащения и перестройки всех бизнес-процессов для повышения эффективности деятельности. Но если проводить сравнительный анализ с ушедшим иностранным софтом, то такие инвестиции окупаются достаточно быстро. Во-первых, стоимость российского софта на порядок ниже, во-вторых, современные технологические интеграционные решения сделаны с понятными интерфейсами, легко внедряются и совмещаются с работающими системами компаний. Если в эксплуатацию вводится уже проверенный и обкатанный другими компаниями-клиентами продукт, то запуск происходит быстро и без усложненных процедур.

При использовании безинтеграционного сценария закупок на маркетплейсе компании ничего не тратят, подключаясь мгновенно. Интеграционный сценарий потребует несколько месяцев на внедрение. С точки зрения эффекта есть показатели, где результат виден сразу. Так, транзакционные издержки компаний сокращаются в течение одного-двух месяцев за счет снижения времени выбора продукции и заказа до одного дня, снижение стоимости закупки за счет большого количества поставщиков, конкурентности и предложения лучшей цены, возможности выбрать аналоги, снижение сроков поставки, электронный документооборот, который сокращает цепочку согласований и количество документов.

Расходы на общую цифровую перестройку бизнес-процессов компенсируются оптимизацией и снижением издержек компании в течение одного-трех лет.

Влияние цифровизации закупочных процессов на EBITDA компании в целом может достигнуть 3–5%.

— Достаточно ли существующих технологий для реализации ваших планов? На каком этапе импортозамещения находится компания? Как удалось решить вопрос с оборудованием и софтом?

— Мы — российская компания, объединившая в себе три направления: IT, логистику и закупки. И технологии для обеспечения работы этих трех направлений в единой слаженной системе мы разрабатываем и реализовываем сами. Наше решение — 100% российское. Когда мы начинали разрабатывать собственный продукт, мы анализировали рынок и смотрели на цифровые решения, которые представлены, их функциональность и удобство использования. После анализа мы поняли, что у рынка есть высокий запрос на единую цифровую систему, которая автоматизирует все этапы процесса снабжения. Также мы ориентировались на один из лучших и известных продуктов в мире — SAP Ariba. Компания SAP покинула российский рынок, и компаниям была необходима отечественная функциональная альтернатива. Поэтому мы запустили B2B-маркетплейс для закупок стандартизованной номенклатуры, который полностью охватывает жизненный цикл процессов снабжения в этих категориях.

География присутствия

— Как расширяется география вашего присутствия?

— За 2024 год «Максмарт» открыл 13 новых фулфилмент-центров для поставщиков в географии присутствия наших клиентов. На апрель 2025 года наша логистическая сеть насчитывает 22 РЦ, и мы планируем ее увеличить на 30–40%.

Общая площадь всех распределительных центров «Максмарта» на текущий момент составляет более 50 тыс. кв. м. Инфраструктура всех складов позволяет обрабатывать до 980 тыс. артикулов в месяц.

Одним из приоритетных направлений на 2025 год для нас является региональная экспансия и расширение собственных логистических маршрутов.

Также мы смотрим в сторону максимальной автоматизации всех логистических цепочек — как складской, так и транспортной — для достижения максимального операционного эффекта.

— Есть ли сложности с логистикой товаров?

— Мы работаем с разными по удаленности базисами, в том числе и с теми, где очень часто нет проходимых дорог, поэтому используем многоэтапную доставку. У нас в доставке не только машины или курьерская служба, а сложные маршруты, включающие и железную дорогу, и машины, и паромы, и воздушные подушки и вездеходы в зависимости от конечного базиса доставки. Безусловно, организация многоэтапной доставки в места, куда большинство логистических операторов не доставляет, это непросто: мы работаем с новыми условиями доставки, которых просто нет у B2C. Важно учитывать абсолютно любые показатели: ледоход на реках, диких животных на пути следования, спецоборудование, например обязательные противогазы, в которые на части предприятий должны облачаться наши курьеры по технике безопасности и многое другое. Но тем интереснее и эффективнее наша работа, так как такие маршруты до нас никто не выстраивал и не реализовал в единой логистической доставке.

Сквозной процесс

— Повышается ли в целом уровень автоматизации процессов в России? Какие итоги можно подвести за 2024 год?

— Начнем с цифр для понимания ситуации на рынке. В 2024 году ряд крупных IT-игроков рынка с участием Минпромторга РФ и Ассоциации предприятий компьютерных и информационных технологий провели исследование по уровню автоматизированных систем на российском рынке. Рост рынка составил более 49%. Однако по-прежнему существует большой объем отложенного спроса, который накапливается и может оказать давление на рынок в перспективе одного-двух лет.

Проникновение систем автоматизации среди промышленных предприятий составляет более 80%. Основными драйверами являются повышение технологической оснащенности предприятий, рост комплексных услуг по автоматизации, миграция на отечественные решения с постоянным пилотированием данных систем.

По прогнозам экспертов рынка, среднегодовой прирост вплоть до 2027 года будет составлять 28%. Но при этом уровень импортозамещения пока не очень высокий: в зависимости от отрасли экономики он оценивается от 5% до 38% (обрабатывающая — газодобыча). Большинство предприятий понимают необходимость и стремятся перейти на отечественное ПО. На 2024 год около 30% предприятий закончили разработку планов по цифровому переходу в рамках импортозамещения, еще 50% находятся только в стадии разработки.

Основным критерием выбора отечественных вендоров на текущий момент является предоставление единого комплексного решения, способность и уровень качества самостоятельной постоянной технической поддержки внедренной системы и, безусловно, стоимость интеграции.

