В настоящий момент залогом процветания и стабильного функционирования предприятия является совершенствование процесса организационно-экономического управления путем внедрения более эффективных информационных систем (ИС).
О самих ERP-системах:
Опираясь на современный уровень развития компьютерных технологий, профессиональными разработчиками в сфере IT было создано поколение систем управления под названием ERP (Enterprise Resource Planning System – система планирования ресурсов предприятия) – корпоративная информационная система (КИС). Исторически концепция ERP стала развитием более простых концепций MRP (Material Requirement Planning — планирование материальных потребностей) и MRP II (Manufacturing Resource Planning — планирование производственных ресурсов). Ключевая идея, заложенная в создании ERP систем, заключена в том, что элементы таких систем, предназначенные для решения различных задач и выполнения определенных функций на предприятии, должны взаимодействовать между собой. А их взаимодействие должно отражать реально происходящие бизнес-процессы на предприятии. ERP-системы дают возможность работать на интегрированном информационном поле множеству удаленных сотрудников - это обеспечивает максимальный эффект при управлении крупными корпорациями и производствами (сначала ERP-системы разрабатывались именно для крупных предприятий).
Основные преимущества ERP систем:
- Максимальная прозрачность бизнеса (что, в свою очередь, приводит к затратам меньшего количества времени в отчетный период, более легкому прохождению процедур различных комиссий и проверок).
- Более рациональное распределение и использование рабочего времени (за счет использования руководителями специальных схем контроля и учета времени: на проведение определенных работ, временные затраты на заказы, оборудование, доставку, клиентов и многое другое. Также за счет сокращения дублирования данных разными организациями и службами и за счет ускорения поиска необходимых в данный момент данных, т.к. используется более рациональный принцип их хранения и индексации (по сравнению с бумажным)).
- Значительное повышение безопасности (за счет установления жесткого контроля за доступом к информации (и структурным подразделениям компании) в соответствии с занимаемыми должностями сотрудников и степени доверительных отношений, а также снижение вероятности промышленного шпионажа и хищения). Это играет несколько важных ролей в зависимости от того, чем, собственно, занимается компания. Если род деятельности основан на сфере услуг и работе с клиентами, то, соответственно, будет повышаться доверие клиентов (или инвесторов) к компании, а если это предприятие (или цех) по производству или разработке товаров, то, как писалось выше, за счет снижения вероятности возникновения хищения снизится недостача и повысится прибыльность компании.
- Избавление от бумажной волокиты, автоматизация ресурсоемких бизнес-процессов; таких, как, например, бухгалтерский учет (составление отчетов для различных инстанций, расчеты зарплат и премий сотрудников, отпусков, больничных и др.).
- Как итог всего вышеперечисленного - максимально продуманное и рациональное планирование всей деятельности компании (сюда входят финансы, снабжение, хранение, сбыт, планирование, бухгалтерский учет и др.).
Внедрение ERP-систем в малый бизнес
Внедрение ERP-систем в малый бизнес наряду с затратами на их приобретение и внедрение имеет ряд преимуществ. Среди них - повышение производительности труда и уменьшение издержек. Для наглядности рассмотрим пример одной из многочисленных компаний по техническому обслуживанию и ремонту офисной техники (принтеры, факсы, сканеры, множительная техника и пр.). Одним из самых важных моментов в деятельности компании является процесс заказа всевозможных комплектующих к офисной технике. Чем дешевле будут комплектующие, тем больше прибыль компании. Компания постоянно получает множество прайс-листов с расценками, и ключевая задача состоит в том, чтобы выбрать наиболее дешевые комплектующие из всего предложенного. Как правило, у разных поставщиков разные форматы прайс-листов, и процесс выбора наиболее подходящего товара занимает много времени. Функция ERP-системы заключается в том, чтобы автоматически анализировать входящие прайс-листы и выбирать самые оптимальные варианты.
Существует заблуждение, что иногда ERP сложно или невозможно адаптировать под документооборот компании и её специфические бизнес-процессы. В действительности, любому внедрению ERP-системы предшествует этап описания бизнес-процессов компании. По сути, ERP-система представляет собой виртуальную проекцию компании. Чаще всего автоматизация малого бизнеса подразумевает создание системы из 10–30 рабочих мест на базе единой платформы. В среднем бизнесе проекты охватывают 50–70 мест, в крупном — свыше 100 (это характерно для России, потому что, к примеру, на западе малым считается бизнес, в котором количество сотрудников находится в рамках от 1000 до 5000 чел.). Средние и малые предприятия предпочитают использовать типовые решения, индивидуально изменяя их с учетом специфики и потребностей предприятия. Многие же клиенты, чей малый бизнес узкоспециализирован, при выборе программного продукта предпочитают брать за основу готовое отраслевое решение. Выгоды таких решений в том, что автоматизация с помощью отраслевых решений требует гораздо меньших временных и финансовых затрат.