Хотя препятствия для широкого внедрения отечественных IT-разработок тоже пока остаются. Часть российских разработок еще не обладает достаточной технической зрелостью, у части не хватает числа успешных внедрений, так что российскому IT-сегменту предстоит пройти несколько этапов трансформации для увеличения доли отечественных решений и привлечения промышленных предприятий. От российских вендоров потребуются быстрая адаптация продукта под нужды конкретных промышленных и других предприятий, высокий уровень сервисной и консалтинговой поддержки.

— На фоне растущей цифровизации собственных процессов у ваших заказчиков остается ли аутсорсинг закупок наиболее эффективным способом обеспечения компаний стандартизированными товарами и почему?

— Безусловно. Потому что основной эффект, который обеспечивает аутсорсинг закупок,— это сокращение трудоемкости процессов снабжения, снижение вовлеченности собственных сотрудников и возможность сосредоточиться на стратегических задачах компании и ее развитии. Платформа берет на себя полностью процесс сопровождения закупки: от формирования пула и квалификации поставщиков до доставки на базис компании и сопровождение офлайн-операций. Компания-заказчик исключает из своих процессов стандартные закупочные шаги: проведение закупки, сбор ТКП, проведение технической оценки, подведение итогов, что сразу дает сокращение транзакционных издержек. Соответственно, снижается нагрузка на функцию снабжения. Контролируемая и прозрачная логистика с понятным ценообразованием также на стороне цифровой платформы. Компания за счет консолидации заказов от поставщиков на распределительных центрах маркетплейса получает снижение транспортных расходов. За счет электронного документооборота сокращается количество документов, и их оформление не требует участия различных департаментов внутри компании, что приводит также к оптимизации процессов.

Общий итог перехода на аутсорс-закупки лучше всего отражается в цифрах. По опыту наших клиентов мы получили снижение затрат на закупки на 65%, повысили общую конкурсность закупок на 20%. Предприятия смогли в рамках постоянных закупок снизить собственные затраты на логистику на 30%. Это цифры со стороны заказчиков. Со стороны же поставщиков цифры также впечатляют. Средний чек поставщиков увеличился более чем в 2,5 раза, рентабельность продаж выросла на 67% за счет продаж в B2B-сегменте и постоянной потребности предприятий в продукции, соответственно, постоянных закупок. И поставщики увеличили свою географию продаж. За счет консолидации на РЦ платформы локальные, средние и мелкие федеральные игроки получили возможность реализовывать свою продукцию на всей территории РФ.

На этапе внедрения

— В каких направлениях вы видите дальнейшее развитие платформы и ее сопутствующих услуг?

— Мы движемся в сторону предоставления сервисов, обеспечивающих автоматизацию процессов закупки, их аутсорсинга, также в аутсорсинг процессов логистики и документооборота для того, чтобы весь процесс закупки стандартизированной номенклатуры был максимально сведен к минимальному сроку выбора и оформления. А также чтобы было минимизировано вовлечение человеческого ресурса в текущих операционных процессах, чтобы максимально высвободить сотрудников на стратегические задачи.

Также одним из приоритетных направлений для дальнейшего развития для себя мы определяем региональную экспансию и расширение наших собственных логистических маршрутов для построения максимально быстрой и удобной доставки даже в самые труднодоступные локации.

— Хватает ли компетенций заказчикам для использования ваших систем? Может быть, есть необходимость в обучении?

— Цифровые технологии развиваются стремительными темпами, у многих решений достаточно короткий жизненный цикл, постоянно появляются новые функции, поэтому, конечно, есть необходимость в освоении нового функционала систем и постоянном обучении. Когда компания разрабатывала платформу, одним из основных приоритетов у нас было создание максимально удобных и нативных интерфейсов. Сейчас за счет понятных интерфейсов работа заявителей, закупающих на платформе, значительно ускорилась. В этом и есть важная функция автоматизации — сделать понятную и удобную систему для упрощения работы сотрудников. Но, несмотря на нативные интерфейсы, конечно, у нас есть специальные отделы обучения и сопровождения проведения заказов. На этапе внедрения собственной платформы мы проводим первичное обучение сотрудников предприятий-клиентов по взаимодействию и функционалу внутренней ERP-системы и цифровой платформы, у нас существуют специальные «комнаты ввода», наши сотрудники консультируют, обучают и проходят весь путь закупки вместе с пользователями, также у нас разработан список обучающих материалов для понимания всех функциональных возможностей платформы.

— Ощущается ли сейчас кадровый дефицит? Каких специалистов не хватает и как решается эта проблема?

— Промышленные компании—наши клиенты в том числе сталкиваются с дефицитом квалифицированных специалистов из-за увеличившейся рабочей нагрузки в отрасли. Например, не хватает специалистов, работающих вахтовым методом, есть нехватка квалифицированного складского персонала. Одна из тенденций в найме — увеличение срока поиска сотрудников, в связи с этим «стоимость найма» также растет.

Мы со своей стороны помогаем компаниям за счет предоставления аутсорсинга в процессах закупки, логистике, сокращением документооборота оптимизировать и снизить дефицит кадров по ряду направлений, так как эти сегменты закрываем мы своими специалистами и услугами. Компании получают возможность оптимизировать свое штатное расписание, перераспределить функционал между сотрудниками и за счет предоставления платформой полного цикла закупки — от выбора и заказа до доставки — исключить данную трудоемкость из своих бизнес-процессов полностью.

Интервью взяла Ольга Матвеева